Инструкции, образцы новости для бухгалтеров, кадровиков, юристов и руководителей ООО и ИП
 

Должностная инструкция, трудовые функции и обязанности администратора

Трудовые функции и обязанности администратора прописаны в должностной инструкции, предусмотренной специально для этой должности. Как составляется документ, какие пункты в себя включает, чем регулируется?

Обязанности администратора

Кто это такой и кто им может стать

Администратор – должностное лицо, осуществляющее управление чем-либо, например, магазином, офисом, складом, гостиницей, заведением общепита и т. д.

Администратор – это отдельная самостоятельная должность. В ОКПДТР приводится 10 таких должностей, относящихся к базовой группе. В 2005 году в него было добавлено еще четыре должности, три из которых связаны с обслуживанием баз данных.

Правила составления должностной инструкции

В ходе разработки новой инструкции необходима организация полноценного и всестороннего анализа для различных направлений деятельности. Благодаря этому появится возможность составления полноценного свода правил. Опираться при этом следует на такие документы:

  • ОКПР – классификатор общероссийского масштаба, в котором содержится перечень сотрудников и профессий;
  • ЕТКС – единый тарифно-классификационный справочник, в котором представлены основные должности и требования к кандидатам

Унифицированной формы, по которой составляется документ, не имеется, но многие предприятия предпочитают использовать общепринятые шаблоны, что заметно упрощает задачу. В соответствии с ними есть несколько обязательных разделов, которые должны присутствовать в должностной инструкции – общие положения, трудовые функции, права, степень ответственности.

При необходимости по усмотрению разработчика в документ могут быть внесены другие разделы.

Образец должностной инструкции

Чтобы иметь представление об общем виде документа, стоит рассмотреть практический пример.

Общие положения

В разделе должно быть описано, что администратор имеет непосредственное отношение к группе специалистов, а на данную должность происходит назначение лица с высшим образованием и опытом работы от 1-3 лет. Также есть перечень знаний, которыми должен владеть этот специалист:

  • расположение офисов предприятия и их планировка;
  • нормы и методики организации офисной работы;
  • принципы организации трудовой деятельности;
  • сфера специализации сотрудников;
  • этические стандарты взаимоотношений в рамках группы;
  • нюансы делопроизводства;
  • аспекты снабженческой работы;
  • нормы законодательства по отношению к деятельности предприятия;
  • параметры технического оснащения офиса;
  • правила применения оргтехники;
  • порядки взаимоотношений с административным аппаратом;
  • азы этического кодекса и социальной психологии;
  • нормы трудового законодательства;
  • принципы пожарной безопасности и охраны трудовой деятельности.

Также в этом разделе должно быть сказано, кем специалист назначается на должность и снимается с нее. Обычно данная задача возлагается на руководителя предприятия.

В то время как администратор отсутствует в офисе по причине заболевания, отпуска, отправления в командировку, его обязанности возлагаются на назначенное приказом лицо, на которое также перекладывается ответственность с правами и обязанностями.

Функциональные обязанности

Есть несколько функций, которые выполняет администратор любого заведения:

  • обеспечение подготовки помещения к рабочему процессу посредством деактивации охранных систем, подключения офисной техники, предоставления сотрудникам расходных материалов;
  • составление сметной документации по материально-техническому обеспечению офиса;
  • оформление документов, необходимых для составления договоров;
  • обеспечение контроля оформления помещений в плане их подготовки к работе;
  • организация чистоты и порядка на персональных рабочих местах и в общих зонах;
  • взаимодействие с эксплуатационными сервисами и коммунальными службами;
  • обеспечение оптимального содержания и эксплуатации помещений, согласно принятым нормативам;
  • создание схемы делопроизводства;
  • обеспечение обслуживания клиентов и посетителей;
  • подготовка материально-технической оснащенности для переговоров и деловых мероприятий;
  • ведение учетной работы;
  • принятие мер, нацеленных на предотвращение конфликтов между работниками и посетителями.
Администратор занимается выполнением отдельных служебных поручений, выданных руководителем (непосредственным начальником).

Права и ответственность

Права администратора заведения заключаются в следующих аспектах:

  • самостоятельное распоряжение материальными ценностями, выделенными со стороны руководства в целях обеспечения офисного помещения всеми необходимыми ТМЦ;
  • внесение планов, идей и предложений, нацеленных на совершенствование работы офиса;
  • ознакомление с документацией, регулирующей права и обязанности по занимаемой должности;
  • подписание и визирование бумаг в рамках собственной компетенции;
  • предъявление руководству требований касательно обеспечения соответствующих условий для осуществления трудовой деятельности.

Также должностная инструкция предусматривает несколько пунктов, по которым специалист этого профиля несет ответственность:

  • ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей;
  • правонарушения, совершенные в ходе осуществления деятельности;
  • причинение предприятию ущерба материального характера;
  • игнорирование исполнения трудовых функций.

[docs]

В чем заключается работа администратора

Перечень обязанностей специалиста зависит от места, в котором он работает. Чтобы иметь представление о его трудовых функциях, следует рассмотреть несколько примеров.

