Инструкции, образцы новости для бухгалтеров, кадровиков, юристов и руководителей ООО и ИП
 

Должностная инструкция секретаря согласно профстандарту

профстандарт секретаряСекретарь – ответственная профессия. К специалисту, занимающему данную должность, предъявляется огромное количество требований. Их перечень отражен в профессиональном стандарте и должностной инструкции.

Что это такое

профстандарт секретаря

Профессиональный стандарт – именно такое название получил важнейший на любом предприятии документ. В нем отражены следующие нормы:

  • трудовые функции сотрудника согласно его квалификационному уровню и занимаемой должности;
  • базовые требования, предъявляемые к знаниям, опыту, практическим навыкам.

Профстандарт секретаря, как и любой другой аналогичный документ, традиционно включает описание качественного уровня специалиста, которому он обязуется в полной мере соответствовать, чтобы иметь возможность работать в штате компании. Об этом написано в ст. 195.1 Трудового кодекса РФ.

На практике все профессиональные стандарты идентичны и обладают единой структурой (на базе Приказа Минтруда РФ №147н от 12.04.2013 «Об утверждении макета профессионального стандарта».

В сравнении со специализированными справочниками, содержащими квалификационные требования и достижения, профессиональные стандарты предоставляют наиболее четкое представление о трудовых опциях работника. Есть предположение, что с течением времени профстандарты станут полноценной заменой квалификационным справочникам как документы, имеющие наибольшее соответствие современным требованиям.

Кроме того, профессиональный стандарт секретаря используется для достижения следующих целей:

  • организация процесса обучения и аттестации работников;
  • формирование политики, применяемой в отношении штата;
  • проведение управленческих мероприятий;
  • облегчение градации разрядов квалификации;
  • выработка собственных систем оплаты труда.

Это далеко не весь перечень задач, которые могут быть решены с помощью данного документа. Но они являются приоритетными для каждой организации.

Профстандарт в 2018 году

В рамках профессионального стандарта секретаря 2018 года представлены следующие данные:

  • список трудовых функций, которые должен выполнять секретарь руководителя или его заместителя, иного сотрудника;
  • перечень знаний, практических навыков и умений, актуальных для конкретного предприятия;
  • обязательный стаж работы и квалификационный уровень для каждой трудовой задачи.

Профессиональный стандарт подразумевает проведение оперирования кодировками ОКЗ и ОКВЭД в целях рационального ведения статистики. По сути, профстандарт представляет инструмент, используемый для унификации всех критериев и требований, которым обязуются отвечать сотрудники, занимающие должность секретаря.

Цель его существования – оптимизация политики кадров в рамках рабочего процесса.

Содержание и структура

профстандарт секретаря В официальном документе профессиональный стандарт, разработанный для секретаря руководителя, находится под номером 447. Структурно он включает несколько основных частей:

  1. Общие сведения. Содержат конкретные материалы относительно кодирования и обозначения цели должности. Здесь же содержатся сведения о полном наименовании должности.
  2. Функциональная карта. В этом пункте полностью отражен весь список функций и указана категория, которой должен соответствовать сотрудник.
  3. Описание трудовых функций. Здесь детально представлен перечень практических навыков и теоретических знаний, которыми должен владеть специалист.
  4. Выходные сведения о разработчиках. В рамках пункта фигурирует указание лица, которое разработало стандарт.

Условия применения

От того, какую степень собранности и организованности имеет сотрудник, находящийся на должности, зависит упорядоченность функционирования всей организации. Его профессиональной подготовкой определяется степень состоятельности руководителя как лидера, способного приводить фирму к успеху.

Использование стандарта позволяет внедрить в рабочий процесс современные наработки в различных областях и оптимизировать хозяйственную деятельность в целом.

Трудовые функции по ЕКС

В соответствии с единым квалификационным справочником (ЕКС), специалист, занимающий эту должность, имеет следующие функции и обязательства:

  • проведение работы, связанной с организационно-техническим обеспечением деятельности руководства;
  • прием корреспонденции, которая поступает на рассмотрение к руководителю – его непосредственному начальнику, напарнику;
  • передача документов в соответствующие структурные подразделения или определенным исполнителям;
  • ведение делопроизводства, осуществление многочисленных операций;
  • подготовка документации, требуемой для выполнения руководителем его должностных обязанностей;
  • слежение за фактом своевременного рассмотрения другими сотрудниками документов, которые поступили на исполнение;
  • проведение проверочных мероприятий в отношении правильности заполнения бумаг, редактирование и внесение корректировок;
  • организация переговоров по телефону, запись информации, адресованной руководителю, при его отсутствии, доведение до его сведения впоследствии;
  • прием важных материалов посредством приемно-переговорных аппаратов, телефонограммы, доведение их до требуемых адресатов;
  • составление запросов и писем, подготовка ответов их авторам;
  • организация заседаний, конференций, совещаний, семинаров, ведение и оформление протоколов, составленных в ходе этих мероприятий;
  • контроль исполнения со стороны сотрудников приказов и распоряжений;
  • полноценное ведение контрольно-регистрационной картотеки;
  • снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми средствами оргтехники;
  • печать служебных данных, которые нужны для работы начальства;
  • прием лиц, посещающих офис;
  • содействие оперативному процессу рассмотрения предложений и просьб;
  • формирование дел согласно утвержденной номенклатуре и утверждение их сохранности.
Читайте также:   Профессиональный стандарт специалиста в области библиотечно информационной деятельности

[docs]

Что делать, пока не утвержден

Регистрация профессионального стандарта произошла в Министерстве юстиции 2 июня 2015 года №37509.

Цель – регламентирование работы сотрудников, которые занимаются подобной деятельностью. В соответствии с данным документом помощники руководителей, делопроизводители, администраторы обязуются обеспечить эффективный процесс реализации управленческих функций и поспособствовать внедрению прогрессивных технических разработок.

Пока новый профессиональный стандарт не вступил в силу, придерживаться его норм необязательно. Тем не менее, работодатели в процессе регламентирования деятельности своих подчиненных могут брать его текст за основу.

Квалификационные требования

профстандарт секретаряПринимаемый на работу сотрудник должен владеть информацией о нормативных документах, постановлениях, распоряжениях, приказах, которые касаются деятельности организации.

Немаловажную роль играет знание структуры и руководящего состава, основ организации делопроизводства, способов оформления и обработки документации.

Предъявляется требование, связанное с правилами пользования устройствами переговоров, печати деловых писем и делового общения, а также нормами охраны труда.

Специалист должен иметь диплом о получении высшего профессионального образования без предъявления особых требований к рабочему стажу или документ, подтверждающий наличие среднего образования с требованием к стажу, который должен составлять от двух лет.

Немаловажную роль играет наличие определенных личностных качеств:

  • добросовестность;
  • честность;
  • исполнительность;
  • трудолюбие;
  • упорство;
  • усидчивость;
  • опрятный внешний вид.

В классическом представлении профессиональный стандарт схож с должностной инструкцией и имеет аналогичную с ней структуру.

Обязательные атрибуты, которые должны присутствовать в документе, следующие:

  • функциональные обязанности, выполняемые в процессе пребывания на рабочем месте;
  • квалификационные требования;
  • необходимые практические навыки и теоретические знания;
  • порядки проведения проверок знаний (аттестации) и определения их результатов.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector