Образец акта приема-передачи материальных ценностей

В процессе ведения предпринимательской деятельности бизнесмены и сотрудники фирм часто сталкиваются с ситуациями, когда одно лицо принимает на себя ответственность за какую-либо материальную ценность. Естественно, такая ответственность может быть сопряжена с возмещением ущерба в том случае, если при хранении (реализации, реконструкции и прочих действиях в рамках договоренности) материальный объект был утерян, приведен в негодность, испорчен.

Форма

В настоящее время большинство документов, применяющихся при хранении ценностей, вводе в эксплуатацию и носивших ранее обязательный характер уже не являются единственными разрешенными к использованию.

Такое же положение вещей касается и акта приема-передачи материальных ценностей – каждая отдельная организация вправе использовать свою разработанную форму (разумеется, по согласованию со второй стороной предпринимательских отношений).

В то же время, можно использовать унифицированную форму, которая была предусмотрена законодательством Российской Федерации как обязательная, но сейчас носит лишь рекомендательный характер.

Форма такого документа имеет свой код по классификатору ОКУД – 0335001 и тип – МХ-1. Поскольку такая форма содержит в себе все необходимые реквизиты, указание которых является важным моментом как для передающего на хранение, так и принимающего лица (или фирмы) на практике чаще всего применяют именно ее.

[docs]

Кроме того, типовые программы ведения бухгалтерского и товарного учета содержат в себе такие рекомендуемые формы, заполнение которых максимально автоматизировано и удобно к оформлению и распечатке.

Необходимость заполнения

На практике к заполнению акта приема-передачи прибегают в различных ситуациях:

1. В том случае, если работник или сотрудник фирмы в процессе выполнения своих трудовых обязанностей осуществляет обслуживание хранящихся предметов или объектов. Кроме того, в процессе работы он может каким-либо образом повлиять на их целостность, спровоцировав снижение стоимости или же и вовсе привести вещь в негодность.
2. Когда одно юридическое или физическое лицо принимает на хранение товар (вещи, объекты и пр.) у другого лица или гражданина.
3. Когда к какому-либо объекту или предмету применяют выполнение действий или работ, связанных с перевозкой, ремонтом, доработкой, реконструкцией, продажей. В том случае, если такие действия выполняет группа лиц, то может вменяться несение коллективной материальной ответственности.

Те объекты, в отношении к которым применяется оформление акта приема-передачи материальных ценностей, следующие:

• тара из любых материалов;
• инвентарь, применяемый для выполнения хозяйственных, строительных и других видов работ;
• топливо и смазочные материалы;
• строительные материалы;
• товары и продукция после их выхода с предприятия, которая подготовлена к реализации и использованию по назначению;
• полуфабрикаты, которые являются промежуточным звеном на переходе от сырья к готовой продукции;
• запасные части машин и аппаратов;
• сырье и вспомогательные материалы, которые могут использоваться для осуществления переработки или производства.

Кроме того, лиц, которые будут осуществлять хранение материальных ценностей, условно разделяют на две группы:

1. Профессиональные. Сюда относят фирмы и организации любой формы собственности (как физические, так и юридические лица). Такие бизнесмены и предприниматели получили право (разрешение или лицензию) на осуществление определенного вида деятельности. Чаще всего это ломбарды или фирмы, оказывающие услуги хранения любых видов ценностей и за свои действия в рамках отдельного договора они получают вознаграждение.
2. Непрофессиональные – фирмы, занимающиеся другими видами деятельности и не обладающие разрешительными документами или лицензиями. Обычно процесс хранения ценности в таком случае носит разовый характер и осуществляется на бесплатном основании.

Требования

На практике заполнение подобного акта требуется для работников и сотрудников таких должностей и специальностей:

• сотрудников ломбарда, комиссионных магазинов одежды и техники либо других должностей, в чьи непосредственные обязанности входит хранение определенных материальных ценностей;
• работников, связанных с изготовлением денежных купюр;
• руководителей производства и строительных участков и организаций;
• руководителей торговых точек и учреждений, заведений общественного питания, гостиниц;
• продавцов, сотрудников, связанных с товарными поставками (при их непосредственном участии в процессе перевозки или хранения);
• кассиров и контролеров;
• специалистов банковской сферы в том случае, если их профессиональная деятельность связана с депозитами.

Основные требования (нюансы), которые следует учитывать при составлении акта, такие:

1. Любая из участвующих в отношениях сторон (как организация или лицо передающее на хранение, так и принимающая) может внести какие-либо замечания, касающиеся имущества, которое подлежит хранению. Для подобных заметок и информации в акте имеется специальная графа.
2. Акт приема-передачи обязательно должен содержать подписи как принимающей на хранение стороны, так и передающей.
3. При использовании своих внутренних форм такого документа необходимо придерживаться правил Госкомстата и указывать обязательные реквизиты сторон.
4. При наличии каких-либо дефектов или недочетов у ценностей обязательно необходимо их фиксировать. В первую очередь, это важно для стороны, принимающей на хранение, поскольку по умолчанию любая вещь признается как соответствующая качеству и требованиям к ней.
5. Обязательно присутствие в акте строки для указания об отсутствии взаимных претензий.
6. Особо ценные продукты, вещи и товары необходимо описывать подробно с указанием кода (марки, артикула, пробы и т.д.).

Пример

Пример заполнения акта отражает обязательные пункты подобного документа и не зависимо от того, для каких конкретно целей применяется (продажа, хранение, аренда, залога) содержит в себе следующую информацию:

1. Название документа.
2. Полная дата (число, месяц и год) составления акта приема-передачи, утверждения и непосредственно перехода ответственности за ценность от одного лица к другому.
3. Порядковый номер документа (как правило, он присваивается по внутренней нумерации одной из организаций – либо принимающей на хранение, либо передающей).
4. Место оформления и подписания акта (город или населенный пункт).
5. ФИО лица, ответственного за дальнейшее хранение, его должность, если он является сотрудником принимающей организации, также название и основные реквизиты самой организации (фирмы, предприятия).
6. ФИО лица, должность и название организации, которая осуществила передачу на хранение материальной ценности.
7. Полный перечень всех товаров, материалов и объектов, которые передаются под ответственность другого лица. Указывают полные данные – наименование, количество, единицы измерения количества (литры, килограммы, метры, штуки). Кроме того, обязательно фиксируется стоимость материальных ценностей. Данное требование, прежде всего, обязательно по причине возможности возникновения ситуации, при которой произойдет порча имущества или товара по вине ее хранителя. Тогда в соответствии с договором (если он предусматривает такой пункт) ответственное лицо будет обязано возместить причиненный материальный ущерб, связанный с несением убытков передавшей на хранение стороной.
8. Список дополнительной документации, которая может прилагаться к ценностям.
9. Особые условия хранения материальных ценностей. Этому пункту стоит уделить особое внимание. К примеру, если передающая на хранение сторона не сообщит о возможных факторах (сильная влажность, высокая или низкая температура, попадание прямых солнечных лучей и т.д.), которые могут ухудшить качество ценности и такая ситуация произойдет, то принявшая на себя ответственность сторона вправе не возмещать причиненный ущерб.
10. Подписи обеих сторон (передающей и принимающей на хранение).

Составленный акт как минимум подписывается в двух экземплярах и заверяется печатями (в том случае, если они имеются у организаций). Один экземпляр остается у принявшей стороны, второй у передавшей ценность на хранение.

Формирование акта в 1С представлено ниже.