Содержание статьи
Секретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.
Что это такое
Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:
- трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
- базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.
Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.
На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».
В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.
Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:
- организация процесса обучения и аттестации работников;
- формирование политики, применяемой в отношении штата;
- проведение управленческих мероприятий;
- облегчение градации разрядов квалификации;
- выработка собственных систем оплаты труда.
Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.
Профстандарт в 2018 году
В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:
- список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
- перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
- обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.
Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.
Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.
Содержание и структура
В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:
- Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
- Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
- Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
- Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.
Условия применения
От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.
Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.
Трудовые функции по ЕКС
В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:
- проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
- прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
- передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
- ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
- подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
- слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
- проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
- организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
- прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
- составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
- организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
- контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
- полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
- снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
- печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
- прием лиц, посещающих офис;
- содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
- формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.
[docs]
Что делать, пока не утвержден
Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.
Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.
Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.
Квалификационные требования
Принимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.
Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.
Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.
Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.
Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:
- добросовестность;
- честность;
- исполнительность;
- трудолюбие;
- упорство;
- усидчивость;
- опрятный внешний вид.
В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.
Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:
- функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
- квалификационные требования;
- необходимые практические навыки и теоретические знания;
- порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.
Нормативная регламентация
Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.
Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.30Общие вопросыКак правильно подать в архив запрос о подтверждении трудового стажа и зарплаты
- 2018.07.26Трудовая дисциплинаГарантии и способы защиты чести, достоинства и деловой репутации
- 2018.07.26Общие вопросыИсточник повышенной опасности: правовые основы и определение понятия
- 2018.07.13Договорные отношенияОбразец договора поручительства по Гражданскому кодексу РФ