Изменение фамилии в трудовой книге после замужества

Иногда работодателям приходится сталкиваться с ситуациями, когда их сотрудник принял решение изменить фамилию. В таком случае появляется ряд вопросов. Например, нужно ли вносить изменения в существующую трудовую книжку, и если да, какие действия необходимо предпринять. Попробуем дать развернутые ответы в этой статье.

Нужно ли менять фамилию в трудовой?

Работнику не надо пренебрегать необходимостью оповещения своего работодателя об успешно завершенной процедуре смены фамилии. Невыполнение этого требования приводит к тому, что документы могут стать недействительными. Соответственно, подтвердить факт работы в соответствии с законом будет проблематично.

Работодатель несет полную ответственность за внесение дополнительной информации в предоставленную ему трудовую книжку. Представители кадрового отдела обязаны проводить проверку изменений в сфере трудового законодательства. Таким образом, это позволит корректно оформить все необходимые документы и предотвратить отвлечение специалистов от ведения работы.

Как работник, так и руководство обязаны всегда помнить о том, что процедура смены имени или фамилии приравнивают к смене персональной информации о сотруднике. Принятое ранее решение изменить фамилию ни в коем случае не должно сказываться на установленных правах и обязанностях.

Тем не менее, перед тем, как оформить все необходимые документы, необходимо ознакомиться с бумагами, включающими в себя сведения о порядке использования и ведения специалистов. Далее надо изучить информацию, касающуюся своих прав и обязанностей. Только после этого проставляются необходимые подписи. В случае с работодателем, в его обязанности входит оповещение специалиста о предстоящих действиях, а также консультирование человека по поводу дальнейших действий с трудовой книжкой в процессе смены фамилии.

Общие правила внесения изменений

Согласно текущим нормам отечественного законодательства, существуют два обстоятельства, способные в той или иной степени повлиять на добавление новой информации в трудовую книжку.

1. Если гражданин принял решение поменять фамилию, либо другую персональную информацию, добавить обновленные данные должен специалист отдела кадров, за которым числится сотрудник.
2. Если по тем или иным причинам человек перешел на новую работу, и отдел кадров заметил наличие ошибок, допущенных на предыдущем рабочем месте, внести поправки можно на новом месте.

Перед внесением каких-либо изменений необходимо убедиться в том, что сотрудник имеет на руках официальные документы, с помощью которых можно подтвердить факт изменения фамилии. Это указано в соответствующем Постановлении. Трудящийся составляет заявление в письменном виде, к которому прилагаются копии необходимых бумаг. Заверять их у нотариуса не надо.

Менять записи в процессе смены данных надо в несколько этапов.

1. Сначала вносятся исправления в соответствующую графу. На первом листе указывается новая фамилия. Старая ровно вычеркивается. Если есть свободное место, подается новая фамилия. Правила также разрешают указывать надпись в верхней части над словом, вычеркнутым ранее.
2. Основная информация, содержащаяся в оформленном свидетельстве из ЗАГСа, вписывается на внутренней стороне обложки таким образом, чтобы оставить дополнительное место под внесение реквизитов последующих документов. Иными словами, если сотрудник оформит развод, должно остаться свободное место, чтобы вписать новую фамилию. Согласно мнению опытных специалистов, экономить место следует в обязательном порядке.
3. Под записью о номере и серии свидетельства, а также других данных указываются данные ответственного лица, которое оставляет собственную визу и личную информацию. Печать проставляется таким образом, чтобы не навредить удобочитаемости документа.

Образец записи

Ниже предлагаем вашему вниманию пример внесения изменений в трудовую книжку, если сотрудник поменял фамилию.

Перечень документов

В качестве главного основания, способствующего внесению поправок в имеющуюся трудовую книжку, выступает приказ, оформленный руководителем. Сотрудник обязан поставить в известность руководство или отдел кадров о событии, которое послужило причиной изменения идентификационных данных.

