Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4

Контрольно-кассовое оборудование, согласно нормам действующего законодательства, должно применяться на практике почти всеми предпринимателями, вне зависимости от их формы собственности. В каких случаях необходим данный документ, и каков порядок его оформления?

Журнал кассира-операциониста

Необходимость заполнения журнала кассира-операциониста

Форма журнала утверждена в рамках Постановления Госкомстата РФ №132 от 25 декабря 1998 года. Она получила альтернативное наименование – КМ-4.

Организации и индивидуальные предприниматели наделены правом самостоятельного ведения этого учетного регистра, а также контроля выручки, которая поступила. Постановление №132 предусматривает заполнение документа специалистом, работающим за кассой, обслуживающим клиентов посредством применения ККМ.

Хранение журнала производится у руководителя или старшего сотрудника бухгалтерии. Перед началом очередной смены он выдается на руки кассиру. В нем специалист ежедневно записывает показания, снятые с техники.

Правила ведения

Правила ведения и заполнения бумаги устанавливаются организациями и индивидуальными предпринимателями в самостоятельном порядке. Ориентироваться можно на указания по заполнению, которые установлены в рамках Постановления №132.

Описания к регистру содержат сведения о том, что внесение в документ данных происходит ежедневно кассиром. Записи осуществляются с использованием синих чернил (ручки шарикового или чернильного типа). Если кассир был вынужден внести в документ исправления, они должны быть заверены директором и главбухом.

До использования онлайн-касс журнал нумеровался, прошнуровывался, регистрировался в федеральной налоговой службе. При использовании web-технологий необходимость физического наличия данного документа отсутствует, поэтому регистрация не является обязательной.

Поэтому правила и принципы работы с документом сотрудники предприятия продумывают самостоятельно. В соответствии с указаниями по оформлению KM-4 заполнение должно осуществляться сразу после того, как кассир снимет Z-отчет.

Порядок заполнения

Кассир, который сдает смену, снимает соответствующий отчет. Его данные применяются в процессе оформления гр. 4 (порядковый номер отчета) и гр. 5, (дублирование). В гр. 6 отображены параметры счетчика, а в гр. 10 – выручка в дневной период. Стр. 1-3 содержат информацию о дате, номере отделения, ФИО кассира.

Заполнение документа подразумевает отражение базовых показаний счетчиков ККМ на начало и конец рабочего дня. С этой целью после снятия Z-отчета (основных показаний ленты) происходит заполнение соответственно графы 6, содержащей данные о суммированных параметрах денежных счетчиков на начало дня, и 9, включающей сведения на конец дня.

Читайте так же:   Что является бланками строгой отчетности (БСО) на 2018 год
При этом разница между вторым и первым значением – это и есть выручка, информация о которой подлежит занесению в графу 10. Все эти данные подтверждаются подписями кассира, старшего кассира (графа 7) и администратора (графа 8).

Графа 11 называется «сдано наличными». В ней указывается величина выручки, которая была сдана в наличной форме. Графа 12 содержит сведения о количестве. Графа 13 – об оплате по документам. В ней должна отображаться сумма реализации по платежным карточкам или иным формам документации, количеству соответствующих бумаг.

Если такие операции отсутствовали, ставится прочерк. Графа 14 называется «сдано всего». Она включает в себя общую величину выручки и представлена суммой строк 11 и 13.

Сумма средств, которая была предоставлена по чекам, возвращенным со стороны покупателей, вносится в графу 15. На нее происходит уменьшение величины выручки контрольно-кассового оборудования. В этом же разделе указывается сумма средств по кассовым чекам, которые были пробиты по ошибке. Соответственно в гр. 11 отображается сумма наличных средств, из которой вычитается суммарное значение возврата и средств, выданных на основании документов.

Документы для скачивания (бесплатно)

Проверку правильности и актуальности внесенных данных можно осуществить достаточно просто. Для этого сравниваются показания из Z-отчета (гр. 10 и 14), а также суммарные величины стр. 11-12 за минусом стр. 15. На практике принято применять следующие формулы для проверки:

гр. 11 = гр. 10 – гр. 13 – гр. 15
гр. 14 = гр. 11 + гр. 13
гр. 10 = гр. 9 – гр. 6

Порядок и период хранения

Хранение журнала осуществляется у пользователя по месту, где установлена контрольно-кассовая техника. Делается это на протяжении всего срока эксплуатации ККМ. Предъявление документа происходит на основании соответствующего требования проверяющего органа.

Учетный журнал за прошлые годы подлежит хранению на предприятии или у ИП в течение 5 лет с момента истечения отчетного периода. Когда этот срок истекает, требуется созыв специальной комиссии. При ней документы подвергаются уничтожению. Руководитель предприятия оформляет акт, который впоследствии требует заверения подписями участников комиссии.

Замена журнала

Если свободные страницы журнала заканчиваются, данные об этом сообщаются в налоговую инспекцию наряду с регистрацией нового документа. Ответственность за организацию данной процедуры может нести любой уполномоченный работник, действующий от лица гендиректора.

Главное, чтобы у него имелась при себе доверенность, прошедшая процедуру заверения у нотариуса. Записи в процессе ведения нового журнала начинаются в порядке, который присутствовал в прежнем документе. Величины остатков переносятся в новый документ. Сама их смена осуществляется по окончании года, однако этот процесс не является обязательным.

Внесение изменений

Если документ требует внесения изменений, они должны быть предварительно и по факту согласованы со всеми лицами, принимающими участие в заверении. Ответственные сотрудники должны поставить у записей свои подписи, а также сделать печать-подтверждение.

Ключевое условие, при соблюдение которого изменения и исправления будут учтены – наличие пометки «исправлено верно». Если нововведения несущественные, исправления могут быть сделаны посредством канцелярских инструментов.

Если в корректировании нуждается всего несколько строчек, они могут быть зачеркнуты. Между ними указывается верная запись. Важно соблюдать хронологию записей и не создавать препятствий для выявления оборота наличности.

Санкции со стороны налоговых структур за подобные действия не предусмотрены, поэтому опасаться таких мероприятий не стоит. Наоборот, внесение некорректных данных может повлечь за собой штрафы.

Штрафы и ответственность

В настоящее время единственной мерой привлечения к ответственности за отсутствие документа или нерациональное его ведение является назначение налоговой ответственности. В качестве регламента по данному вопросу выступает статья 120 Налогового кодекса РФ.

В ней прописана мера ответственности за грубое несоблюдение норм учета доходов и расходов. Предприниматель будет обязан заплатить штраф за следующие нарушения:

  • отсутствие первичной документации;
  • неиспользование счетов-фактур;
  • отсутствие регистров бухгалтерского и налогового учета;
  • неверное отражение проведенных операций по деньгам, материальным ценностям, нематериальным активам, финансовым вложениям.
Если совершение грубого нарушения произошло в рамках одного периода, штраф равен 10 000 руб. Если это случилось на протяжении более одного налогового периода, штрафная санкция составит 30 000 руб.

Регистрация журнала

Каждый предприниматель после покупки ККМ должен официально заверить и зарегистрировать журнал. Для оформления этой процедуры в налоговую службу нужно предъявить заявление, договор с центром, обеспечивающим поддержку аппарата.

Также потребуется техпаспорт техники, журнал, доверенность на лицо, являющееся заявителем. Если проводится регистрация нового журнала, потребуется предоставление заявления о замене Z-отчета, журнала, регистрационной карты, доверенности.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы

С 1 января 2013 года использование унифицированных шаблонов учетной первичной документации перестало носить обязательный характер. Информация об этом содержится в Информации Минфина России №ПЗ-10/2012. Исключение составляют первичные формы учетной документации, которые установлены уполномоченными структурами, согласно федеральному законодательству.

Наряду с этим форма КМ-4 представляет не кассовый документ, а лист по учету финансовых расчетов, подразумевающих применение контрольно-кассовой техники. Поэтому ее использование на практике не является обязательным. Только по собственному желанию компания может использовать данный документ в целях упрощения проведения операций. Аналогичной позиции придерживается и Министерство финансов, что отражено в Письме Минфина №03-01-15/3482 от 25 января 2017 года.

Таким образом, журнал является важным документом, но с некоторых пор обязательство по его ведению отменено. Однако предприниматели могут вести их по желанию и разрабатывать формы самостоятельно.

Дополнительная информация по журнала кассира-операциониста представлена ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных