График документооборота в компании

График документооборота — это оформленный в письменном виде порядок составления и обработки бумаг в организации.

Для каких целей его составляют

В процессе деятельности компании постепенно накапливается большое количество бумаг, и работа со многими из них регулируется законодательно, например отчеты, которые нужно подготовить и сдать, кадровые документы. Для их систематизации требуется план, и график документооборота вводится, чтобы минимизировать риски потери важных документов или их подготовки с нарушением срока. Его допускается применять как в отношении одного отдела, например бухгалтерии — как часть учетной политики, так и для всех структур в целом.

Кто и по каким правилам его готовит

Два основных варианта, кем разрабатывается график документооборота в организации:

• ее сотрудниками, например главным бухгалтером;
• третьими лицами, с которыми заключен договор для его подготовки.

Ответ на вопрос, кто составляет график документооборота без привлечения сторонних специалистов, зависит от его содержания:

• если он вводится только в отношении одного подразделения, то занимается этим обычно один из тех специалистов, которые в нем работают;
• если на всю компанию, то назначают ответственного сотрудника за сведение информации, которая ему поступит от разных отделов, в единый документ.

В отношении бухгалтерского учета допустимо воспользоваться примером, который является приложением к Положению, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 №105 (действует до 01.01.2022).

Перед подготовкой проанализируйте:

• какие документы следует в него включить, в скольких экземплярах;
• перечень исполнителей, ответственных за оформление и обработку каждого вида документа;
• сроки исполнения с момента подготовки бумаги до передачи ее конечному пользователю;
• за кем закрепить контроль за соблюдением установленного порядка.

Благодаря полученной информации, вы сможете разработать оптимальную структуру.

Образец документа

УТВЕРЖДЕН приказом ООО «www.znaybiz.ru» №3 от «11» января 2021 г. Наименование документа Создание Проверка (обработка) Передача в архив Кол-во экз. Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок исполнения Ответственное лицо Срок передачи Авансовый отчет 1 Подотчетные лица В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки или после получения денежных средств Главный бухгалтер 2 рабочих дня Главный бухгалтер По истечении 5 лет Табель учета рабочего времени 1 Начальники отделов Ежемесячно до третьего числа Главный бухгалтер 2 рабочих дня Главный бухгалтер По истечении 5 лет Акты выполненных работ/оказанных услуг 2 Лицо, ответственное по договору По мере необходимости в момент принятия работ/услуг Главный бухгалтер 2 рабочих дня Главный бухгалтер По истечении 3 лет

Как его утвердить

Поскольку документ является обязательным для сотрудников, возникает вопрос, всегда утверждается ли график документооборота руководителем организации, — он утверждается либо руководителем, либо лицом, которому переданы полномочия на это.

Как правило, он является приложением к приказу, которым утверждается и назначается ответственный за контроль за его исполнением. То же правило содержится и в п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 №105.

Допускается оформление без приказа с проставлением грифа в правом верхнем углу «Утверждаю», содержащего указание должности, подпись, инициалы, фамилию, дату (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Как внести изменения

Внесение изменений в график документооборота в любой организации зависит от того, в какой форме он принят:

• если утверждался приказом, то следует подготовить новый приказ о внесении изменений в предыдущий;
• если в качестве утверждения была сделана соответствующая надпись, то такая же надпись делается на новой редакции документа либо подготавливается приказ.