Внесение исправлений в трудовую книгу

Увы, но даже сотрудники бухгалтерии, отдела кадров и канцелярии, работающие на протяжении длительного периода времени, зачастую не понимают, как исправить информацию, поданную в трудовой книжке. Несмотря на то, что в этом документе редко присутствуют ошибки, все же, вероятность внесения неправильных записей существует всегда. Не стоит расстраиваться, если неточность была допущена – ее не только можно, но и нужно исправить в соответствии с требованиями действующего законодательства.

Правовое регулирование

Представители Министерства труда и социального развития более 15 лет назад создали специальную инструкцию, согласно которой, устанавливаются правила заполнения трудовой книжки. Здесь также есть требования касательно того, как правильно вносить исправления, если таковые действительно необходимы. В процессе работы с такого рода документацией надо обязательно обращать внимание и на требования 225-го Постановления, отвечающего за хранение и ведение подобного рода документов.

Как внести исправление в трудовую?

Определить наличие проблем, вызванных внесением неправильных сведений в трудовую книжку, достаточно просто. Несмотря на то, что представленные данные исправляются по идентичной схеме, каждая из ситуаций характеризуется наличием ряда уникальных особенностей.

При оформлении трудовой книжки необходимо внимательно отнестись к установленным правилам, предусмотренным отечественным законодательством. В противном случае вы заставите своего специалиста столкнуться с проблемами, связанными с расчетом величины пенсии при наступлении положенного периода.

Запись неверна

Допустим, текст внесла другая организация. Если недочет допущен представителями кадровой службы другой компании, сотрудники новой организации обязаны предложить свою помощь в исправлении. Для этого подаются на проверку все необходимые документы, которые подтверждают наличие допущенной ошибки и подтверждают правдивость иной информации.

Бывает и так, что ошибка была допущена в трудовой книжке бывшего сотрудника, который пока что не успел найти новое рабочее место. В такой ситуации решить проблему способен последний работодатель. Чтобы урегулировать неприятную ситуацию, достаточно выполнить действия, описанные ниже.

1. Графа «Сведения о работе» пополняется новой записью, текст которой указывает название организации. Таким образом, появляется возможность открыть блок записей от предыдущего работодателя. Причина простая – раньше сотрудники кадрового отдела поставили запись об увольнении, поэтому профильным органам не будет понятно, кто вносит сведения и чем именно руководствуется.
2. Прописывается информация касательно даты добавления новой информации. Подается в виде арабских цифр.
3. После совершения этих манипуляций оставленная выше запись получает статус недействительной. После нее обязательно прописывается правильная информация.
4. Для подтверждения новых сведений предусматривается наличие реквизитов Приказа, посредством которого можно проверить подлинность данных.
5. Представитель отдела кадров и бывший работник ставят свои подписи. После простановки печати организации блок исправлений закрывают.

Ниже предлагаем ознакомиться с фотографией исправленной трудовой книжки согласно правилам, прописанным выше.

Неправильная дата

Представитель кадрового отдела должен всегда следить за правильностью вносимой информации. Если поставить не ту дату в трудовой книжке, ее владелец столкнется с серьезными проблемами в рамках обращения к представителям Пенсионного фонда. Соответственно, это вынуждает самого работника предварительно проверить указанные данные, присутствующие в документе. При возникновении ошибок, связанных с датой приема в организацию, либо с другими датами, следует как можно быстрее внести изменения и прописать правильную информацию.

Обнаружив наличие неправильной даты, специалисту надо выполнить следующие действия.

1. Составляется официальное заявление, которое передается директору. В тексте указывается просьба исправить допущенную ошибку.
2. Разрабатывается приказ о внесении исправление с присвоением уникального номера.
3. Представитель отдела кадров должен подтвердить недействительность поданных сведений. Подтверждение информации подается исключительно в письменном виде. Устная форма не предусматривается.
4. Вписывание правильной даты с простановкой номера приказа. Именно он является основанием для внесения такого рода изменений.
5. Специалист указывает свои инициалы, точное название должности, ставит подпись и печать.

Если кадровик допустил ошибку в дате рождения специалиста, ее надо полностью зачеркнуть обычной сплошной линией. Над неправильной датой подается правильная информация. Примечательно, что сборку информацию надо конкретизировать, а именно – указать номер паспорта и серию с правильными данными. Ознакомиться с примером вы можете ниже.

Неправильное внесение реквизитов приказа

Сотруднику кадровой службы всегда надо знать, что необходимо делать, если случайно была допущена ошибка, связанная с внесением реквизитов приказа. Сведения о документе, позволяющего вносить данные, всегда должны быть точными. Соответственно, неправильные сведения могут привести к проблемам в будущем.

Как показывает практика, в большинстве ситуаций информация подается согласно специально составленному приказу. Вносить сведения следует согласно следующему порядку: наименование документа, дата и уникальный номер. Категорически запрещено менять последовательность – в противном случае это будет считаться ошибкой. Если вам надо изменить запись в результате добавления неправильной информации, придется продублировать сведения в записи, но при этом последнюю графу подают без наличия ошибки.

При наличии ошибки в самом приказе, в четвертой графе обязательно подается номер и серия приказа об отмене.

Замена информации на титульном листе

Основная информация касательно работника всегда указывается на титульном листе трудовой книжки.

Под данными, указанными неправильно, составляется пометка о том, что информация, представленная выше, является недействительной. Далее подается корректная информация. На титульном листе можно зачеркивать слова, но делать это только в исключительной ситуации. После того, как неправильное слово зачеркнуто, его заменяют правильным. Остается только заверить новый вариант у работодателя, а затем проставить печать. Пример – ниже.

Как исправления, так и сами сведения прописываются исключительно темно-синей, черной или фиолетовой ручкой, чернила которой характеризуется устойчивостью к влиянию света и воды. Чаще всего исправления случаются в результате перехода на новую фамилию.

Как исправить неточности во вкладыше?

Иногда приходится сталкиваться со специалистами, которые периодически меняют место работы и должность. Соответственно, при частом переходе с одного места работы на другое разделы могут полностью закончиться. Чтобы внести изменения касательно работы, к трудовой книжке надо приложить дополнительный вкладыш:

• при наличии неправильной записи, сделанной в процессе оформления нового вкладыша, его надо уничтожить. Далее составляется специальный акт;
• при наличии уже проставленного номера и серии на первой странице, в новом бланке также указываются эти сведения;
• допустив ошибку в любой из ранее сделанных записей, процедура исправления остается прежней. Изначально проставляется порядковый номер записи, а далее добавляется дата внесения исправления. Сотрудник указывает правильные данные;
• новую информацию всегда надо подтверждать с помощью Приказа. Его инициалы должны быть идентичными Приказу, опубликованному в предыдущей записи.

При внесении изменений в трудовую книжку всегда надо быть предельно внимательным. Убедиться в правильности добавленных данных может не только представитель кадрового отдела, но и сам специалист.

В данном видео содержится дополнительная информация о том, как правильно вносить изменения в трудовую книгу.