Особенности и этапы легализации документов

Легализация используется в международном праве для возможности иностранным гражданам являться субъектами права в любой точке мира.

Легализация документов – это официальное подтверждение подлинности документа, предназначенного для использования за границей. Благодаря этой процедуре официальные документы, выданные в одной стране, можно использовать в другой.

Документы, которые не подлежат приданию законной силы

Документы, противоречащие Российскому законодательству или имеющие способность навредить государственному устройству, или отдельным законопослушным гражданам не легализуются.

Так же не проходят эту процедуру торговые документы. К ним относятся договоры, коносаменты, инвойсы и другие бумаги, задействованные в международной торговле. Для них предусмотрена иная процедура и легализацию проходят, такого рода документы в торгово-промышленной палате, и только после этого в консульстве страны, с которой были заключены контракты.

Способы совершения

Существует 3 варианта легализации:

• консульская;
• проставление Апостиля;
• легализация в торгово-промышленной палате.

Консульская легализация

Данный вид легализации применяется, если страна назначения не подписала конвенцию (Гаагская конвенция, отменяющая требования легализации иностранных официальных документов, от 05 октября 1961 года) и любой официальный документ требует проведения легализующих мер.

Процесс проходит в 3 шага:

• подтверждение подлинности документов в министерстве юстиции РФ;
• проставление легализационной надписи в министерстве иностранных дел РФ;
• проставление легализационной надписи в консульстве в стране прибытия.

При отсутствии подтверждения подлинности от Министерства юстиции документы в МИД РФ отклонят. Так же не примут документы. Для предоставления услуги, если не оплачена государственная пошлина.

При отсутствии в базе данных министерства оттиска печати или сведений о лице, подписавшем документ от министерства юстиции, бумаги отклоняются и легализация не осуществляется. По прошествии 5 дней, отведенных на решение о легализации, приходит отказ. Если все документы в порядке и заверительные надписи подлинные, то в указанный срок документы предоставляются заявителю с необходимыми надписями.

Проставление Апостиля

Апостиль это отметка на документах, которая является упрощенной версией легализации документов для граждан, вывозящих их за границу. В разных странах он выглядит по-разном и четкого регламента внешнего вида не существует. В России имеет вид штампа. Для использования упрощенной схемы легализации, страна прибытия должна быть участником гаагской конвенции.

Апостиль может проставлять профильное министерство. В зависимости от документа, который вывозится за границу. Например, для легализации путем проставления штампа, документов относящихся к министерству обороны, апостилировать будет именно МО РФ. Если это архивные документы, то и проставлять штамп легализации будет РосАрхив.

Поэтапная процедура

Если гражданин планирует переезд в другую страну на постоянное место жительства или совершение там юридических действий, то необходимо легализовать документы, которыми человек собирается пользоваться за рубежом.

Процедура:

1. Необходимо выяснить, является ли государство отбытия участником Гаагской конвенции – это важный момент, так как от этого зависит сложность процедуры легализации.
2. Если страна, в которой гражданин намеревается использовать Российские документы является участником конвенции, то вся легализация будет заключаться в апостилировании документов. Только следует помнить, что документы органов ЗАГСа должны пройти эту процедуру в том регионе, в котором документы выдавались.
3. Необходимо собрать пакет документов, заверить их у нотариуса, те бумаги, которые требуют перевода необходимо перевести на язык принимающей страны.
4. Затем, нужно сдать эти документы в министерство юстиции, которое проверит подлинность заверения нотариусом и полномочно поставить апостиль на документы выданные нотариусом.
5. Документы, выданные органами ЗАГС, необходимо предоставить для апостилирования в региональное отделение, где они выдавались.
6. Документы об образовании апостилирует министерство образования и науки.
7. При необходимости справку об отсутствии судимостей апостилируют в ГИАЦ МВД России.

Видео, на котором рассказывается о процедурах легализации.

Если гражданин самостоятельно занимается подготовкой документов к выезду за границу, то следует помнить, что прежде чем отправить документы в тот или иной орган государственной власти необходимо оплатить госпошлину, без квитанции по оплате документ не примут к действию. После проставления апостиля на предоставленных документах больше никаких действий с ним не нужно производить. Они будут правомочны в принимающей стране.

Легализация в МИД России

Если гражданин решил отправиться в страну, которая не подписала Гаагскую конвенцию и не имеет двусторонних договоренностей между принимающим государством и Россией, то легализация будет проходить через консульство. Эта процедура сложнее.

Для этого необходимо:

1. Заверить у нотариуса перевод документов, на которые он требуется.
2. Заверить подпись переводчика у нотариуса.
3. Затем в министерстве юстиции проводят сверку подписи нотариуса с образцами, имеющимися в базе данных министерства. После проверки министерством юстиции документов и не обнаружении нарушений они передаются дальше в МИД.
4. В министерстве иностранных дел происходит сверка подлинности печати и подписи должностного лица министерства юстиции и после этого проставляется отметка о легализации документа.
5. С отметкой МИДа документы передаются в консульство иностранного государства, расположенного в Российской Федерации, где происходит проверка и сверка печати, и подписи должностного лица МИДа с образцами, имеющихся в консульстве.
6. При неимении претензий к оформлению документов со стороны российского консульского отдела, иностранный консул ставит окончательную метку о легализации документов. На этом процедура заканчивается.

Для приема документов на проверку в консульство необходимо оплатить госпошлину, в размере 2500 рублей за каждый документ, без квитанции документы не принимаются.

Правовые особенности

При начале процедуры легализации на этапе предоставления документов нотариусу, заявитель должен явиться лично для передачи документов. Однако допускается и нотариально заверенная доверенность. Результат не зависит от того кто подает документы.

При подаче документов в консульство России, после оплаты пошлины, бумаги принимаются в отделе приема документов, на руки заявитель получает расписку, после чего, в течение 5 рабочих дней должен быть дан ответ о легализации или негодности документов для легализации. При возврате документов, из-за нечеткости оттиска печати или отсутствии даты либо иных погрешностях оформления документов, их необходимо восстановить в учреждениях выдачи.

Пошлины оплаченные остаются в силе и квитанции об оплате можно приложить после восстановления документов и их повторной подачи.

Нормативная регламентация

Порядок оказания услуг по легализации документов, регламентирует федеральное законодательство:

1. Федеральный закон “Консульский устав Российской Федерации” от 05.07.2010 № 154-ФЗ.
2. ФЗ “Консульский устав Российской Федерации” ст. № 27 «Консульская легализация иностранных официальных документов».
3. Документ позволяющий получить легализацию в упрощенном варианте, путем проставления апостиля. Гаагская конвенция от 05 октября 1961 года, Российская Федерация присоединилась к этой конвенции с 31 мая 1992 года, всего 105 стран участниц подписавших документ.
4. Приказ МИД от 18 июня 2012 г. №9470 «Об утверждении административного регламента МИД РФ по предоставлению государственной услуги по консульской легализации документов».