Порядок списания задолженности с истекшим сроком исковой давности

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности — это действие, направленное на сокращение общего размера имущественных прав на сумму долга, причитающегося организации и безнадежного для получения.

Зачем надо списывать задолженность

Дебиторская задолженность, нереальная для взыскания, — это актив, который неспособен приносить компании экономические выгоды в будущем. Если такой актив отражается в бухгалтерском балансе, то его наличие вводит в заблуждение пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности. Пользователи при анализе отчетности будут делать вывод, что у компании есть имущественные права, которые она способна обратить в денежные средства и выполнить имеющиеся у нее обязательства. Фактически же такой актив перевести в денежные средства нельзя, то есть получить экономическую выгоду от операции не получится.

Кроме того, списание дебиторской задолженности в связи с невозможностью взыскания затрагивает и расчет налогов у организаций, исчисляющих НДС и налог на прибыль. Например, признанные безнадежными долги учитываются во внереализационных расходах в части, не покрытой резервом по сомнительным долгам (далее по тексту — резерв) (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Следовательно списание дебиторки с истекшим сроком исковой давности — оправданная необходимость.

Когда это сделать

Общий срок исковой давности, после которого можно списывать задолженность, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Основываясь на норме ст. 203 ГК РФ и разъяснениях Верховного Суда РФ (постановление №43 от 29.09.2015 в ред. от 07.02.2017), течение прерывается, если организация-должник:

• признает претензии;
• пишет письма кредитору об отсрочке или о рассрочке оплаты;
• производит частичное погашение просроченной задолженности.

Течение прерывается и в случае, если:

• стороны изменяют договор, и в нем наличие долга признается организацией-должником;
• стороны подписывают акт сверки взаимных расчетов.

После прерывания срок течет снова (ст. 203 ГК РФ).

Приостановление срока происходит со дня обращения в суд за защитой нарушенного права и длится на протяжении всего времени, пока идет судебный процесс (ст. 204 ГК РФ).

Как оформить списание

Организация вправе проводить списание задолженности по истечении срока исковой давности, если у нее имеется на это правовое основание, документальное подтверждение размера долга и даты его возникновения. Подтверждающими документами являются:

• договоры;
• первичные документы (накладные, акты, платежные поручения);
• протокол решения участников о выплате дивидендов;
• сверка расчетов.

Пунктом 77 Положения, утв. приказом Минфина №34н от 29.07.1998, предусмотрено обязательное оформление:

• акта инвентаризации дебиторской задолженности;
• распорядительного документа, подписанного генеральным директором, о списании долга по истечении срока исковой давности;
• письменного обоснования.

Если срок исковой давности продолжает длиться, но долг уже является безнадежным для взыскания, необходимо, помимо названных выше документов, приложить:

• определение суда о завершении конкурсного производства и ликвидации организации-должника;
• выписку из ЕГРЮЛ об исключении компании-должника из реестра по причине ликвидации;
• акты органов государственной власти или органов местного самоуправления;
• постановление об окончании исполнительного производства, вынесенное судебным приставом-исполнителем.

Как отразить в бухгалтерском учете

Подробно рассмотрим, как списать задолженность по истечении 3 лет в бухгалтерском учете. Если компания создала резерв, списать следует за счет него, оформляя это такой записью: Д-т 63 К-т 62 (60, 76).

В случае отсутствия резерва или если его размера недостаточно, списание дебиторской задолженности, если истек срок давности или наступили иные обстоятельства для признания ее нереальной к получению, производится в составе прочих расходов. В учете делается запись: Д-т 91.2 К-т 62 (60, 76).

В обоих случаях списать с баланса имущественные права требования к кредитору не означает их аннулирование. На счете 007 они учитываются на протяжении пяти лет на случай, если финансовая ситуация у должника улучшится (пункт 77 Положения, утв. приказом Минфина №34н от 29.07.1998). Инструкцией, утвержденной приказом Минфина №94н от 31.10.2000, определено, что аналитический учет по счету 007 осуществляется по контрагенту-должнику, чей долг списан с баланса, и по каждому списанному долгу.