Документальное обеспечение сохранности конфиденциальной информации

Сохранение коммерческой тайны часто является жизненно необходимым для коммерческого успеха предприятия. Для того чтобы организовать и обеспечить выполнение соответствующих мер, нужно проделать значительную работу.

Но во избежание излишне строгих или, наоборот, неконкретных требований, руководителю компании лучше изучить норматив по поводу того, что представляет собой режим обеспечения конфиденциальности на предприятии.

Нормативная база в отношении режима конфиденциальности

Чаще всего работодатель настаивает на том, чтобы новый сотрудник подписал обязательство о неразглашении, даже если организация не самая крупная и особых секретов у нее нет. Это означает, что во время работы человеком, возможно, будет получена информация, которая является коммерческой, служебной или профессиональной тайной. От работника требуется, чтобы соответствующая информация им не распространялась.

В вопросах охраны коммерческой тайны необходимо руководствоваться законом №98-ФЗ от 29 июля 2004 года. При этом речь идёт о сведениях, которые:

• позволят в процессе своей деятельности избежать излишних убытков, дают возможность сократить расходы;
• будут содействовать сохранению существующей рыночной доли предприятия или позволят её увеличить;
• помогут увеличить доходы от бизнеса;
• позволят получить коммерческую выгоду любого другого рода.

При работе в качестве государственного служащего человек получает доступ к особым сведениям, составляющим служебную тайну. Отдельного федерального закона, регулирующего отношения, связанные с её соблюдением, нет. Однако в Указе Президента №188 от 6 марта 1997 года имеется перечень сведений, которые составляют служебную тайну. Подобное понятие может относиться только к государственным служащим. Вот несколько примеров:

• информация, относящаяся к тайне следствия;
• сведения, составляющие военную тайну;
• данные, связанные с усыновлением.

Ещё один вид негласной информации составляет профессиональная тайна. Здесь речь идёт о сведениях, которые попадают к работнику вследствие выполнения им профессиональных обязанностей (врачи, кадровики, банковские клерки и работники ломбарда).

Разработка и утверждение режима коммерческой тайны

Для установления режима соблюдения коммерческой тайны, необходимо сделать следующее:

1. Внутренним документом определить, какие конкретно данные относятся к коммерческой тайне. Для этого необходимо составить подробный её перечень и список мест хранения.
2. Определить меры, которые направлены на ограничение доступа к этим данным. Нужно разработать порядок обращения к ним и обеспечить контроль над его выполнением.
3. Организовать учёт лиц, имеющих доступ к таким данным, и наладить контроль за выполнением соответствующих правил.

Для реализации этих принципов нужно:

1. Издать приказ о том, что на предприятии действует режим коммерческой тайны.
2. Сформулировать политику по обеспечению этого режима.
3. Сформулировать перечень сведений ограниченного доступа или конфиденциального характера
4. Назначить ответственных лиц, в чьи служебные обязанности будет входить организация такого порядка и контроль его соблюдения.

Важно, чтобы руководство компании позаботилось о соблюдении некоторых нюансов:

• в уставе предприятия было зафиксировано, что на нём применяется режим коммерческой тайны;
• сотрудников под подпись известили о необходимости его соблюдения;
• необходимо, чтобы реально предпринимались меры по защите информации (нанесение соответствующих грифов, хранение в сейфах или других закрытых помещениях).

Само положение должно включать следующие разделы:

1. Общие вопросы. Здесь разъясняется цель создания документа.
2. Порядок действий по отнесению сведений к категории секретных.
3. Перечень прав организации на охрану своей информации от разглашения.
4. Детальная расшифровка понятия коммерческой тайны. Здесь указывают, какие данные и почему подлежат охране от разглашения. Также нужно упомянуть, какая информация не может считаться коммерческой тайной.
5. Меры по охране данных. Здесь определяются обязанности руководителей и сотрудников в данной сфере.
6. Фиксируется порядок доступа к таким сведениям.
7. Перечисляются меры ответственности в различных случаях.
8. Заключительные положения документа.

В приказе об установлении перечня конфиденциальных сведений указывают:

• перечень охраняемых сведений;
• определяются правила использования грифа «Коммерческая тайна»;
• указывается, что нарушение правил конфиденциальности влечёт за собой ответственность.

Составление соглашения с работниками

Хотя заключение соглашения о конфиденциальности уже давно используется в практической деятельности, каких-либо особых формальных требований по составлению указанного документа не предусмотрено. Желательно, чтобы образец документа содержал следующие части:

1. Вводная часть, в которой указываются наименование данного документа, место и дата заключения, указание цели, в соответствии с которой происходит оформление.
2. В части, относящейся к предмету соглашения, указывают, какие именно сведения рассматриваются в качестве конфиденциальных.
3. Подробно рассматриваются обязательства сторон, относящиеся к режиму конфиденциальности.
4. В документе, как правило, присутствует общий раздел, в котором оговаривают, что нужно делать при наступлении тех или иных ситуаций.
5. Обязательно присутствует раздел, относящийся к ответственности за разглашение и срок действия соглашения.
6. Дата, подписи сторон и их реквизиты.

При подписании документа необходимо внимательно ознакомиться с его содержанием, уяснить для себя правила, которые требуется соблюдать и выполнять их во время работы на предприятии.

Состав доверяемой информации

Обычно конфиденциальная информация относится к одной из следующих категорий:

• разного рода финансовые данные (они могут включать в себя информацию о долях в уставном капитале, величине активов, используемых предприятием, наличии финансовых средств на банковских счетах фирмы и другие аналогичные сведения);
• платёжные сведения (к этой категории можно отнести вопросы, относящиеся к стоимости товаров, услуг, размерам различных платежей и составе договоренностей с контрагентами);
• авторская информация (при производстве товаров или оказании услуг может применяться технология, придуманная на фирме, а также разработки самого предприятия или оплаченные авторские права третьих лиц);
• производственно-технические сведения об используемом сырье или применяемом оборудовании.

Порядок работы с конфиденциальными данными

Для того чтобы повысить уровень защиты информации на предприятии, необходимо подготовить и принять документ, который устанавливает порядок проведения с такими данными. В соответствии с ним:

• организовать ограниченный доступ сотрудников к таким данным, минимизировав возможность утечки (хранение данных в защищенных помещениях, пропускной режим, маркировка документации);
• при найме новых сотрудников предусматривать подписание ими документов, обязывающих не разглашать охраняемые на предприятии конфиденциальные сведения.
• вести учёт при работе с охраняемой информацией (регистрация в журналах факта выдачи, перемещения между сотрудниками, разработка и соблюдение регламента уничтожения бумаг).

Ответственность за разглашение

Уровень ответственности связан с конкретными обстоятельствами произошедшего разглашения. Если это произошло исключительно по причине неосторожности, то, скорее всего, результатом будет дисциплинарное взыскание.

К сожалению, иногда утечка может быть связана с наличием корыстных мотивов. В этом случае уровень ответственности возрастает. При этом конкретные последствия будут связаны с обстоятельствами дела. Например, если произошло разглашение подробностей технологии производимого продукта, то компания, вероятно, получит убытки. С виновного при этом могут потребовать их компенсации. Данный вид ответственности предусмотрен статьёй 1472 ГК РФ. При этом речь идёт о полном возмещении всех видов убытков, связанных с произошедшей утечкой.

Уголовная ответственность может наступить в случае, если сотрудник намеренно собирал конфиденциальные данные на предприятии с целью передать их другим лицам. В статье 183 УК РФ предусмотрено наказание за такие действия – лишение свободы на срок до 7 лет. Тяжесть приговора зависит от конкретных последствий совершения преступления.

В случаях, когда разглашение не приводит к тяжким последствиям, может быть применена статья 13.14 КоАП РФ. В этом случае виновного ждёт штраф. Его величина для рядовых сотрудников не превышает 1000 рублей. Если нарушение совершено должностными лицами предприятия, то он будет более значительным и может составить от 4000 до 5000 рублей.

В некоторых случаях могут быть применены статья 14.33 КоАП, относящаяся к недобросовестной конкуренции или статья 178 УК РФ, которая предусматривает наказание за её ограничение.

Сроки сохранения секретов после увольнения

Факт увольнения работника не влияет на режим сохранения конфиденциальной информации. Ответственность за разглашение после увольнения остаётся такой же, как и в период трудоустройства.

Расписка о неразглашении

Иногда для охраны конфиденциальной информации не оформляется отдельное соглашение, а подписывается соответствующая расписка. Такой вариант сохранения секретов сотрудничества подходит для работы с контрагентами, как на постоянной основе, так и при разовых сделках. Обычно она составляется следующим образом:

1. Наименование документа («Расписка»).
2. Указания личных данных. При этом приводятся фамилия, имя, отчество, должность ответственного сотрудника. В некоторых случаях объём информации, которую необходимо здесь указать, может быть увеличен. Например, могут потребоваться паспортные данные.
3. Контрагент или работник обязуется не разглашать конфиденциальную информацию. При этом учитывается не только та, которую он узнал на предприятии, но и любые известные ему данные, подпадающие под ограничения.
4. При попытках других лиц получить такие сведения он обязуется уведомлять работодателя или уполномоченного сотрудника своего партнера.
5. В случае увольнения или прекращения сотрудничества также обязуется не разглашать известные ему конфиденциальные сведения.
6. Далее ставятся дата, подпись и её расшифровка.
7. Внизу фиксируются данные сотрудника, который отобрал эту расписку и дата, когда это было сделано.

[docs]

Когда ответственность за разглашение не последует

В соответствии со ст. 5 закона 98-ФЗ, есть информация, которая не может считаться конфиденциальной:

• устав и учредительский договор предприятия, должности и имена первых руководителей;
• документы, дающие право на ведение бизнеса (лицензии и разрешения);
• данные о составе и численности работников предприятия, задолженностях по выплатам зарплаты;
• данные о загрязнении окружающей среды;
• другие сведения.

За их разглашение нельзя применять нормы, связанные с охраной конфиденциальной информации. Также не получится привлечь к ответственности тех сотрудников, которые не были письменно проинформированы о режиме конфиденциальности, тем более, если на попавших к ним документах не было отметок об их секретности.

Ниже приведены советы практикующего юриста в отношении ряда нюансов по введению режима коммерческой тайны в компании и его соблюдению членами коллектива.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2019.01.23Налог на имущество организацийОплата налога на имущество физических лиц через Сбербанк Онлайн
• 2019.01.22Каталог франшизУсловия и цена открытия ресторана по франшизе Макдональдс в России в 2020 году
• 2019.01.22Кредитование малого бизнесаОсобенности и «подводные камни» банковской карты с овердрафтом
• 2019.01.22ПСНПравила заполнения и образец заявления на патент для ИП на 2020 год