Образец приказа о материальной ответственности

Руководитель каждой коммерческой организации стремится всеми способами обеспечить сохранность товарно-материальных ценностей. Для этого назначается ответственное лицо, которому будут доверены такие активы. С ним в обязательном порядке заключается договор о материальной ответственности, благодаря которому субъект предпринимательской деятельности сможет защитить свои имущественные и финансовые интересы.

Такое соглашение заключается со штатным сотрудником на основании приказа, которым руководитель наделяет его определенными полномочиями. Благодаря документальному фиксированию круга обязанностей материально-ответственного лица, руководству коммерческой организации удастся упорядочить процессы как труда, так и производства.

Основания для введения

После оформления договора о материальной ответственности физическое лицо, числящееся в штате организации, принимает на себя обязательства возместить весь причиненный материальный ущерб, если произойдет одно из событий:

• в кассе будет выявлена недостача;
• произойдет хищение или утрата товарно-материальных ценностей;
• случится порча доверенных активов по причине халатности и т.д.

Приказ о назначении материально ответственного сотрудника является документом, предназначенным для внутреннего использования. Основанием для его введения является производственная необходимость в обеспечении сохранности ценного имущества или финансовых активов.

Стоит отметить, что материальная ответственность может быть нескольких видов:

1. Коллективной. Накладывается на нескольких сотрудников.
2. Индивидуальной. Накладывается на конкретного работника.

Процесс возложения материальной ответственности на физическое лицо осуществляется руководством компании по следующей схеме:

• изначально выбирается работник, которому субъект предпринимательской деятельности может доверить товарно-материальные ценности;
• издается руководителем приказ о его полной материальной ответственности;
• на основании распоряжения руководства кадровый отдел готовит дополнительное соглашение к трудовому договору, которое подписывается сторонами;
• проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей, по результатам которой составляется соответствующий акт.

Нормативная база

При документальном оформлении материальной ответственности субъекты предпринимательской деятельности должны ориентироваться на Трудовой кодекс, действующий на территории Российской Федерации. Например, на основании статьи 245 ТК РФ изданный приказ обязаны подписать все работники компании, которые в нем указаны.

В том случае, когда уполномоченное лицо не смогло обеспечить сохранность доверенных ей товарно-материальных ценностей, оно будет привлечено к ответственности как финансовой, так и административной, а может быть и уголовной.

Стоит отметить, что при возникновении такой неприятной ситуации руководством компании также должен быть издан приказ о привлечении нарушителя к материальной ответственности.

В этом документе должны быть указаны веские аргументы, подтверждающие факт нанесения субъекту предпринимательской деятельности ущерба. Если вина сотрудника будет доказана (ст. 233 ТК РФ), то он обязан возместить все потери компании, либо бухгалтерия будет ежемесячно удерживать с его заработной платы фиксированную сумму (по договоренности с руководством).

Виды и порядок оформления

Субъекты предпринимательской деятельности могут издавать два вида приказов о материальной ответственности:

1. Индивидуальной.
2. Коллективной.

Стоит отметить, что на сегодняшний день форма таких документов не закреплена на законодательном уровне, поэтому каждая компания может самостоятельно разрабатывать бланк. Но, при этом, должны быть учтены все основные требования, предъявляемые к оформлению кадровой и деловой документации.

Субъекты предпринимательской деятельности могут для этих целей задействовать фирменные бланки, писать приказы от руки или посредством печатной и компьютерной техники. Что касается формата документа, то он может быть любым, но большинство компаний все же отдают предпочтение стандартному А4.

Такой документ составляется в одном экземпляре, если иного не требует сложившаяся ситуация. Его в обязательном порядке должен завизировать руководитель, а также подписать все лица, на которых возлагаются определенные обязанности (в данном случае речь идет о коллективной ответственности).

[docs]

При составлении такого документа необходимо учитывать следующие рекомендации:

1. В приказе не должно быть никаких помарок, ошибок и опечаток. Также запрещается делать какие-либо исправления, даже если они могут показаться несущественными.
2. Документ после подписания руководителем должен заверяться мокрой печатью компании. Стоит отметить, что если в учетной политике субъекта предпринимательской деятельности указано, что внутренняя документация не должна иметь оттиска печати, то ее можно не ставить.
3. Бланк может оформляться в одном экземпляре. Но, если работник потребует для себя копию, придется составлять два экземпляра.
4. После подписания должна быть проведена регистрация приказа. Для этих целей у субъекта предпринимательской деятельности должен быть выделен соответствующий учетный регистр.
5. С документом необходимо ознакомить всех физических лиц, которых он касается. Если в компании отсутствует журнал, в котором работники ставят подписи о том, что их руководство уведомило о той или иной рабочей ситуации, то они проставляют свои автографы на оригинале приказа.
6. Бланк подшивается в папку, в которой хранится вся распорядительная документация.
7. После завершения прописанного периода действия материальной ответственности бланк передается в архив организации и хранится в нем на протяжении нескольких лет.

Формы и структура

При составлении этого внутреннего документа субъектам предпринимательской деятельности рекомендуется придерживаться следующей структуры:

1. В правом верхнем углу должна быть шапка. Указывается полное название коммерческой организации, ее реквизиты.
2. Через несколько пустых строк, по центру, пишется слово «ПРИКАЗ» и его порядковый номер.
3. Через строчку указывается: населенный пункт и дата составления.
4. Прописывается основание для издания приказа. Например, возникла необходимость в обеспечении сохранности товарно-материальным ценностям, принадлежащим субъекту предпринимательской деятельности. Если речь идет о коллективном приказе, то основанием может стать отсутствие возможности разграничить материальную ответственности среди группы сотрудников.
5. По пунктам формулируется основной текст документа. Например, указывается ФИО работника, подразделение в котором он числится, определяется круг его обязанностей и т. д.
6. Назначается лицо, которое будет отвечать за исполнение распоряжения руководителя.
7. Выделяется место для подписи начальника с расшифровкой его ФИО и для мокрой печати.

Семинар по материальной ответственности представлен ниже.