Содержание статьи
Выход сотрудников на рабочие места в каждой организации фиксируют в табеле учета. Работник по производственной необходимости может быть направлен в командировку за пределы предприятия. Его нахождение в деловой поездке отмечают в приказном порядке, расчет зарплаты за этот период выполняют отдельно.
Что такое командировка
Выезд специалистов из территории организации по служебным делам и специальным поручениям, исходящим со стороны руководства компании, на срок до выполнения задания, называют командировками. Направление сотрудников для работы в другие места – обычный производственный процесс.
За это время:
- выполняются важные для производства мероприятия;
- сохраняются рабочие места;
- оплачиваются затраты, связанные со служебной деятельностью;
- учитывается период отсутствия работника в рабочем табеле.
В командировку могут послать любого человека из персонала фирмы, на основании приказа работодателя и командировочного удостоверения. Работник обязан документально подтвердить:
- отъезд, дату прибытия, в пункт назначения;
- выполнение производственного задания;
- точки передвижения.
По возвращению на предприятие специалисту предстоит заполнить авансовый отчет, передать его в бухгалтерию, где проверят каждую статью расходов, после утверждения работодателем будут проведены начисления.
Чем регламентируется
Когда сотрудник уезжает в командировку, остаются документы в компании, которая его направила – приказ от работодателя, выданное и зарегистрированное под номером удостоверение командированного.
Действия руководства регламентируют законодательные положения:
- Статья 9 Федерального закона №402 от 06.12.2011 указывает на правила ведения первичных документов, к ним принадлежит табель учета посещения сотрудниками мест занятости, он отражает причины их отсутствия на работе.
- Статья 91 ТК РФ вменяет в обязанность работодателя вести точную фиксацию отработанного времени персоналом по формам Т-12, Т-13.
- Статья 167 ТК РФ указывает на сохранение среднего заработка сотруднику, выполняющему задание за пределами организации.
Представление о табеле учета рабочего времени
Каждая организация имеет документальное подтверждение израсходованного времени на трудовые процессы наёмным персоналом. Табель учёта предназначен для отражения фактической занятости работников.
В производственных планах указывают каждый месяц:
- длительность и количество смен;
- рабочие дни;
- часы.
Запланированное время никогда не совпадет с действительным посещением работы сотрудниками. В табеле собираются все сведения о неявке персонала, причины отсутствия. Эти данные нужны в отделах фирмы для выполнения расчетных операций, по ним будут проходить сверки и контрольные действия, проверяющих лиц.
Представить необходимость табеля можно на примерах следующего порядка:
- бухгалтеру предстоит по занятым дням рассчитывать выплаты зарплаты, отпускных, командировочных;
- представителю ФНС нужно узнать, как начислена оплата за труд для определения налоговой базы, правильности обязательных перечислений в государственную казну;
- сотруднику ФСС необходимо удостовериться в реальном отработанном времени, использовать информацию при начислении социальных выплат;
- трудовая инспекция интересуется, не было ли переработок, нарушений прав работников;
- Росстат собирает статистику для различных аналитических исследований.
Командировку в табеле обозначают кодом «К», это время оплачивается по среднему заработку. Если работы выполняют в выходной или праздничный день, расчет происходит в двойном размере.
Командировочному перед выездом выдают аванс, который будет учтен при окончательном расчете по авансовому отчету, совместно с приложенными платежками в виде чеков, квитанций, подтверждающих расходы в период деятельности.
Как грамотно заполнить документ
Рабочее время в табеле необходимо учитывать правильно и корректными записями. За каждым обозначением стоят деньги – это доход работника и затраты предприятия. Документ отражает действительный распорядок дня, фактическую занятость сотрудников на производстве вне зависимости от занимаемой должности.
Сюда включают присутствие персонала:
- на рабочих местах;
- в отпусках;
- в отгулах;
- в командировках;
- на больничных.
Правила делопроизводства требуют, чтобы образцы содержали следующую структуру:
- наименования табеля;
- даты открытия и закрытия;
- названия предприятия, осуществляющего учет посещаемости сотрудников;
- разделы, показывающие выход и отсутствие на работе;
- измерение в единицах по дням и часам;
- назначение должностного лица, ответственного за ведение документа;
- утверждение графика подписью руководителя фирмы.
В характеристики документа включено следующее:
- заполнение проводят ежедневно в течение расчетного периода;
- завершает оформление суммирование часов, отработанных каждым сотрудником, при необходимости указывают результат первой и второй половины каждого месяца;
- посещение или отсутствие рабочего отражают специальным знаком, его расшифровка стоит в отдельной графе.
После закрытия табеля ставится общее количество часов, отработанных в организации. Исключение принадлежит к командировочным дням, учет часов в этом случае не происходит.
Во время удалённой от предприятия работы могут произойти разные обстоятельства. В табеле учетчик указывает бууквой каждый случай:
- К – рабочий день командировочного.
- В – выходной.
- РВ – привлечение к работе в выходной по приказу руководства.
- Б – больничный лист.
- КС – сверхурочная работа.
- Я – обычная работа по распорядку предприятия.
Если возникает производственная необходимость в командировке для дополнительной занятости, чтобы её оплатили, следует заранее согласовать с начальством основного предприятия и на месте временного труда. В этом случае учитывают переработанные часы, их указывают в графе того дня, в котором совершалась деятельность, данная процедура требует документального подтверждения.
Возвращаясь из командировки, работник привозит выписки от организации, где пришлось выполнять сверхурочную деятельность. Заболевание в неурочный период также предстоит документально доказывать обращением в медучреждение за лечением и больничным листом. Нужно знать, что двойной оплаты не будет, предстоит выбирать, как закрывать табель: по нетрудоспособности или обычной отработке.
Подобное обстоятельство следует предусмотреть, когда болезнь не серьёзная, работник переносит её на ходу, выходит трудиться, рассчитывая закрыть больничный, получить доход по пособию и командировочные дни.
По закону считается, что человек не может сразу быть в двух неоднозначных положениях: болеть и работать. Больного человека заставить работать, отправить в другой город нельзя, но по обоюдному согласованию не запрещено. В этом случае совет может быть единственный: приступать к деятельности следует после окончательного выздоровления.
Разработчики разбили образец на три основные части:
- титульный лист передаёт систему кодов, они отражают каждый возможный случай – дополнительный выходной, болезнь, производственные простои по вине руководства;
- заполненная таблица на 2 странице показывает, сколько дней отработано;
- завершают рабочий график данные по зарплате.
Заполняет форму ответственный за эту работу сотрудник, назначенный руководителем. Если штат позволяет, принимают табельщика.
Ведение табеля выполняют в следующем порядке:
- Назначенный приказом работодателя табельщик ежедневно отмечает фактический выход персонала на работу.
- В последний день месяца график закрывается, его направляют в кадры.
- После поверки и утверждения руководством документ пересылают в бухгалтерию.
Бухгалтер расчетчик по зарплате, никогда не приступит к её начислению, пока не получит на руки, подписанный всеми службами табель. К нему прилагаются приказы, больничные листы, другие подтверждения, объясняющие отсутствие работников.
Когда документ выполнит свою основную функцию, его подошьют для отправки в архив. Здесь бумаге предстоит находиться на хранении 5 лет. В особых местах занятости, сопряженных с опасностью или с вредными для здоровья условиями, срок хранения увеличен до 75 лет.
Табель, в котором учитывают отработанное время каждым работником – важный документ, он нужен многим ответственным службам. Заполняют его аккуратно, без исправлений, корректировка разрешена после передачи исполнителю доказательных фактов.
Дополнительная информация – ниже в инструкции.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются