Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Трудовая книжка есть у каждого работника, оформленного официально. Во время исполнения им трудовых обязанностей этот документ находится у работодателя и подлежит учету. Как проводится это мероприятие, и что представляет собой журнал учета трудовых книжек?

Что такое учет трудовых книжек

Есть несколько действий, которые работодатель вправе совершать с трудовыми книжками подчиненных сотрудников:

1. Прием документа от работника, который вновь принят на работу.
2. Заведение новой книги при ее отсутствии или потере.
3. Внесение записи о характере работы, выполняемой сотрудником, а также о переводе, награждении.
4. Хранение трудовой книжки в специально предназначенном месте в целях предотвращения порчи и хищения.
5. Написание информации об увольнении сотрудника.
6. Выдача трудовой бывшему сотруднику или его представителям (если работник умер).

Есть несколько пунктов, которые включает учет движения трудовых книжек на предприятии. Они актуальны даже несмотря на то, что в действующих нормах законодательства четкие определения отсутствуют:

• регистрация документов, принятых от работников, вновь устроившихся на службу;
• регистрация вновь заведенных трудовых для молодых специалистов;
• фиксация факта нахождения книжки на руках у работодателя;
• отражение того факта, что книжка выдана сотруднику в ходе прекращения действия трудового договора.

Необходимость ведения

Согласно общему порядку, установленному в законодательных нормах, во время прихода сотрудника на рабочее место он отдает трудовую книжку в отдел кадров. После этого работодатель вносит в документ соответствующую запись, подтверждающую факт приема в штат. Если ранее специалист нигде не работал, работодатель заводит на него трудовую книжку, а потом заполняет ее.

В соответствии с действующими законодательными нормами каждый работодатель обязуется учитывать сданные сотрудниками книжки, что прописано в п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, которые были утверждены в рамках Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года.

Нормативные акты

Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязуется вести строгий учет трудовых книжек, принадлежащих наемным сотрудникам. В Постановлении Правительства РФ №225 сказано, что немаловажную роль играет изготовление трудовых и снабжение ими работодателей. В соответствии с этими правилами в организации должны вестись следующие документы:

1. Приходно-расходная книга, в которой осуществляется учет бланков и вкладышей. Ведение осуществляется силами бухгалтерии. В документе прописывается число принятых бланков и отпущенных экземпляров.
2. Книга учета движения заполняется специалистами отдела кадров предприятия.

Форма, которой должны соответствовать эти документы, установлена в рамках Инструкции по заполнению трудовых книжек.

Правила и порядок заполнения

Документ должен содержать информацию обо всех перемещениях книжек, принадлежащих специалистам. В настоящее время принято применять унифицированный шаблон этого журнала, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10 октября 2003 года. В этой же бумаге содержится детальная инструкция по оформлению трудовых.

Типовой шаблон состоит из 13 граф. Именно их должен заполнять работодатель при любом перемещении документа. Стоит рассмотреть порядок внесения информации в них пошагово:

• графа 1 содержит хронологический (порядковый) номер документа, подлежащего регистрации;
• графы 2, 3, 4 нужны для указания даты, в которые конкретная книжка поступила к работодателю;
• в графе 5 специалист по кадрам указывает ФИО работника целиком;
• в графе 6 фиксируется номер и серия документа;
• в графе 7 происходит отражение данных о должности владельца трудовой;
• в графе 8 включена информация о структурном подразделении;
• в графе 9 отражаются реквизиты документа, свидетельствующего о закреплении сотрудника в штат;
• в графе 10 проставляется подпись кадрового специалиста;
• в графе 11 информация указывается только при отсутствии трудового стажа, в ней указана полученная от работника сумма;
• в графы 12 и 13 вносится информация в случае, если работник решил уволиться, и книжка возвращается владельцу.

[docs]

Требования к заполнению

В п. 41 Правил, посвященных заполнению журнала учета трудовых книжек, указано, что листы книжки нумеруются и вкладыши также получают порядковые номера. Все элементы трудовой книжки шнуруются, заверяются подписью руководителя, скрепляются печатью или пломбой.

Ответа на вопрос о прошивке этот документ не содержит. Однако в любом случае кончики шнура должны быть свободными, чтобы провести опломбирование или установить печать.

Кто заполняет журнал

Заполнением документа занимается специалист, работающий в кадровой службе. Это может быть главный кадровик, его подчиненный, а также любое уполномоченное лицо.

Как прошить книгу учета

Прошивка книги способствует ее эффективной защите от всевозможного вредительства и изъятия листов со стороны недобросовестных наемных сотрудников. Процедуру должен выполнять строго ответственный и компетентный работник отдела кадров или другой службы, ответственной за ведение документа. Порядок действий следующий.

1. На книге делаются проколы в количестве 2-3 штук. Для этого может использоваться шило или дырокол.
2. Действовать нужно аккуратно, слева на книге, на ее полях.
3. Расположение отверстий должно быть ровным, чтобы они шли как будто в линейку.
4. Затем в них продевается нить, а листы скрепляются.
5. Концы нитки при этом выводятся не в область титульного листа, а на обратную сторону, внутрь, к задней обложке.
6. На них впоследствии ставится пломба или печать.

Дополнительная инструкция по прошивке представлена ниже на видео.

https://www.youtube.com/watch?v=HlDWYx9-6_c

Печать или пломба

Печать является сложной, т. к. в ней присутствуют очевидные недостатки: проблемы в изготовлении, большой объем, хрупкость. Тип пломбы, используемый на практике, с точки зрения законодательства не установлен. Поэтому ответственный специалист может выбрать тот вариант, который подходит ему больше всего. Основная цель применения пломбы заключается в обеспечении защищенности документа от доступа сторонних лиц.

Наиболее простой способ оформления документации – бумажная пломба. Ее использование подразумевает закрепление и приклеивание концов нити посредством маленького листа бумаги, проставление печати. Поскольку книга будет фактически применяться в течение продолжительного времени, можно использовать иные варианты пломбы, например, из пластика, металла, пленки.

Особенности подписания документа

Окончательная (завершающая) подпись проставляется именно силами руководителя организации, а не кадровика. Документ должен включать следующие сведения:

• количество листов;
• должность лица, подписавшего документ;
• его подпись, ФИО.

Ответственность и штрафы за отсутствие журнала учета трудовых книжек и вкладышей

Отсутствие на предприятии используемого документа карается начислением штрафа, которым выражается административная ответственность, предусмотренная ст. 5.27 КоАП РФ.

Государственные инспекторы по труду особое внимание уделяют изучению этого документа. Поэтому если в ходе проверки будут обнаружены погрешности, это станет поводом для начисления штрафа. Во избежание негативных последствий в виде наказаний работодатель должен соблюдать все нормы законодательства РФ и вести книги правильно.

Где происходит регистрация трудовых книжек

В качестве базового инструмента контроля этой документации выступает книга учета. На практике она имеет альтернативное название – регистрационный журнал или реестр. Важность и необходимость ее ведения предусмотрена в п. 49 Правил.

Ознакомиться с особенностями формы документа можно в Приложении №3, оформляемом к Инструкции. Все действия, связанные с трудовыми книжками, должны осуществляться исключительно ответственным лицом, которое назначается для этих целей специально на основании приказа руководителя.

По какой форме ведется документ

Данная учетная книга оформляется и заполняется в соответствии с формой, которая утверждена Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Работодатель имеет право на самостоятельное изготовление журнала учета с использованием собственных предпочтений. Также можно приобрести готовый бланк, распечатанный в типографии.

Наниматель имеет право самостоятельно решать, как организовать учет. Он должен руководствоваться личными возможностями и предпочтениями. Главное, о чем следует помнить – соответствие журнала форме, установленной на законодательном уровне. Немаловажную роль играет соблюдение требований к заполнению, которые установлены нормами действующего законодательства.

Таким образом, ведение журнала учета трудовых книжек – обязательное мероприятие, производимое кадровыми специалистами всех организаций, по определенным правилам.

Как организовать хранение и учет трудовых книжек? Ответ – ниже на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются