Как составить заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Заявление о переходе на трудовые книжки в электронном виде или о сохранении бумажной — это документ, которым работник определяет, в какой форме работодателю надлежит вести учет его стажа. Переход на новый способ ведения стал возможен с начала 2020 года, но и выданные ранее бумажные документы продолжают действовать.

Кто и в какие сроки подает документ о выборе формы учета сведений о деятельности работника

Порядок введения новых книжек предполагает взаимные действия работодателя и работника:

1. Компания должна официально в письменной форме уведомить персонал о том, что в соответствии с изменениями в законодательстве выполнен переход на новый формат ведения документов (с указанием, когда подавать заявление), и запросить согласие.
2. Каждому сотруднику необходимо направить письменный ответ, в котором сообщить, как следует обращаться с его ТК.

Работодатель обязан разослать уведомления до 31 октября 2020 года, а для работника, в соответствии с п. 2 ст. 2 439-ФЗ, срок подачи заявлений на перевод трудовой книжки больше — до 31 декабря 2020 года. Если работник его не подаст, работодатель продолжит вести его бумажные документы, как прежде.

Как фиксировать подачу

Законодатель не дает жестких инструкций работникам, как написать заявление на электронную трудовую книжку директору, и не обязывает компании каким-либо особым образом фиксировать получение от работников таких обращений, но это целесообразно и удобно. Компании следует утвердить форму реестра уведомлений и ответов на них и назначить ответственное за его ведение лицо. В отдельной графе реестра каждый работник подписью подтверждает факт получения уведомления, а затем ответственное лицо расписывается за получение ответа от каждого из сотрудников. Так легко отследить, все ли получили уведомления и ответили на них.

Как правильно написать

Четких инструкций по написанию законодатель не дает, форма заявления о переходе на электронную трудовую книжку официально не утверждена, документ оформляется в письменном виде и содержит:

• наименование работодателя;
• Ф. И. О., должность, наименование структурного подразделения заявителя;
• нормативное основание;
• указание выбранной формы ведения ТК;
• дату и подпись.

Образец отказа от новой формы ведения

С начала 2020 года новая форма учета стажа работы является обязательной, но сотрудникам предоставляется возможность выбрать один из двух вариантов:

1. Только новая ТК, в таком случае бумажный вариант выдадут на руки.
2. Учет сведений как в старом, так и новом варианте. Если работник подаст заявление на ведение трудовой книжки в бумажном виде, работодатель продолжит хранить и заполнять бумажный документ наряду с электронным. Так же работодатель поступит, если сотрудник не даст никакого ответа.

Отказаться от учета рабочей деятельности в новом виде работник не вправе — эта форма обязательна для всех.

Образец заявления о заведении электронной версии

Электронные версии заводятся на всех работников в обязательном порядке, но сотруднику следует распорядиться судьбой бумажной ТК, оформленной на него ранее.

Если он не заинтересован в продолжении учета стажа на бумажном носителе и хочет получить его на руки, об этом следует написать в соответствующем обращении.

Приведем для примера образец заявления о переходе на электронные трудовые книжки (рекомендации ПФ России):

Генеральному директору ООО «Znaybiz.ru» Иванову И. И. от менеджера отдела продаж Петрова П. П. ЗАЯВЛЕНИЕ В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» и статьей 66.1 ТК РФ прошу прекратить ведение бумажной трудовой книжки в установленном порядке с одновременным ведением сведений о трудовой деятельности в электронном виде. 07.08.2020 Петров П. П.

Обращение о ведении в двух вариантах

Сотрудник вправе заявить о продолжении ведения бумажного варианта, в таком случае сведения о его деятельности будут дублироваться в новом и старом вариантах документа.

Форма обращения о сохранении бумажной ТК, равно как и бланк заявления о переходе на электронную трудовую книжку, являются примерными и не утверждены официально.

Пример написания:

Надо ли кого-то уведомлять о выборе сотрудников

Введение электронных ТК — это часть более обширного преобразования системы обмена информацией между работодателями и Пенсионным фондом РФ. Изменились порядок и периодичность подачи отчетности. В частности, это коснулось формы СЗВ-ТД: если подано заявление о ведении электронной ТК, то отчет надо сдавать ежемесячно, точно так же, как если ответа не поступило, но о выборе сотрудника работодатель сообщает в отчете за месяц, в котором документ подан.

Накажут ли компанию, если она не соберет ответы сотрудников

Компании обязаны официально уведомить сотрудников об изменениях в законодательстве и введении нового формата ТК. Эта обязанность установлена п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона №439-ФЗ от 16.12.2019.

Сотрудник вправе дать тот или иной ответ или не дать его — в этом случае его бумажные документы сохранят. Таким образом, у работодателей отсутствует обязанность требовать от работников ответа. Если сотрудник, будучи официально уведомленным, не дал ответа, работодатель не несет за это ответственности.

Если работодатель не уведомил работников, это нарушение законодательства, за которое в соответствии со ст. 5.27 КоАП предусмотрен штраф от 1 000 до 70 000 рублей.