Четкие указания относительно формирования авансового отчета по новой форме указаны в Постановлении Госкомстата №55 от 2001 года.
Авансовый отчет подразумевает под собой двухсторонний унифицированный бланк, который в обязательном порядке должен быть заполнен ответственным сотрудником и уполномоченном лицом бухгалтерского отдела в единственном экземпляре.
Общие правила
Унифицированная форма отчета относится к документации, которая подлежит строгой отчетности, предназначенная для передачи налоговому органу.
Документ может быть составлен в бумажном либо электронном виде, с обязательным заверением подписью непосредственного руководства компании.
На оборотной стороне документа уполномоченное лицо обязано отобразить разновидность назначения аванса и все исполненные расходы, которые напрямую связаны с поездкой и перечнем бумаг, способных отобразить различные операции.
Представитель бухгалтерии должен осуществить проверку целенаправленного израсходования денег, отсутствия ошибок и в дальнейшем осуществить расчет принятых и потраченных средств.
Порядок составления
Последний вариант формы отчета, утвержденный законодательством РФ, добавил в себя только строку «расписка бухгалтера, которая подтверждает факт предоставления отчета наемным рабочим». В остальном документ остался прежним и ничем, а его порядок заполнения ничем не отличается.
Норма формирования авансового отчета по чекам с двух сторон заключаются в следующем:
- С лицевой части необходимо указывать сведения относительно наемного рабочего, а также упомянуть документ, который подтверждает предоставление наличного капитала. Дополнительно необходимо отобразить информацию относительно предыдущего выданного аванса (к примеру, есть ли задолженность, в каком размере).
- Обратная сторона включает в себя сведения относительно времени израсходования денежных средств, а также размер, номер и название подтверждающей документации (чеков, накладных и так далее, в строгом порядке очередности).
Вся без исключения подтверждающая документация должна находиться на хранении у наемного рабочего до момента прибытия по месту официального трудоустройства, а после их нужно вклеить отдельным листом.
Размер выплат напрямую зависит от сформированного отчета. По завершению проверки представителями бухгалтерии относительно целевого использования денежных средств и достоверности предоставленных сведений, отчет подлежит заверению руководством компании. Согласно статье 272 Налогового кодекса РФ датой финансовых затрат (внереализационных и прочих) принято считать момент подписания документации.
Пример
Как уже было отмечено раньше, отчет должен в обязательном порядке составлять наемный рабочий и уполномоченный представитель бухгалтерии.
Наемным сотрудником заполняется лицевая часть документации, в которой отображаются сведения относительно:
- полного названия компании;
- времени формирования документа;
- занимаемой им должности;
- табельного номера;
- основания предоставления финансовых средств;
- получения ранее денежных средств и сформированных отчетов по целенаправленному израсходованию денег (был ли остаток или перерасход).
На обратной стороне документа в первых шести строках обязательно следует отобразить сведения относительно произведенных финансовых затрат с отображением времени, номера отчета и сумм по операциям. Вся без исключения документация должна быть пронумерована в строгой очередности.
Второй столбец обязательно должен отображать дату, а третий – номер рассматриваемого документа.
Четвертый столбец отображает сведения относительно цели финансовых затрат, а пятый – сколько денег предоставлено.
Если же речь идет об иностранной валюте, то ее сумма отображается в шестом столбце.
Далее необходимо приступить к заполнению сведений на оборотной части. В 7 и 8 поле необходимо указать информацию относительно размера финансовых затрат, которая подлежит дальнейшему учету, в 9 поле указываются бухгалтерские проводки.
После указания всех необходимых сведений, уполномоченный представитель бухгалтерии должен вернуться к формированию лицевой части, где обязательно следует отобразить:
- остаток либо же перерасход денежных средств по ранее предоставленному авансу;
- полную сумму выданных денежных средств;
- полный размер затрат;
- полную сумму остатка либо же перерасхода относительно авансового отчета;
- все необходимые бухгалтерские проводки.
Все необходимые сведения, которые необходимы для формирования лицевой стороны, берутся с обратной части, а именно из 9 поля.
[docs]
В обязательном порядке руководство компании должно поставить свою персональную подпись в верхней части лицевой стороны.
Необходимость
С целью недопущения бесконтрольного израсходования финансовых средств, в компаниях используется такая подобная форма контроля как авансовая отчетность.
Необходимо понимать, что это подтверждающая документация траты финансовых средств, которые были предоставлены подотчетному уполномоченному лицу. Относясь к первичной документации учета, авансовый отчет в сопровождении с иными документами подается в бухгалтерский отдел учета с целью дальнейшей проверки израсходованных средств и списанию всех затрат. После утверждения руководства компании, отчет подлежит закрытию.
В сформированном приказе обязательно следует отображать временные периоды предоставления подотчетных средств. Во многом это связано с тем, что время регулируются законодательством РФ.
Финансовые средства уполномоченный сотрудник должен получить в кассе компании в сопровождении с расходным ордером. В ордере обязательно предоставленные деньги должны быть расписаны четко по пунктам использования. К примеру, 1000 рублей – затраты на дорогу, 4000 рублей – на приобретение необходимого производственного оборудования и так далее.
Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью говорить о том, что рассматриваемый отчет необходим с целью расчетов с непосредственными материально-ответственными лицами.
Более того, рассматриваемый отчет – это, в первую очередь, документ, который относится к обязательной отчетности.
Срок сдачи
Согласно утвержденным Указаниям Банка России №3210-У, в частности пункта 6.3, период формирования отчета относительно целенаправленного израсходования предоставленных денежных средств составляет не больше 3 календарных дней с момента прибытия на место своего официального трудоустройства.
Отчет по командировке
В том случае, если наемные сотрудники нередко сталкиваются с командировками, то число авансовых отчетов может быть более чем внушительным.
По причине того, что в формировании рассматриваемого отчета принимают участие и наемные сотрудники, которые мало понимают в документообороте, ошибок редко когда получается избежать.
Для возможности сократить число совершенных ошибок, включая возможность предупредить множество вопросов относительно того, как именно и куда следует заносить сведения, рекомендуется сделать небольшую инструкцию, которая позволит понять рабочим все нюансы.
Все без исключения наемные рабочие, которые сталкиваются с формированием авансового отчета, должны помнить о таких нюансах, как:
- Отчет должен быть предоставлен не позднее, чем по истечении 3 календарных дней с момента прибытия в свою компанию из командировки. Рекомендуется оповестить сотрудника о том, что в случае задержки предоставления рассматриваемого отчета есть большая вероятность возникновения негативных последствий. Допускается возможность повлиять на недобросовестного сотрудника в материальном плане.
- В зависимости от того¸ каким образом в компании организован документооборот, допускается возможность применения унифицированного бланка по форме АО-1 либо же разработать персональный образец.
- Отчет формируется исключительно в единственном экземпляре.
Сотрудник обязательно должен заполнять обратную сторону документа либо же те поля, которые отведены исключительно для него, если речь идет о персональном разработанном бланке компанией.
Обязательно следует дополнительно предоставить подтверждающую документацию целенаправленного израсходования денежных средств. Ею могут выступать проездные билеты, гостиничные счета и так далее.
Подтверждению не подлежат только суточные выплаты.
Как показывает практика, в составлении рассматриваемого документа нет ничего сложного. Достаточно только следить за достоверностью указанных сведений.
Все нюансы по заполнению авансового отчета в 1С представлены в данном видео.
https://youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются