УПД (универсальный передаточный документ): когда можно применять, использование вместо акта выполненных работ

Содержание статьи

Определение
Правовая основа введения
Какие документы заменяет
Применение и форма
Наименование экономического субъекта и перечень
Дополнительные поля
Исправление
Корректировка реализации и УПД

В процессе отгрузки продукции либо же передачи какой-либо работы, услуг, имущественных прав, вовсе не обязательно формировать отдельно счет-фактуру и передаточную документацию (к примеру, товарную накладную, акт и так далее).

Во многом это связано с тем, что, начиная с января 2013 года, допускается возможность объединения всего в универсальный передаточный документ (именуемый как УПД).

Определение

Под определением «Универсальный передаточный документ» подразумевается своего рода детище реформы в налоговом администрировании.

Таким подходом, представители налоговой инспекции сформировали документацию, способную одновременно подтвердить факт вычета относительно налога на доходы и затрат для достижения целей в расчете налога на доходы (подразумевается единый налог в процессе применения «упрощенки» либо же ЕСХН).

Разработанный УПД могут использовать для своих целей все без исключения компании и индивидуальные предприниматели, включая и тех, которые не осуществляют оплаты относительно НДС.

К примеру, компании, которые осуществили переход на специально предусмотренные режимы либо же применяют в процессе своей трудовой деятельности освобождения согласно статье 145 НК РФ. Такие компании могут использовать УПД в качестве первичной документации.

Правовая основа введения

Изначально стоит отметить, что разработанная форма УПД отвечает всем необходимым требованиям действующего законодательства.

По причине того, что рассматриваемый документ несет под собой рекомендательный, а не обязательный характер, в него допускается возможность вносить корректировки (к примеру, добавить столбцы либо же иные сведения).

Какие документы заменяет

Универсальный передаточный документ представляет собой счет-фактуру, где отображено несколько дополнительных реквизитов.

Параллельно с реквизитами, счет-фактура рассматриваемого документа включает в себя такие компоненты, как:

товарную накладную;
товарный раздел ТТН (товарно-транспортной накладной);
накладную на отпуск продукции на сторону;
акт относительно получения и передачи объекта ОС.

По этой причине, применяя рассматриваемый документ, компания в процессе реализации продукции, работ либо же услуг имеет право на объединение всех необходимых сведений в одном документе, заменяя при этом Торг-12, Ос-1 и так далее.

Применение и форма

Документ можно использовать одновременно с иными разновидностями первичной документации. Необходимо дополнить, что счета-фактуры, как и раньше, будут применяться, поскольку их отмена еще не предусмотрена.

За базу в процессе формирования УПД может быть взят счет-фактура. Ее установленная форма может быть немного дополнена обязательными реквизитами. Причем это не противоречит действующим нормативным актам.

Оформить УПД допускается в процессе осуществления таких операций, как:

погрузка продукции (как без транспортировки, так и с ее учетом);
передача результатов относительно исполненной работы;
оказание каких-либо услуг;
передача прав собственности на какое-либо имущество;
отгрузка какой-либо продукции агентом непосредственному принципалу.

Помимо этого, документ может применяться и в качестве совмещенной документации.

Статус

Рассмотрим подробней статус универсального документа. Необходимо помнить, что он вправе обладать несколькими статусами, причем один из них должен проставляться в верхнем углу формы:

«1» – проставляется, если УПД применяется в качестве гибридного счета-фактуры и передаточной документации;
«2» – отображает сведения относительно того, что документ применяется исключительно в виде передаточного документа.

Допускается возможность законодательством РФ не видоизменять документ, однако это только в том случае, если непосредственный поставщик указал информацию в обеих частях, но взамен «1» отобразил «2».

Факт наличия ошибок в данном реквизите не может помешать потребителю учитывать затраты и заявлять о вычетах.

Номер

Номер УПД напрямую зависит от статуса. Исходя из этого, в процессе выставления счета-фактуры в строке 1 должен быть в обязательном порядке отображен его порядковый номер (на основании пункта 5 статьи 169 Налогового кодекса РФ). Нумерация счета-фактуры должна быть присвоена исключительно в хронометражном порядке.

Помимо этого, законодательством установлен соответствующий порядок нумерации счета-фактуры обособленных подразделений.

Если говорить о требованиях к первичной бухгалтерской документации, то номер является не перечисленным к обязательным реквизитам (на основании статьи 9 Федерального закона №402). На основании этого:

в УПД, который содержит в себе статус «1» номер подлежит присвоению в четком соответствии с хронологической нумерацией счета-фактуры;
если же имеется отметка о статусе «2», номер должен быть присвоен в четком соответствии с хронологической нумерацией первичной документации (к примеру, накладных, актов и так далее).

Об этом всегда стоит помнить во избежание каких-либо недоразумений.

Дата

В форме УПД, которая рекомендована нормативными актами, можно увидеть несколько дат, а именно:

по графе 1 отображается время его формирования;
по графе 11 отображается дата осуществления факта трудовой деятельности (времени фактической отгрузки продукции, передачи результатов каких-либо работ и так далее);
по графе 16 отображается время получения продукции, приема результатов выполненной работы, оказания какой-либо услуги либо же получения прав собственности на имущество.

В свою очередь, УПД может формироваться до момента осуществления хозяйственной деятельности, только в такой ситуации хронология быть иметь такой вид:

формирование документа по графе 1;
время отгрузки по графе 11;
прием продукции, услуги и так далее по графе 16.

Периодом расчета налоговой базы по НДС по праву считается время, которое отображено по графе 11, а если речь идет о работе – по графе 16.

Может произойти такая ситуация, когда сформировать документ в процессе деятельности не представлялось возможным. В такой ситуации хронология будет иметь вид:

погрузка продукции по графе 11;
формирование документа по графе 1;
прием по графе 16.

Периодом для исчисления налоговой базы относительно НДС будет по праву считаться время, которое отображен по графе 11, а если речь идет о работе – по графе 16.

Если говорить о потребителе, то он имеет полное юридическое право требовать вычет относительно НДС не раньше момента получения продукции либо даты приемы выполненной работы, отображенной по графе 16.

Подписание

Кто именно и в каких именно строках должен проставлять подписи?

Строки, которые именуются «Руководство компании либо иное доверенное лицо», «Главный бухгалтер либо иное ответственное лицо» должны быть заполнены в четком соответствии со статьей 169 Налогового кодекса РФ. Причем не предусмотрено исключений и при формировании строк в процессе использования статуса «2».

По строке 10 необходимо отобразить должность, полные инициалы и подпись уполномоченного лица, которое и отгрузило продукцию либо же того, на ком лежит ответственность за подписание акта о передаче результатов работ от компании/ИП. Если же уполномоченный сотрудник является тем же, кто подписывает счет-фактуру, то достаточно будет указать только занимаемую должность и инициалы без повторной подписи.

В графе 13 следует обязательно отображать занимаемую должность, полные инициалы ответственного за достоверное оформление факта хозяйственной деятельности от стороны реализатора. Если же речь идет о том лице, который указан в строке 10, то здесь достаточно будет занести сведения относительно его должности и инициал, без простановки подписи.

В графе 15 отображаются сведения занимаемой должности, инициал и ставится подпись ответственного лица за получение продукции либо же того, в чьи обязанности входит формирование акта передачи результатов работ от имени непосредственно самого экономического субъекта.

По графе 18 нужно будет указать занимаемую должность и инициалы того, кто ответствен за достоверное формирование факта хозяйственной деятельности от стороны потребителя (с обязательной простановкой подписи). Если же инициалы лица совпадают с теми, какие указаны в 15 строке, подпись не обязательна.

Стоит дополнительно обращать внимание на тот факт, что согласно проекту ФЗ №192810-6 относительно внесения изменений в ФЗ №402 «О бухучете» было предложено внести корректировки в 9 статью. Данные изменения существенно ужесточают требования к первичной учетной документации. В частности речь идет о том, что категорически запрещается принимать на бухучет тех документов, которые влекут за собой мнимые и притворные сделки.

Наименование экономического субъекта и перечень

Графа 14 рассматриваемого документа подразумевает под собой показатель, который в полной мере позволяет включить все необходимые сведения относительно хозяйствующего субъекта, сформировавший УПД со стороны реализатора. Им может выступать лицо, в чьи обязанности входит бухучет реализатора либо же агента, если же был факт передачи комитенту продукции, купленной в его интересах.

По графе 19 необходимо отобразить все необходимые сведения относительно хозяйствующего субъекта, который сформировал документация непосредственно со стороны потребителя, включая информацию о том, кто занимается бухучетом.

В простановке печати нет необходимости. Во многом это связано с тем, что она не предусмотрена действующим законодательством, и при этом не относится к обязательным реквизитам первичной документации.

По этой причине, отсутствие факта проставленной печати в рассматриваемом УПД не является препятствием, как для возможного вычета НДС, так и непосредственно для документального факта подтверждения затрат.

Одновременно с этим, если в документе все-таки будет стоять определенная печать, то графы 14 и 19 можно не заполнять. Такое возможно при условии наличия на печати названия компании.

Дополнительные поля

Рассматриваемый документ включает в себя дополнительные поля, которые не являются обязательными к заполнению, однако могут быть весьма удобными для пользователей.

К ним могут относиться:

Графа «А» – отображает порядковый номер занесенных сведений в таблице. Сведения могут быть указаны для комфорта осуществления поиска и непосредственного выделения позиций.
Графа «Б» – отображает артикул продукции. Является кодом разновидности деятельности. Рекомендуется к заполнению, к примеру, при необходимости подтвердить право использования установленных льготных тарифов относительно страховых взносов.
В поле 8 необходимо отображаются сведения относительно идентификации взаимоотношений сторон. Данное значение позволяет в полной мере рассчитать содержание факта деятельности и своеобразные условия соглашений исключительно в первичной документации. Нередко допускается возможность косвенного подтверждения сделки и ее предусмотренных условий, что может относиться к обязательным условиям с целью исчислений НДС.
В поле 9 по мере необходимости допускается возможность отображения реквизитов транспортной документации, экспедиторских поручений и так далее, включая полные сведения относительно транспортирующего груза.
По строке 12 можно будет указать дополнительную информацию относительно груза, в том числе и другие немаловажные сведения, которые относятся к неотъемлемому приложению УПД. Данное поле может быть заполнено только в том случае, если в наличии есть сведения, относительно подписанного соглашение между реализатором и потребителем (они должны быть существенными).
По строке 17 можно указывать все необходимые сведения относительно наличия либо же отсутствия претензий с каждой стороны.

Стоит отметить один немаловажный нюанс: в программном обеспечении «1С: Бухгалтерия», рассматриваемая универсальная документация включена в перечень печатных форм для подтверждения факта продаж.

Осуществить распечатку универсальной документации со статусом «1» можно исключительно на базе счета-фактуры, которая был при этом зарегистрирована для документации факта принятия в информационной базе.

Исправление

Осуществление исправлений в рассматриваемом документе не только методом зачеркивания, но и путем добавления новых записей по отношению к сведениям, которые предусматриваются действующим законодательством РФ для счетов-фактур, является неверным.

Внесение корректировки/исправлений осуществляется реализатором методом формирования УКД (под ним подразумевается универсальная корректировочная документация), который используется исключительно с разрешения непосредственного руководства компании и при этом зафиксирован в учетной политике.

Для возможности сформировать подобного рода документ будет целесообразно использовать форму установленного корректировочного счета-фактуры и УПД, который применяется в компании.

В ситуации, если компания использует рассматриваемый УПД исключительно только в качестве первичной документации (формируется под статусом «2»), то она имеет полное юридическое право заносить все необходимые исправления одним из указанных вариантов:

путем занесения исправлений в изначально сформированный документ;
либо же путем формирования корректирующего счета.

Если говорить об исправлении документа с имеющимся статусом «1», то после внесенных корректировок нет необходимости в занесении об этом сведений в регистрационный журнал.

Корректировка реализации и УПД

На сегодняшний день форма, которая способна откорректировать УПД, еще не разработана. Однако представители налоговой инспекции уведомили о том, что в скором времени документ будет утвержден.

На основании вышеизложенного, можно сделать вывод, что на данный момент можно применять для корректировки счет-фактуру, согласно Постановлению Правительства РФ №1137.

Формирование УПД в 1С представлено в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Универсальный передаточный документ (УПД)