Магазин

Альтернативное название профессии – администратор торгового зала. На него возлагается огромное количество задач:

  • разработка графика работы специалистов с принятием во внимание специфики работы магазина;
  • контроль за выполнением работниками их должностных функций;
  • организация общих собраний в соответствии с заранее составленным и утвержденным графиком;
  • обучение новичков азам работы;
  • поддержание чистоты и благоприятного микроклимата внутри торгового объекта;
  • контроль качественных характеристик товаров, выставляемых на продажу, а также ассортиментного перечня, срока годности;
  • организация регулярной инвентаризации товарных позиций;
  • контроль процесса выкладки товарных позиций на полках магазина;
  • консультирование покупателей по вопросам предоставляемых товаров и оказываемых сопутствующих услуг;
  • ведение переговоров с вышестоящими сотрудниками в целях устранения выявленных недочетов;
  • решение текущих задач;
  • отслеживание изменений стоимости товарных позиций;
  • организация мероприятий в целях привлечения большего количества клиентов;
  • продление сроков действия документов;
  • слежение за изменениями законодательной базы;
  • сообщение руководящему аппарату магазина обо всех плановых и внезапных проверках;
  • сдача кассовых отчетностей и организация сверки документов.
Читайте также:   Должностная инструкция и обязанности экономиста

Администратор магазина

Офис

Администратор офиса – организационно-контролирующий специалист. Он совмещает функции секретаря, управленца, заведующего хозяйством. Должностная инструкция обычно содержит следующие обязанности:

  • подготовка офисного помещения к рабочей смене;
  • отладка и деактивация работы всех технических систем;
  • анализ перечня посетителей и подготовка к встрече с ними;
  • проверка состояния приемных помещений;
  • составление сметной документации;
  • определение потребностей предприятия в канцелярских товарах и расходных материалов, закупка и распределение;
  • поддержка чистоты на отдельных рабочих местах и в общих зонах;
  • формирование договоров с партнерами и клиентами;
  • принятие и рассмотрение предложений;
  • согласование планов с руководством;
  • взаимодействие с коммунальными структурами;
  • диспетчеризация транспортных средств;
  • формирование делопроизводства;
  • обслуживание посетителей организации;
  • управленческая деятельность в отношении офисных работников.

Ресторан и кафе

Перечень обязанностей администратора заведения общественного питания выглядит следующим образом:

  • встреча посетителей заведения;
  • поддержание благоприятного микроклимата в помещении и прилегающей уличной территории;
  • управление персоналом;
  • организация обучения начинающих специалистов;
  • оформление рабочих графиков;
  • координация трудового процесса;
  • работа с документами;
  • выход из конфликтных ситуаций;
  • проведение банкетов;
  • ведение кассовой работы.

Также в его обязанности входит исполнение отдельных служебных поручений руководителя.

Помощник

Задачи помощника администратора традиционно заключаются в следующих аспектах:

  • выполнение поручений администратора;
  • уведомление начальника о недочетах рабочего процесса;
  • предоставление устных и письменных отчетов о проделанной работе;
  • обсуждение текущих задач и их распределение между подчиненными сотрудниками;
  • исполнение отдельных поручений.

Reception

В каждом значимом солидном заведении есть зона приема посетителей – reception. На ней находится специалист, который:

  • встречает гостей;
  • предоставляет ответы на все вопросы;
  • направляет в нужные помещения, расположенные внутри заведения;
  • записывает на прием к специалистам;
  • контролирует деятельность подчиненных работников;
  • обеспечивает чистоту и порядок рабочих зон;
  • взаимодействует с коммунальными службами и всеми работниками заведения.

Спектр задач, решаемых этим специалистом, зависит от конкретного места, в котором он трудоустроен.

Зал столовой

Требования, предъявляемые к этому специалисту, многочисленны:

  • исполнение указаний, поступивших от руководства;
  • обеспечение следования санитарно-гигиеническим нормам;
  • отладка трудового процесса официантов;
  • принятие талонов на еду и внесение их в специальный реестр;
  • ведение учетной политики в отношении прибытия и выбытия отдыхающих;
  • контроль за соблюдением норм и принципов сервировки;
  • поддержание оптимальных морально-этических нормативов;
  • уведомление вышестоящего руководства о непредвиденных ситуациях.
Одежда администратора зала столовой должна быть максимально аккуратной и чистой. Также он должен следить за тем, чтобы все столовые приборы соответствовали санитарно-гигиеническим нормам.

Отель

Администратор гостиницы или отеля имеет следующие обязанности:

  • бронирование номеров;
  • прием посетителей, их размещение и выписка;
  • проверка состояния номеров после выписки гостей;
  • организация взаимных расчетов с гостями;
  • подготовка отчетных документов;
  • предоставление сведений о сервисе, обеспечиваемом в гостинице;
  • контроль соблюдения норм и принципов проживания;
  • урегулирование конфликтов при их возникновении.

О профессии ресепшионист-администратор отеля – ниже на видео.

Салон красоты

Задачи администратора, работающего в салоне красоты, заключаются в следующих аспектах:

  • создание комфортных условий для клиентов с учетом принципов этики и эстетики;
  • осуществление записи клиентов к мастерам по телефону и в личном порядке;
  • координация работы подчиненных специалистов;
  • организация расчетов с посетителями посредством кассовых аппаратов;
  • уведомление клиентов о новых появившихся услугах;
  • составление рекламных объявлений;
  • рассмотрение претензий от посетителей;
  • соблюдение норм трудовой дисциплины.

Форма одежды и деловая этика

Требования предъявляются не только к профессиональным умениям, но и к личностным качествам. Они заключаются в устойчивости к стрессу, опрятном внешнем виде, приятной внешности, умении красиво говорить и писать, доброжелательности, отзывчивости, честности.

Немаловажную роль играет внешний вид специалиста. Он должен быть презентабельным и аккуратным, чтобы вызывать со стороны посетителей доверие и симпатию.

Каким должен быть идеальный администратор? Ответ на вопрос – ниже на видео.

https://www.youtube.com/watch?v=VD_V0zL-fXk

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector