Путевой лист легкового автомобиля: бланк на 2019 год

Путевой лист представляет важнейший документ, оформлением которого сопровождается любая служебная поездка. Если владельцем автотранспортного средства является предприятие, посредством путевого листа происходит подтверждение права управления.

Если собственник ТС – частное лицо, но машина применяется для решения рабочих задач, цель применения путевого листа – расчет затрат. Проверяют наличие «путевок» и государственные структуры – налоговые органы, ГИБДД, трудовая инспекция.

Путевой лист легкового автомобиля

Унифицированная форма на 2019 год

В 2011 году (6 декабря) был принят Федеральный закон №402. В связи с этим несколькими годами позже (с 1 января) формы первичной документации стали необязательными к применению. Наряду с этим обязательными считаются формы, которые установлены силами уполномоченных органов, на основании прочих ФЗ (кассовые бумаги и т. д.).

Путевой лист легкового автотранспортного средства составляется по шаблонной межотраслевой форме №3, которая стала актуальной с 1 декабря 1997 года. Ее утверждение произошло в рамках Письмо Минфина России от 25 августа 2009 года №03-03-06/2/161.

«Путевки» представляют первичные документы, являющиеся обязательными для ведения предприятиями и ИП, которые эксплуатируют автомобильный транспорт. При этом зарегистрированные лица, которые занимаются оказанием услуг по перевозке грузов или людей, обязуются использовать унифицированные шаблоны.

Исхода из вида используемого транспортного средства принято применять разные форматы путевых листов. Они могут быть предназначены для автомобилей легкового типа, грузовиков, транспортных средств специального значения, автобусов, такси. Порядок, в котором происходит оформление, установлен в Приказе Минтранса России №152 от 18 сентября 2008 года.

Использование путевых листов требуется в случае выезда любого транспортного средства по рабочим делам и целям, вне зависимости от того, является оно собственным или арендованным. Наиболее строгие требования к заполнению документа установлены по отношению к автотранспортным компаниям. Но и другие фирмы обязаны заполнять его, поскольку эта бумага является объектом строгой отчетности и должна содержать в себе определенный перечень реквизитов.

Если компании не подходит готовая форма, она может разработать собственный бланк и отобразить этот факт в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008). Данные, которые должен содержать классический путевой лист в 2019 году, следующие:

  • наименование документа;
  • номер;
  • данные о владельце;
  • дата, в которую документ был выдан;
  • срок действия;
  • информация о водителе;
  • сведения об автомобиле;
  • материалы о прохождении техосмотра перед отправкой в рейс.
Важную роль играет наличие на документе подписи диспетчера, оформившего его, а также руководителя предприятия. Оформление происходит в одном экземпляре, и бумага передается водителю, который впоследствии возвращает ее уполномоченному лицу.

Кто и с какой целью использует путевые листы

Путевые листы требуются для того, чтобы обеспечить всесторонний и полноценный контроль движения транспорта, определить зарплату водителя, учесть расходы на горюче-смазочные материалы, начислить амортизации.

Если водитель во время рейса будет остановлен инспектором ГИБДД, эта бумага станет доказательством обоснованности рейса и подтвердит факт законности перевозки грузов, пассажиров.

Еще одна задача документа заключается в подтверждении исправности состояния ТС и права водителя им управлять. Отсутствие документа подразумевает начисление штрафа в соответствии с нормами ст. 12.13 КоАП РФ.

Читайте так же:   Как формируется и действует комиссия по списанию ТМЦ

Сроки выдачи и действия

Оформление путевого листа происходит силами уполномоченного сотрудника предприятия или индивидуального предпринимателя. Документ выдается водителю, отправляющемуся в поездку. Ограничений по максимальному периоду действия документа не имеется. Оформление, согласно п. 10 Приказа Минтранса России №152, происходит до начала рейса, если его длительность больше, чем смена, или до начала первого рейса, если на протяжении смены водитель отправляется в несколько поездок.

Внесение данных

Если в течение смены водитель совершает несколько командировок, составляется один документ на рабочий день. Если же он уезжает надолго (на более продолжительный срок, чем длительность одной смены), составляется один путевой лист на все время командировки. Если в качестве водителей выступает несколько лиц, и они пользуются ТС в рамках одного рейса, составляется несколько путевых листов на каждого из них.

Согласно нормам действующего законодательства, дата, время, показания на одометре заверяются уполномоченными лицами при выезде и въезде авто. Эти лица назначаются решением руководства. В качестве исключения стоит рассматривать ситуацию, в которой предприниматель – это и есть водитель. В данной случае заполнение и подписание путевого листа производится им в самостоятельном порядке, что указано в п. 13, 14 Приказа №152.

Внесение данных одометра

Если оформление документа производится на одно транспортное средство и на нескольких сотрудников, данные, определяемые во время отправления, отображаются в путевом листе водителя, который первым осуществляет выезд с парковки. Сведения, измеряемые по приезду, указываются в путевом листе водителя, заезжающего на парковку последним (п. 15).

Немаловажную роль играет указание в документе сведений, связанных с проведением контроля технического состояния автомобиля, которые проставляются контролером и заверяются им же. Порядок проведения мероприятий указан в Приказе Минтранса России №296 от 8 августа 2018 года.