После внесения изменений в трудовую книжку отдел кадров ознакомляет своего подчиненного о проделанной работе.

Чтобы бланки, которые находятся в рабочем столе специалиста, остались действительными при изменении персональной информации, он должен составить заявление с приложением копий подтверждающих документов. Согласно действующей Инструкции, регламентирующей заполнение трудовой книжки, процедура замены сведений происходит на основании документов, список которых указан ниже:

• персональный паспорт гражданина;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство о вступлении в брак или разводе;
• другие разновидности бумаг, оформленные представителями государственных органов России.

Внутренняя сторона обложки должна включать в себя дату оформления указанных выше документов и государственный номер.

Работодатель, в свою очередь, обязан оформить два документа, являющихся основанием для внесения изменений. Таковыми являются:

• приказ руководителя, направленный специалистам отдела кадров, о необходимости внесения изменений;
• заявление, составленное сотрудником, где указывается необходимость включить новые данные в личное дело.

Форма заявления не является унифицированной, составить ее можно в стандартном виде с соблюдением требований делового стиля. Другими словами, сотрудник предприятия обращается в письменной форме к своему руководителю, чтобы тот отдал приказ о внесении изменений в персональную рабочую документацию, подтверждающую трудовые отношения.

Как только сотрудник поставит дату и подпись под документом, под этой информацией добавляется список приложенных копий, включая копию свидетельства и паспорта. Ведь именно по ним меняются индивидуальные параметры. Ознакомиться с тем, как составляется заявление, можно ниже.

Работодатель не имеет права отказать своему сотруднику в рассмотрении составленного ранее заявления. После ознакомления с предоставленной информацией, он должен оформить соответствующий приказ с обязательным визированием заявления от трудящегося. Выглядит он так:

Какие документы также нуждаются в добавлении новых данных?

Как только приказ будет оформлен и утвержден, проводятся следующие действия:

• личное дело пополняется новой информацией о гражданине, официально работающем на предприятии;
• документы, касающиеся лицевого счета, переоформляется;
• обновляется персонализация в отношении гражданина в бухгалтерских и кадровых бланках, где так или иначе упоминается персональная информация о специалисте.

Что будет, если не сделать изменений фамилии?

Помните о том, что изменения в персональную информацию специалиста должны вноситься в любом случае. Она требуется для того, чтобы правильно оформлять документацию, выступающую в качестве подтверждения официального трудоустройства. Согласно принятым правилам, хранение осуществляется в отделе кадров и бухгалтерии. Сведения применяются для начисления заработной платы.

При наличии любых изменений, внесенных в персональную информацию, необходимо внести правки. Это позволяет предотвратить дальнейшее появление неприятных ситуаций. Так, к примеру, при сохранении старой фамилии специалиста в платежной ведомости ему могут отказать в выплате заработной платы вплоть до того момента, пока не будет завершена процедура изменения персональной информации.

Специалист обязан проявлять личный интерес во внесении правок в установленные сроки, подавая для этого соответствующие документальные подтверждения. Невыполнение этого требования приводит к потере юридической силы бумаг, подтверждающих официальное трудоустройство в любой компании

Работодатель, в свою очередь, может столкнуться с административным наказанием. Соответственно, представители кадрового отдела берут на себя полную ответственность, связанную с корректным и своевременным оформлением документации касательно трудовой деятельности специалистов. При отсутствии внесенных сведений в необходимых документах кадровый отдел получит обвинение в недобросовестном выполнении прямых обязанностей.

Исходя из информации, приведенной выше, как трудящийся, так и работодатель должны быть заинтересованы в том, чтобы своевременно внести изменения в документацию. В противном случае работник может не получить заработную плату. В некоторых случаях это приводит к проблемам, связанным с определением трудового стажа при оформлении пенсионной выплаты. Работодатель же сталкивается с административной ответственностью. Записи должны добавляться в соответствии с установленными правилами.

В данном видео информация о том, как исправлять разные ошибки в трудовой книге.