Недостача при инвентаризации: что делать

При проведении инвентаризаций на фирмах, учреждениях, складах, торговых точках, зачастую результатом является выявление недостачи ценностей. Оформление итогов должно осуществляться в соответствии с нормами регулирующего законодательства и по правилам бухгалтерского учета.

Законом четко устанавливается ответственность лиц, работающих в организации, где определилась недостача, а также действия работодателя при ее обнаружении.

Определение

Недостачей считается выявленная в результате полного или частичного пересчета определенной группы товаров или имущества разница между бухгалтерским остатком и фактическим, актуальным на данный момент времени.

Главным документом нормативно-правового характера, регламентирующим ход и дальнейшие действия при инвентаризации, является Распоряжение Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В соответствии с ее положением, первоначальные действия, которые должна осуществить инвентаризационная комиссия после получения результатов пересчета, такие:

• установление степени ответственности каждого из причастных лиц;
• истребование дебиторских задолженностей, находящихся под сомнением, а также перевод незавершенных бартерных операций и имеющихся долгов;
• составление описи ценностей, которые уже являются непригодными или не подлежащими восстановлению;
• выявление причин недостачи (иногда излишков);
• получение объяснений по факту недостачи.

Действия

При выявлении недостачи последующие действия могут отличаться в зависимости от наличия виновных лиц или их отсутствия. Законом и существующими нормативами прописаны также дальнейшие действия работодателя и сотрудников предприятия или торговой точки.

Если виновные лица отсутствуют

Выявленные при пересчете различия между фактическим и числящимся по бухгалтерии остатком, превышающие нормы естественной убыли, хранения или реализации, должны сниматься с остатка за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют, либо их вина не доказана (или обжалована в судебном порядке в их пользу), тогда убытки от недостачи списывают по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Продавцу

При недостаче на торговой точке в отношении продавца могут быть осуществлены следующие действия:

1. Требование составления объяснительной по поводу выявления недостачи.
2. В случае наличия вины продавца или же имеющейся ответственности согласно подписанному коллективному договору материальной ответственности сумма недостачи, не подлежащая списанию на убытки, может вычитаться из заработной платы (первая – практически в полном размере, последующие – в определенном проценте). Размер процентных вычетов при необходимости превышения 20% может устанавливаться исключительно в судебном порядке.
3. Взимаемые суммы не могут превышать должностного оклада работника, однако, при соответствующем решении судебных органов, такой вариант вполне возможен. В таком случае отдельно может идти разбирательство по поводу источника погашения должной суммы.

Работодателю

В случае подтверждения факта недостачи работодатель вправе совершить следующие действия:

1. Потребовать от числящихся работников оформления объяснительной по факту нехватки ценностей.
2. В том случае, если сотрудник (или несколько сотрудников) уклоняется от написания объяснительной или полностью отказывается, составить акт в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
3. Взыскать со своих работников сумму недостачи. Такой действие можно совершить только в течение одного календарного месяца со дня окончательного выведения результатов инвентаризации. По истечении указанного срока взыскание также может быть применено, но уже в судебном порядке.
4. Отдать распоряжение о взыскании с работника суммы, не превышающий среднего месячного оклада.
5. В случае желания осуществить взыскание в размерах, превышающих определенные законодательством, либо в течение сроков, не предусмотренных ним, все подобные вопросы решаются исключительно через суд.

Материально-ответственному лицу (администратору)

В отношении ответственного лица (им может быть администратор, старший кассир, начальник склада и т.д.) законом предусматриваются такие положения:

• после документального оформления акта о недостаче наступает ответственность лица, которое по документам несет ее;
• ответственность может наступать как в связи с положениями законодательства, так и по содержанию подписанного договора материальной ответственности;
• в том случае, если недостача числящегося по учету не связана с исполнением трудовых обязанностей, тогда вопрос наложения ответственности может определиться только после судебного разбирательства.

Оформление

После обнаружения нехватки средств при инвентаризации после окончательной сверки всего происходит оформление специальной ведомости, которая содержит подробные сведения о выявленных расхождениях по фактическому и бухгалтерскому остатку. Она содержит следующее:

• размер, в котором выявлена недостача (в ее денежном выражении);
• показатели естественной убыли, допустимые для данной организации;
• стоимость товара (рыночная и балансовая) и выведенная разница между ними.

Составленная ведомость оформляется, далее подписывается членами комиссии, которая участвовала в пересчете. После отчеты направляются в бухгалтерию, где уже осуществляется сверка фактических остатков и учетных. Для оформления недостачи существуют специальные унифицированные формы:

• акт инвентаризации в продукции, которая еще находится в пути;
• опись товара, который уже принят и хранится либо в складском помещении, либо в торговом зале;
• общая сличительная ведомость.

Списание

Производить списание товаров по результатам пересчета можно при таких факторах:

• снятие с остатка производится непосредственно за тот календарный год, в котором производилась инвентаризация;
• четко определено количество недостающего товара или ценностей;
• товар, списываемый одной позицией, должен полностью совпадать по своему названию.

Порядок проведения списания таков:

• руководящим лицом издается приказ (если другое не предусмотрено внутренними правилами организации);
• списывается с кредита в дебет по установленному порядком счету;
• в том случае, если необходимо покрыть транспортные расходы и оплатить труд сотрудникам, принимавшим участие в инвентаризации, тогда к тому же счету по дебету добавляется необходимая сумма;
• происходит получение из бухгалтерии расчетов по норме естественной убыли и сопоставляют фактическую недостачу с ними (в том случае, если фактическая превышает их, тогда осуществляется списание);
• по поводу НДС при списании действия могут быть различными: его можно как восстанавливать (отразив сумму по дебету), так и нет.

Проводки

При полученных результатах инвентаризации может выявиться как общая недостача ценностей, так и излишек. Также возможен вариант так называемой «пересортицы» товара, когда необходимо снять с остатка одни наименования, а оприходовать другие. Порядок их отражения следующий:

1. По излишку объекты приходуются на момент проведения пересчета по той цене, которая на данный момент является рыночной (если другой порядок не прописан правилами организации). Денежные значения относятся на финансовые результаты (прибыль) вместе с прочими расходами в обычных организациях или на доходы в НКО.
2. По недостаче, если она подпадает под естественную убыль, суммы направляются как расходы или издержки.
3. Недостача, которая превышает размер естественной убыли – списание производится за счет виновных лиц. Если таковые не установлены, тогда списывают на фин. результаты. Всемирноизвестный букмекер 1хбет доступен для игроков с украины . Регистрируйтесь в лицензионной букмекерской конторе 1xbet.

Списание недостачи оформляется такими проводками:

• по ТМЦ – дебет 94, кредит 10;
• по объектам основных средств – дебет 94, кредит 01;
• по готовой продукции – дебет 94, кредит 41 и 43;
• по естественной убыли – дебет 20, 25, 44, кредит 94;
• за счет виновного лица – дебет 73, кредит 94;
• на прочие расходы – дебет 91.2, кредит 94.

Взыскание

По поводу взыскания выявленной недостачи существуют такие правила:

• такой процесс возможен при наличии подписанного договора материальной ответственности;
• ответственность лица может быть как полная, так и частичная – от этого определяется и сумма взыскания.

Касаемо взыскания существуют вопросы, которые могут решаться только в суде, из них можно отметить следующие:

• возврат недостачи при увольнении виновного лица, поскольку невозможно удержать сумму из его зарплаты;
• если работник не соглашается с суммой взыскания или вообще фактом его наличия;
• если сотрудник организации по выполняемым обязанностям не может являться материально ответственным.

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач представлены в данном видео.