Дефектная ведомость на списание материальных ценностей: образец, скачать бланк, как списать, проводки

Содержание статьи

Особенности процедуры
Проводки
Требования к заполнению
Образец

В процессе ведения деятельности практически любое предприятие, хозяйство и организация сталкиваются с износом материальных ценностей, браком, порчей и другими факторами, которые делают невозможным их дальнейшее использование.

Естественно, такие ценности не имеет смысла хранить и накапливать. Процесс утилизации средств предполагает произведение соответствующего документального оформления, который имеет четкий алгоритм действий и должен осуществляться с соблюдением определенных регламентирующих законов.

Одним из документов, который отражает списание средств организации, является дефектная ведомость на списание материальных ценностей.

Особенности процедуры

Процедура снятия с остатка материальных ценностей предполагает наличие документального подтверждения (в частности, дефектной ведомости), которая содержит в себе такую важную информацию:

непосредственное подтверждение факта списания средств;
аргументация (причина) по которой невозможна дальнейшая эксплуатация или использование ценности.

Составление дефектной ведомости осуществляется для таких целей:

обоснования снятия с остатка материальных ценностей с экономической точки зрения;
для использования внутри отдельной компании (организации, предприятия, фирмы) для возможности проведения анализа причин, предшествующих списанию и возможного их устранения;
для предоставления в качестве подтверждающего факта списания любым заинтересованным лицам – акционерам, инвесторам, сотрудникам контролирующих органов и налоговой службы.

Как правило, в компаниях существует определенный порядок, предшествующий списанию материальных ценностей.

Касаемо малоценных средств и товаров или их определенных групп разработан график определенной периодичности – когда может осуществляться списание (к примеру, в продуктовых магазинах для снятия с остатка просроченного товара, которое осуществляется в присутствии комиссии, состоящей из административного персонала).

Списание материальных ценностей со значительной стоимостью может происходить либо после планового осмотра квалифицированными сотрудниками, либо после подачи заявления руководителем подразделения о приходе в негодность ценности и необходимости ее списания.

После выявления необходимости и возможности произведения списания членами утвержденной для таких случаев комиссии (при их личном присутствии) осуществляется оформление дефектной ведомости и ее подписание. При оставлении такой ведомости каждый из членов комиссии должен внимательно ознакомиться с содержимым документа и только после этого ставить свою подпись.

После подписания дефектной ведомости происходит утилизация ценности в порядке, установленном внутренними правилами организации.

Проводки

Особенности и виды проводок при списании материальных ценностей будут зависеть исключительно от причины, по которой организация или фирма решила осуществить такое действие.

ТМЦ

При списании товарно-материальных ценностей, которые приходят в износ, необходимо будет провести операции такого типа:

списание начальной стоимости ценностей;
списание по амортизации;
окончательное списание уже с амортизированного средства.

При списании ТМЦ по причине их порчи или уничтожения вследствие возникших ситуаций бухгалтерия проводит такие документальные операции:

отражение начальной стоимости ценностей;
отражение амортизации по ним;
списание амортизированной цены тех видов ТМЦ, которые не были застрахованы;
отражение цены амортизации всех товарно-материальных ценностей, которые были застрахованы в том объеме, который не превышает страховые выплаты.

Брак у товара

Списание бракованного товара осуществляется посредством таких бухгалтерских проводок:

при оприходовании бракованной продукции по цене ее возможного применения – дебет 10, кредит 28;
отнесение потерь средств по причине брака на виновное лицо – дебет 73, кредит 28;
при списании потерь средств в связи с окончательным браком ТМЦ – дебет 20, 23, 29 и другие, кредит – 28.

Истекший срок годности у материалов

При списании при помощи дефектной ведомости товаров и материалов с истекшим сроком годности применяют такие проводки:

дебет 41 по субсчету «Товары с истекшим сроком годности»;
кредит 41 по субсчету «Товары в торговых залах»;
дебет 41 по субсчету «Товары с истекшим сроком годности»;
кредит 41 по субсчету «Товары в торговых залах».

Требования к заполнению

Основными требованиями, предъявляемыми к заполнению дефектной ведомости на списание товара, являются следующие:

Каждая хозяйственная операция подобного рода должна иметь соответствующее отражение в дефектной ведомости. Причем, если в конкретный момент в наличии имеются однотипные средства, которые можно списать одной ведомостью, то их все включают в документ.
При составлении ведомости учитывают, что отраженная в ней информация может быть юридическим основанием для формирования дел судебного порядка.
Текст документа должен содержать пункты, обязательные для подобного рода документов, даже в случае отсутствия типовой формы или наличия утвержденной внутренними правилами организации.
Подписывать ведомость имеют право лица, допущенные к такой операции внутренним приказом или распоряжением.
При заполнении документа запрещено допускать наличие исправлений, помарок и ошибок.
Как правило, оформление ведомости отражается в специальном журнале учета подобных документов.

Дефектная ведомость должна оформляться исключительно на бумажном носителе вручную или выполняться с помощью компьютерных программ.

Следует отметить, что при необходимости предоставления такого документа любым лицам, организация осуществляет оформление копий за свой счет. Кроме того, контроль за сохранностью документации осуществляют сотрудники, в обязанности которых входит обеспечение целостности и безопасности документов бухгалтерской отчетности и учета.

Изъяты учетные документы могут быть только органами дознания, налоговой службой, органами внутренних дел. Любое изъятие должно подтверждаться оформлением соответствующего акта, на основании которого можно будет объяснить отсутствие того или иного документа. При изъятии либо главный бухгалтер, либо другое уполномоченное лицо может сделать копию ведомости с отражением на ней даты, причины и органа, который осуществил такое действие.

Образец

Типовой формы дефектной ведомости на снятие с остатка товара, которая является обязательной для всех организаций, не существует.

[docs]

Каждый отдельный субъект вправе использовать свою утвержденную внутренним правилами форму, которая должна содержать в себе такую информацию:

Название организации (фирмы, компании). Обязательно прописывать полное наименование без использования сокращений.
Наименование структурного подразделение, на учете которого находится товарно-материальная ценность, подлежащая списанию.
Отражение записи о невозможности дальнейшего использования ценности;
При превышении определенной стоимости списываемой ценности отображается подробная информация о ней. Чаще всего такой пункт может отражаться относительно производственного и торгового оборудования, мебели, отдельных элементов строительного назначения, транспортных средств и их запчастей. По каждой такой ценности прописывается заводской номер и внутренний инвентарный, совпадающий с документацией по учету товарно-материальных ценностей. Дополнительно указывается стоимость основного средства, а также установленный срок его использования, не зависимо от того, снимается с остатка он до или после его истечения.
В отдельных случаях указывают информацию об обнаруженных дефектах или неисправностях. Важным моментом является факт подтверждения неисправности таких материальных ценностей – констатировать их имеют право только специально уполномоченные или назначенные лица, которые в порядке выполнения своих служебных обязанностей, оказания услуг или же наличия профильных знаний могут предоставить достоверную информацию о состоянии основного средства.
Заключение созданной комиссии о необходимости снятия с остатка материальной ценности.
Подпись всех членов комиссии.
Проставление печати на таких документах не является обязательным, но, при необходимости может осуществляться.

Как редактировать дефектную ведомость в Excel? Подробности – в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Образец дефектной ведомости на списание материальных ценностей