Правила утверждения собственной формы и порядок заверения

Если организация приняла решение об утверждении собственной формы путевого листа, стоит принять во внимание обязательные требования. Так, в процессе составления нумерации соблюдается хронология:

  • максимальный период действия – 1 месяц;
  • о собственнике указывается ОГРН;
  • о водителе – ФИО, номер водительского удостоверения;
  • об автомобиле – государственный номер, марка/модель;
  • сведения одометра;
  • подпись ответственного специалиста, отобразившего информацию с одометра;
  • дата осмотра;
  • печать и подпись медработника, осуществившего медосмотр;
  • сведения о техосмотре.
После этого документ подлежит заверению диспетчера и руководителя предприятия. Также в качестве заверяющего лица может выступать уполномоченный руководитель. Если организация в процессе своей деятельности пользуется печатью, ее поставить обязательно.

Требования к заполнению и образец

Составлением документа занимаются специализированные диспетчеры, если речь идет об автомобильных компаниях. В остальных случаях это могут быть уполномоченные работники. Данные трудовые функции делегируются в рамках приказа руководителя предприятия, т. к. именно лицо, заполняющее документ, ответственно за ошибки.

Иногда эту обязанность берут на себя водители, но, согласно законодательству, они должны вносить изменения только в определенную часть документа (о пробеге, согласно параметрам приборов в машине).

Каждый учетный документ, составляемый в организации, должен иметь штамп, а также содержать время отъезда авто из гаража и его прибытия после командировки. На каждом из этих этапов происходит заполнение соответствующих граф, согласно данным приборов — это одометр, топливный датчик. Техническое состояние определяется механиком, а состояние здоровья водителя – медработником.

В ряде ситуаций для оформления «путевок» применяется программа, способствующая скрытию ненужных областей данного документа и определению количества времени, которое заняла дорога. Объявление о том, что она будет использоваться, должны получить все диспетчеры. Такой подход упростит работу водителям, которые получат возможность учесть средства и вывести их точные остатки.

Особенности при разных автомобилях

Путевой лист имеет разделение на несколько форм, используемых в зависимости от вида транспортного средства. Они различны по содержанию и требованиям, предъявляемым к заполнению.

Легковой автомобиль

Для легковых автотранспортных средств используется форма №3, которая может применяться для оформления рейсов в любых компаниях. Нюансы ее заполнения указаны в Письме Росстата от 03.02.2005 г. №ИУ-09-22/257.

ОКУД, который используется в этом случае – 0345001. Бланк не должен содержать незаполненные графы, поскольку все реквизиты должны быть внесены в обязательном порядке.

Документы для скачивания (бесплатно)

Грузовой автомобиль со сдельной зарплатой

Для оформления операций применяется форма №4-с, она предназначена для грузовых автотранспортных средств в компаниях, которые применяют сдельную оплату труда. Кодовое значение ОКУД – 0345004.

Обязательным условием является то, что водителям предоставляется зарплата по сдельной системе. В документе есть отдельные графы, предусмотренные для отметок заказчиков. Также в бланке присутствуют талоны отрывного типа, на базе которых осуществляется расчет заработной платы. Пока водитель не сдаст путевой лист в бухгалтерию, новый документ не оформляется.

Грузовой транспорт с повременной системой оплаты

В данном случае используется форма №4-п, которая подразумевает отображение номеров товарно-транспортных накладных. Хранение осуществляется наряду с другими автотранспортными документами. Бланк рассчитан на указание информации о двух рейсах на протяжении дня.

Спецмашины

В этом случае применяется форма №3-СПЕЦ, ОКУД – 0345002. Бланк также подразумевает наличие отрывных листов в целях учета оказанных специальной техникой услуг. На базе такого талона фирма занимается выставлением счетов-фактур.

Легковое такси

В данной ситуации принято применять форму №4. ОКУД – 0345003. В составе документа есть специальные графы, предназначенные для показателей таксометра. Выдача путевки производится на полную рабочую смену, по завершении которой водитель осуществляет сдачу документа в бухгалтерию или ответственному специалисту.

Автобусы

В этом случае принято использовать форму №6 или №6-СПЕЦ. Бланки станут оптимальными для предприятий, которые осуществляют перевозки в соответствии с городскими и пригородными маршрутами. Оформление бланка происходит на день или на полную рабочую смену. Обязательной является отметка о том, что сотрудник прошел осмотр.

Бухгалтерские проводки

Стоит рассмотреть пример создания бухгалтерских записей по учету горюче-смазочных материалов:

  • Дт 10 Кт 60 – оприходовано топливо;
  • Дт 19 Кт 60 – отображен налог на добавленную стоимость в счете-фактуре;
  • Дт 26 Кт 10 – списано топливо на основании бухгалтерской справки-расчета.

Бухгалтерский учет осуществляется по фактической стоимости, а расходы, входящие в нее, присутствуют в разделе 2 ПБУ 5/01. Принятие средств к учету производится на базе чеков и прочих документов, подтверждающих расчеты.

Списание может осуществляться на базе средней себестоимости и на основании стоимости первых по времени покупки запасов. Самым распространенным способом считается первый.

Порядок хранения

Владельцы транспортных средств имеют обязательство по регистрации оформленных путевых листов в специализированной учетном журнале (п. 17 Приказ Минтранса России №152). Особых требований к составлению документа не имеется.

Примерная форма получила утверждение в Постановлении Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 года. Использовать эту форму необязательно, однако она может быть взята в качестве основы. Хранение оформленных путевых листов осуществляется на протяжении 5 лет (п. 18 Приказа №152).

Таким образом, путевой лист представляет важный документ, используемый в процессе осуществления коммерческой деятельности ИП и организациями с применением автомобиля.

О печати медосмотра на путевом листе — ниже на видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных