Для чего нужна счет-фактура и в каких случаях выписывается

Все совершенные операции и движения денежных средств должны быть подтверждены документально. Это касается и моментов отгрузки товаров или совершения каких-либо услуг. Обязательным документом, устанавливающим факт произведенных действий, являет счет-фактура.

Определение первичного документа и реквизиты

Счет-фактура не является первичным документом. Она показывает, куда ушли денежные средства, что за товар был приобретен и в каком количестве, также на ее основании происходит расчет НДС. Счет-фактура является дополнением к необходимому первичному документу.

Признаки первичного документа:

• операции совершаются на основании оправдательных документов, это может быть акт выполненных работ (услуг), товарная накладная или транспортная накладная;
• форма документа должна быть унифицирована и содержать в себе все необходимые реквизиты;
• первичный документ составляется во время или сразу же после отгрузки товара или оказания услуг.

Отличия счет-фактуры от первичного документа:

• ее нельзя назвать оправдательным документом;
• на основании счет-фактуры в бухгалтерском учете формируется проводка Дт 68.2 Кт 19, но она не является самостоятельной операцией;
• счет-фактура не предусмотрена в альбоме унифицированных форм, который утвердил Госкомстат РФ;
• счет-фактура может быть составлена в течение 5 дней, после совершения действия.

Несмотря на это, схожесть у счет-фактуры с первичными документами все-таки есть, она заключается в наличии обязательных реквизитов:

• номер счета, дата его составления;
• наименование, адрес, ИНН того, кто товар отгружает и получает;
• полное название проданного товара, проделанных работ или услуг;
• номер таможенной декларации;
• страна изготовления товара;
• единицы измерения, если это возможно;
• цена за единицу товара;
• стоимость всего количества отгруженных товаров, оказанных услуг;
• сумма акцизов;
• ставка налогообложения;
• сумма НДС;
• сумма всех оказанных позиций за вычетом НДС.

Необходимость в использовании

Главным предназначением счет-фактуры считается правильный контроль за вычислением и оплатой НДС. Она позволяет фиксировать уплату налога за купленные товары или оказание услуги. Все данные документов фиксируются покупателями в книге покупок, а у продавцов – в книге продаж.

Позднее, при заполнении налоговой декларации, все записи в этих книгах обязательно переносятся, и, исходя из этого, формируется сумма налога, которую необходимо уплатить в бюджет.

Также документ выписывается и при получении предоплаты, вместе с положенным исчислением НДС. Если налоговый агент обнаружит авансы, не подкрепленные счет-фактурами, он не только выписывает штраф, но и облагает эти авансы налогами.

Если организация работает без НДС, то оформлять счет-фактуру не обязательно. Но для своей же безопасности и решения непредвиденных спорных моментов лучше подтверждать сделки полным набором документов, а в графе НДС просто ставить прочерк.

В каких случаях выписывается

Счет-фактура выставляется в течение 5 рабочих дней после совершения отгрузки или оказания услуг.

Кто должен ее выписывать:

• организации, совершаемые операции, которые должны облагаться НДС;
• посредники, которые совершают свои сделки по агентскому договору или по договору комиссии;
• при получении аванса в счет будущей реализации.

При каких операциях она выставляется:

• продажа товаров и услуг, подлежащих обложению налогами, а также при безвозмездной передаче;
• получение предоплаты за предстоящие работы;
• выполнение монтажных работ;
• оказание финансовой помощи;
• перевод денежных средств за товарный кредит.

Освобождены от оформления счет-фактуры:

• лица и организации, освобожденные от уплаты налога НДС;
• предприятия, оказывающие услуги населению, в том числе представляющие общепит и продажу в розницу;
• не облагаемые налогом банковские операции;
• совершенные по продаже ценных бумаг сделки (кроме брокерских операций);
• не облагаемые НДС операции, совершенные негосударственными ПФ и страховыми агентами.

Данный документ может подвергаться корректировке в случаях изменения стоимости товаров или проделанных работ, а также недопоставки товаров продавцом.

Порядок заполнения

Заполнение счет-фактуры не составит труда, на бланке имеются все необходимые строчки и таблицы с пояснениями.

В первую очередь следует заполнить шапку документа:

№ Стр.	Что указывать
1	номер документа и дата составления, нумерацию ставить разрешено как по порядку в течение всей работы организации, так и начиная каждый месяц
1а	при внесении изменений ставятся номер и дата исправления
2	полное наименование продавца
2а	фактический адрес нахождения организации продавца
2б	ИНН и КПП продавца
3	название и адрес грузоотправителя, при совпадении с данными продавца можно повторить их или написать "аналогично"
4	наименование и адрес грузополучателя
5	дата и номер документа, подтверждающего получение оплаты
6	полное наименование покупателя
6а	фактический адрес нахождения организации покупателя
6б	ИНН и КПП покупателя
7	валюта, которая была использована для совершения оплаты, и ее код

После шапки можно приступить к заполнению табличной части:

№ Гр.	Что указывать
1	полное наименование товара, соответствующее указанному наименованию в товарной накладной
2	код единицы измерения
2а	обозначение единицы измерения
3	количество отгружаемого товара
4	цена за одну единицу, без учета НДС
5	стоимость всего вида товаров, вычисляется путем умножения количества на цену
6	сумма акциза, если его нет, то указать "без акциза"
7	ставка начисляемого налога
8	сумма налога, для этого необходимо стоимость товаров умножить на налоговую ставку
9	указывается стоимость товаров с прибавленной к ней суммой налога
10	код страны происхождения
10а	наименование страны
11	если страной является не РФ, то указывается номер ГТД

Подписание документа осуществляется руководителем организации и главным бухгалтером, а при их отсутствии – уполномоченными на это лицами. Указывается фамилия, инициалы и, непосредственно, сама подпись.

Если по каким-либо причинам некоторые строки или графы должны оставаться не заполненными, в них необходимо поставить прочерк для избежания вписывания ложной информации.

Электронная версия и журналы учета

В случаях, если это необходимо, счет-фактура может быть выполнена в электронном варианте. Она имеет все те же самые свойства, что и документ на бумажном носителе. Она точно также заполняется, с соблюдением всех необходимых реквизитов и электронных подписей.

Все выставляемые и получаемые счета-фактуры должны обязательно фиксироваться в специальном журнале учета. Это необходимо для контроля со стороны налоговых служб и правильного расчета налогов.

Сам журнал состоит из двух частей, в одну из которых заносится информация о выставленных документах, а во вторую – о полученных.

В первую часть заносятся счета:

• на проданные товары;
• на получение предоплаты;
• на получение товара безвозмездно;
• на возврат товара.

Во второй части находятся счета:

• на купленные товары;
• на возврат товаров от продавца;
• на получение предоплаты продавцов.

Не нужно фиксировать данные о:

• ГТД;
• расходах на командировку;
• справках, которые сопровождают восстановление налога;
• передаче в имущества в УК.

Как заполняются графы журнала учета:

• 1 – порядковый номер по журналу;
• 2 – дата получения (выставления);
• 3 – присваиваемый код операции;
• 4 – обычные номер и дата;
• 5 – информация о корректировках;
• 6 – информация об исправлениях в бланках;
• 7 – информация о корректировочном счете;
• 8 – наименование контрагента;
• 9 – ИНН и КПП;
• 10-12 – информация о посредниках;
• 13 – вид валюты;
• 14 – цена с учетом НДС;
• 15 – сумма налога;
• 16-19 – информация по корректировкам начисления налога.

Вести журнал лучше в электронном виде, но и ведение на бумаге не запрещено. После его окончания страницы необходимо сшить и пронумеровать, после чего узелки нитей приклеиваются к внутренней стороне обложки при помощи листа бумаги, на которой прописью указывается количество страниц и ставится печать.

Правила работы с журналом:

1. Сдача его в налоговую службу должна производиться каждый квартал.
2. Фиксировать все полученные данные необходимо соблюдая хронологический порядок, по факту их получения.
3. Заполнять журнал необходимо исходя из положенных требований, без внесения личных новшеств.
4. В журнале перед сдачей в налоговую должна обязательно находиться подпись руководителя.
5. Если бланк был получен в двух экземплярах, то они обязательно подкрепляются и хранятся в положенном месте.
6. Срок хранения каждого журнала составляет 4 года.

Налогообложение и отчетность

Счет-фактура считается основным документном для вычисления НДС. По завершению каждого квартала, когда организация сдает в налоговую службу данные, которые помогают формировать сумму для уплаты налога в бюджет, сведения из журналов регистрации играют не последнюю роль.

Правильность заполнения документов и точность подаваемой информации в налоговых вычетах позволяет налоговой службе убедиться в исправной деятельности фирмы. В случае, когда инспекция замечает отсутствие счетов-фактур или указанные некорректные данные в них, она имеет полное права начислять НДС самостоятельно. Избежать уплату налогов невозможно, так как все данные о деятельности организации могут быть проверены.

Для правильности бухгалтерского и налогового учета, и для собственной безопасности, нужно внимательно и добросовестно вести всю документацию, особенно связанную с денежными операциями. Это поможет избежать лишних расходы на штрафы и порчу репутации фирмы.

Три вида счетов-фактур – в данном видео.

https://www.youtube.com/watch?v=nluFrLM_cNU&t=1s