Компенсация расходов сотрудников на мобильную связь

Компенсация расходов на сотовую связь работнику — это возмещение работодателем сотруднику его издержек, связанных с использованием и оплатой услуг сотового оператора в служебных целях.

Условия возмещения затрат на мобильный телефон

Использование сотового телефона является неотъемлемой частью любого рабочего процесса. Все больше должностных инструкций предполагает использование мобильного аппарата для более эффективного решения рабочих задач. Это влечет за собой вопрос возмещения расходов по мобильной связи сотрудникам организацией.

Важно отметить ряд нюансов:

• компенсируемые расходы на телефон должны являться экономически обоснованными и подтвержденными документально;
• порядок возмещения затрат следует зафиксировать в трудовом или коллективном договоре;
• необходимо наличие актуального договора с сотовым оператором и предоставление им детализации звонков работников.

Поименный перечень работников организации, которым полагается компенсационная выплата, и список должностей, предполагающих постоянное использование мобильного телефона, утверждается руководителем и фиксируются в приказе.

Документы, необходимые для подтверждения затрат

Для компенсации понесенных расходов их необходимо обосновать и подтвердить документально. Для подтверждения затрат на мобильную связь принят следующий перечень документов:

1. Приказ руководителя с указанием конкретных работников или перечня должностей, имеющих право на возмещение.
2. Должностная инструкция сотрудника, где указана необходимость частого применения телефонного аппарата для выполнения обязанностей.
3. Трудовое соглашение с физлицом, где описаны конкретные условия выплаты компенсации.
4. Договор с поставщиком сотовой связи и предоставленная детализация разговоров.

Мнения ФНС, Минфина и судов неоднозначны насчет необходимости наличия детализации для назначения компенсации за использование личного телефона в служебных целях в 2021 году. В своих письмах чиновники ссылаются на то, что с помощью полученной от оператора расшифровки работодатель имеет возможность определить время и характер звонков, являются они личными или служебными. Суды аргументируют свою позицию тем, что в Налоговом кодексе нет установленного списка документов, подтверждающих затраты на связь.

Порядок оформления компенсационной выплаты

Порядок возмещения затрат на мобильные переговоры зависит от того, кому принадлежит телефонный аппарат и сим-карта — работнику или юридическому лицу, а также от того, кто оплачивает расходы оператору. Рассмотрим два варианта:

1. Сим-карта оформлена на организацию. Счета от сотового оператора оплачивает компания.
2. Телефонный номер принадлежит работнику, и он самостоятельно оплачивает понесенные издержки.

В первом случае юридическое лицо заключает с оператором договор на корпоративное обслуживание и оплачивает услуги, а поставщик присылает первичные подтверждающие документы, которые отражаются в бухгалтерском и налоговом учете. Принимаемые затраты на телефонные переговоры учитывают по счетам бухгалтерского учета в составе коммерческих расходов. Закрепленной формы приказа не предусмотрено:

Нередко работодатели устанавливают для сотрудников лимиты на мобильную связь. Эта мера позволяет организации уменьшить свои издержки и снизить число непроизводственных звонков. Размер лимитов устанавливается руководителем и фиксируется в соответствующем приказе или во внутреннем положении компании.

Во втором случае порядок действий следующий:

1. Издается упомянутый ранее приказ руководителя о возмещении затрат на сотовую связь.
2. Согласовывается порядок расчета компенсации.
3. Сотрудник предоставляет копию договора с оператором и детализацию звонков.

Рассчитанная компенсация сотовой связи сотрудникам, если личный телефон используется в служебных целях, может включать в себя оплату аренды личного имущества физического лица при заключении соответствующего соглашения. Пункты об аренде имущества у сотрудника или о его использовании на безвозмездной основе допустимо включить в трудовой договор.

Налоговый и бухгалтерский учет компенсаций

Корректное отражение в БУ и НУ компенсации за мобильную связь сотруднику позволяет избежать вопросов со стороны контролирующих органов. В бухгалтерском учете данные издержки отражаются на счетах учета затрат в зависимости от должностных обязанностей сотрудника. Например, расходы генерального директора отражаются на счете 26 «Общехозяйственные расходы», а звонки менеджера по продажам — на счете 44 «Расходы на продажу».

Рассмотрим налогообложение компенсации мобильной связи сотрудникам НДФЛ и страховыми взносами. Указанные выплаты не облагаются НДФЛ согласно статье 217 НК РФ и страховыми взносами согласно статье 422 НК РФ.

При наличии полного пакета подтверждающих документов компенсационные выплаты принимаются в целях налога на прибыль в составе прочих расходов. При отсутствии упомянутых бумаг расходы принять нельзя. Порядок налогообложения возмещения расходов на сотовую связь сотруднику регулируется статьей 252 Налогового кодекса и письмами Минфина.