Табель учета рабочего времени: образец заполнения на 2020 год

В каждой организации, независимо от ее рода деятельности, на каждого работника ведется табель учета рабочего времени. Многие считают, что он не является важным документом, но на самом деле ведение табеля обязательно, а его отсутствие наказуемо.

Для чего нужен и кто заполняет в организации

Табелем учета рабочего времени называется документ, в котором указывается информация о том, сколько смен и какое количество часов фактически было отработано сотрудником за месяц. Также в нем отражаются все прогулы, отпуска и нахождение на больничном.

Табель учета рабочего времени необходим:

1. Бухгалтерии – по данным табеля сотруднику ежемесячно начисляется его заработная плата.
2. Налоговой службе – при проверке правильности уплаты налогов, которые удерживаются с заработной платы, табеля используются для сверки данных.
3. Трудовой инспекции – она может проверить, не нарушает ли работодатель права своих работников.

Ответственного за ведение табеля учета рабочего времени назначает руководитель организации. Для этого оформляется специальный приказ. Обычно этим занимается каждый руководитель подразделения. При многочисленном штате работников в организации может быть открыта отдельная вакансия табельщика.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, который, согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, должен обязательно присутствовать на каждом предприятии, об этом говорится в статье 91.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Для оформления отработанного времени разработаны унифицированные формы Т-12 и Т-13. Разница между ними состоит в том, что форма Т-12 размещается на двух листах, каждый месяц после заполнения она подписывается руководителем и сдается в бухгалтерию для расчета заработной платы.

Что касается формы Т-13, то она оформляется в электронном виде в специальной программе, в которой уже введены все необходимые данные и реквизиты. В конце каждого месяца создается бланк и распечатывается. После документ заверяется руководителем и сдается бухгалтеру по расчету заработной платы.

Поэтапная инструкция по заполнению табеля

В заполнении формы табеля нет ничего сложного, так как все строки и графы имеют обозначения того, какая информация должна в них содержаться.

В первую очередь необходимо заполнить шапку документа:

1. Наименование организации.
2. Наименование структурного подразделения, в котором трудятся работники.
3. Код ОКПО.
4. Номер документа по порядку.
5. Дата составления табеля. В этом месте необходимо вписать последний день месяца. Отчетный период, то есть первый и последний день отчетного месяца.

После заполнения шапки документа можно приступать к оформлению табличной части:

№ колонки	Какие сведения содержатся
1	номер по порядку
2	указывается фамилия и инициалы работника, а также занимаемая им должность
3	табельный номер сотрудника
4	информация по каждому календарному дню, которая показывает, присутствовал ли сотрудник на рабочем месте, сколько часов было отработано фактически
5	сколько дней и часов было отработано каждую половину месяца
6	сколько дней и часов было отработано за весь месяц
7	код, соответствующий тому, по какому поводу начисляются денежные средства
8	корреспондирующий счет бухгалтерского учета, соответствующий статье, на основании которой были произведены начисления
9	указывается количество дней или часов в соответствии с указанным кодом классификации
10	код, соответствующий причине, по которой сотрудник не явился на рабочее место
11	дни или часы, которые работник отсутствовал

После заполнения таблицы располагаются строки для подписей:

• ответственного лица – должность, подпись, расшифровка;
• руководителя структурного подразделения – должность, подпись, расшифровка и дата;
• сотрудник отдела кадров – должность, подпись, расшифровка и дата.

Порядок ведения документа подробно представлен на видео.

Как отразить отпуск

Перед тем как фиксировать в табеле нахождение сотрудника в отпуске, необходимо определить его вид:

1. Очередной – отпуск, который полагается каждому сотруднику ежегодно, обозначается ОТ или ОД.
2. Без сохранения заработной платы – сотрудник имеет право взять несколько неоплачиваемых дней отпуска, необходимых ему по личным обстоятельствам, обозначается ОЗ или ДО.
3. Учебный – сотрудник во время прохождения сессии может не посещать работу, ему оформляется оплачиваемый отпуск, код У.
4. По беременности и родам – обозначается как Р.
5. По уходу за ребенком – этот период также считается отпуском, код обозначения ОЖ.

При фиксировании в табеле отпускных дней ежедневно проставляется соответствующий ситуации код, а часы не указываются.

Обозначения и коды в табличной части документа

Для того чтобы избежать записи большого объема информации, были установлены унифицированные коды и обозначения.

Основные коды по оплате труда:

Код	Описание
2000	заработная плата (в т.ч. вознаграждения и премии)
2012	оплата отпусков
2300	оплата больничного листа
2760	выплата мат. помощи при выходе на пенсию или после увольнения

Коды, обозначающие присутствие сотрудника на работе:

Код	Описание
Я	присутствие на работе
Н	работа в ночное время
РВ	работа в выходные и праздничные дни
С	сверхурочная работа
ВМ	работа вахтовым методом

Что касается нахождения в командировке:

Код	Описание
К	командировка
ПК	командировка, связанная с повышением квалификации
ПМ	командировка, связанная с повышением квалификации, с отправлением сотрудника в другую местность

Отсутствие сотрудника по разным причинам обозначается:

Код	Описание
Б	нахождение на больничном, с оплатой
Т	больничный без оплаты
ЛЧ	сокращенный день
УВ	неполный рабочий день по причине совмещения с учебным отпуском
ПР	прогул
ПВ	вынужденный прогул
Г	сотрудник отсутствует по причине исполнения государственных обязанностей
В	выходной
ОВ	дополнительный выходной, оплачивается
НВ	дополнительный выходной, не оплачивается
НН	нет информации по причине отсутствия
НЗ	остановка работы по причине задержки заработной платы
РП	простой процесса производства по вине работодателя
ВП	простой процесса производства по вине работника
НП	простой производства по другим причинам
ЗБ	забастовка
НО	отстранение сотрудника от работы по каким-либо причинам, оплачивается
НС	работа на условиях неполного рабочего дня
ОД	административный отпуск, неоплачиваемый
ОЗ	отпуск, установленный законодательно, неоплачиваемый

Ведение в бюджетных организациях

В бюджетных организациях также необходимо вести учет рабочего времени. Единственное отличие в его ведении состоит в том, что добавляются обозначения, соответствующие роду деятельности:

Код	Описание
ВУ	выходные по учебе
ЗН	замещение в начальных классах (с 1 по 3)
ЗП	замещение в группах продленного дня
ЗС	замещение в старших классах (с 4 по 11)
ОУ	дополнительный учебный отпуск

Учет рабочего времени также ведется ежемесячно, документ создается 3 дня до начала периода и по его окончанию сдается в бухгалтерию для расчета.

В шапке документа указывается не только наименование организации, но и ставится соответствующий цифровой код.

Штрафы и ответственность

Ведение табеля учета рабочего времени является обязательным для любого предприятия, поэтому ненадлежащее исполнение этой обязанности или полное его отсутствие грозит получением наказания. В таком случае будет признано нарушение трудового законодательства.

Ответственное лицо может получить выговор, если это произошло впервые. При повторном обнаружении нарушения накладывается штраф от 1000 руб. до 5000 руб. Что касается организации, то ей грозит штраф от 30000 руб. до 50000 руб.

Ведение табеля учета рабочего времени необходимо не только на уровне обязанности, это, в первую очередь, облегчает начисление заработной платы каждому сотруднику и позволяет избежать спорных моментов в этом деле. Поэтому относиться к фиксированию фактически отработанного времени нужно со всей ответственностью.

[docs]