Содержание статьи
При ведении своего документооборота фирмы и компании должны особое внимание уделять бланкам и накладным, которые отражают в себе движение материальных запасов, не выходящих за пределы подразделений организации.
Одним из таких применяемых внутренних документов является требование-накладная формы М-11 – бухгалтерский документ, относящийся к первичной документации и используемый для оформления движения материалов между различными структурными подразделениями.
В каких случаях применяется
В первую очередь, использование такого вида документа становится возможным лишь в том случае, если предприятие не имеет установленного лимита на отпуск материально-производственных запасов со своего склада.
Данный документ имеет одну основную особенность – кроме количества перемещаемого товара в нем указывается и то количество, которое было затребовано – отсюда и вытекает название – требование-накладная.
Основными ситуациями, когда применение такой накладной-требования является необходимым, следующие:
- передвижение материалов со склада в другие подразделения для нужд предприятия;
- перемещение ценностей между различными структурными подразделениями (отделами, цехами) либо между лицами, несущими материальную ответственность;
- возврат материалов, которые были перемещены и полностью не использовались на хранение;
- выдача необходимого для выполнения работ инвентаря материально ответственному лицу;
- при передаче ценностей со склада, количество которого не ограничивается;
- при выдаче сотрудникам отдела спецодежды со склада;
- при перемещении более одного наименования товарно-материальных ценностей;
- при возврате на склад продукции и материалов, которые были вверены в пользование подразделению, но являются либо бракованными, либо пришедшими в негодность.
Порядок использования
Порядок использования накладной типа М-11 определяется необходимостью ее применения, а также особенностями ведения документов первичной бухгалтерии, которые являются едиными для всех предприятий, осуществляющих свою деятельность в пределах Российской Федерации.
Суть использования требования-накладной состоит в том, что в основном все предприятия (за исключением тех, которые существуют в виде малых форм) складываются из нескольких отделов (подразделений). Каждое из таких подразделений имеет лицо, которое несет материальную ответственность за ценности, находящиеся в ведении его отдела.
Так, к примеру директор супермаркета, входящего в крупную сеть, несет ответственность за находящийся в пределах вверенного ему конкретного магазина товар, торговые стеллажи, холодильное оборудование, хозяйственный инвентарь. Или же отдел кадров крупного предприятия – вся орг. техника, которая обеспечивает работу сотрудников, мебель – это ценности, ответственность за сохранность которых несет конкретное лицо.
Таким образом, порядок использования требования-накладной определяется необходимостью строгого учета перемещения товарно-материальных ценностей между структурными подразделениями. Стоит понимать, что при других способах движения ценностей (купле-продаже, обмене, перемещении между двумя отдельными организациями, сдаче в аренду) форма накладной М11 использоваться не может.
При возникновении необходимости перемещения оформляется накладная, которая будет содержать сведения о:
- наименовании перемещаемой ТМП;
- отправителе ценности, т.е. обозначении структурного подразделения компании, которая передает ее;
- получателе ценности – другом структурном подразделении;
- о бухгалтерских проводках – счетах, при помощи которых будет списан и поставлен на учет переданный объект;
- количестве единиц ценности (в весе, объеме, штуках);
- стоимости ТМЦ.
Требования к заполнению
Бланк накладной М-11 может заполняться как вручную, так и на компьютере, кроме того, специальные бухгалтерские программы уже содержат в своих библиотеках готовую форму (шаблон) такого требования-накладной и для ее создания необходимо лишь ввести данные в соответствующие поля.
Также существует возможность оформления в программе перемещения между подразделениями, на основании него создание требования-накладной – само действие занимает менее одной минуты.
При заполнении такого документа действующими нормативами запрещается:
- вписывать данные при помощи карандаша;
- допускать при оформлении помарки, исправления;
- использовать факсимильные печати – наличие подписей отпустившего и принявшего ценность лица требуется в оригинальном виде.
Печать на требовании-накладной не является обязательной, поскольку она относится ко внутренней документации (за исключением случаев, которые предусмотрены внутренним порядком организации).
Составление необходимо производить в двух оригинальных экземплярах – один из них передается на склад предприятия, второй дается подразделению, которое должно после перемещения осуществить списание ценности со своего остатка. Храниться требование-накладная должна, как и многие подобные документы, в течение пяти лет, после чего передаваться в архив или уничтожаться.
Основными сведениями, которые отражаются в требовании-накладной, следующие:
- порядковый номер накладной;
- название организации, внутри которой осуществляется перемещение;
- код формы по ОКПО
- дата оформления накладной;
- сведения об отправителе и получателе ценности – названия подразделений фирмы, а также особенности деятельности такого подразделения (хранение, производство и т.д.);
- особый корреспондирующий счет перемещения;
- цель использования перемещаемой ценности;
- сведения о лицах, которые осуществили запрос на перемещение, разрешение такого действия и посредством кого осуществлена передача;
- номенклатурный номер товарно-материальной ценности, ее сорт, марка, размер;
- стоимость перемещаемой ценности, причем первый столбик таблицы содержит цену с НДС, а второй – уже без него;
- код единицы измерения товара;
- количество затребованных ценностей и, в итоге, отпущенных к перемещению;
- номер ТМЦ по порядку картотеки склада;
- сведения о лицах, ответственных за отпуск и прием материалов, их ФИО, должности и подписи.
Образец
Стоит отметить, что данная форма требования-накладной не является обязательной к использованию – предприятие вполне может разработать и утвердить к использованию другую форму такого документа, однако, в любом случае, она должна содержать в себе все необходимые для такого действия требования.
В основном, большинство компаний предпочитают пользоваться именно такой формой, поскольку ее содержание наиболее полно представляет необходимые перемещением требования.
[docs]
Образец заполненного документа, который отражает наглядность правил оформления накладной-требования, стоит использовать лишь в качестве примера. Каждая отдельная организация в силу особенностей ведения учета (которые, в любом случае должны соблюдать существующие законодательные нормы ведения бухгалтерского учета) может иметь некоторые отличия в общем оформлении.
Нюансы
При заполнении и выдаче требования-накладной М11 имеются следующие нюансы:
- Допускаются отличия в полях накладной, именуемых как «сумма затребованного» и «выданного». Такое отличие может быть вызвано тем, что на складе отсутствовало необходимое количество материала. Отдельно следует отметить, что обратной разницы быть не может – количество отпущенных со склада ТМЦ не может превышать требуемой цифры.
- Существуют исключения, при которых допускается выдавать ТМЦ в количестве, превышающем возможный лимит. В такой ситуации лицо, ответственное за отпуск (начальник склада и пр.) обязательно ставит печать и указывает в документе действительное количество выданного.
- При использовании требования-накладной для оформления выдачи спец. одежды структурному подразделению предприятия следует выписывать ее в трех экземплярах. Один из них должен храниться у изготовителя, второй передается для учета перемещения в отдел бухгалтерии (документ является подтверждающим основанием для осуществления операции оприходования), третий – передается вместе с перемещаемой партией одежды. Подпись под накладной ставит материально ответственное лицо подразделения, в котором будет осуществляться хранение переданной ТМЦ.
- Некоторые ответственные лица иногда путают данную требование-накладную М-11 с формой М-8, считая их взаимозаменяемыми. От формы М-8 рассматриваемая нами накладная имеет существенные отличия – использование именно для неограниченного отпуска со склада ТМЦ, возможность оформления сразу нескольких ценностей, которые были перемещены, необходимость отражения каждого факта перемещения. Таким образом, данные формы не могут использоваться для одних и тех же операций.
Таким образом, требование-накладная М11, как первичный бухгалтерской документ, имеет ограниченные случаи своего применения, а также отдельные требования к оформлению подписанию и дальнейшему хранению.
Работа с документом в 1С представлена в данном видео.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются