Как уведомить работника о необходимости забрать трудовую книжку

Уведомление о получении трудовой книжки — это кадровый документ, который направляет работодатель сотруднику, если он не забрал при увольнении все необходимые бумаги. Составляется в свободной форме.

Причины для уведомления уволенного сотрудника о необходимости получить трудовую книжку

По нормам Трудового кодекса РФ, работодатель обязан рассчитать уволившегося работника в последний рабочий день. Расчет — это:

• перечисление всех причитающихся человеку сумм (зарплаты за остаток отработанного времени, компенсации отпускных, выходного пособия, если оно положено);
• выдача на руки документов, включая трудовую книжку (ТК).

Но иногда работник, уволенный по инициативе работодателя, не согласен с таким решением и не хочет забирать документы. Или его уволили за прогул и он отсутствует на рабочем месте, поэтому вручать документы некому. Случается и так, что человек сам написал заявление на увольнение, но не явился в последний рабочий день за документами. А обязанность работодателя вручить ему ТК никто не отменял. В такой ситуации в статье 84.1 ТК РФ указан выход для работодателя, избавляющий его от ответственности за задержку документов, — уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте с одновременным составлением акта об отсутствии на работе.

После этого разрешается хранить ТК и другие бумаги бывшего работника у себя в течение любого периода времени, пока он сам не захочет их забрать.

Составляем акт об отсутствии на работе

Если работник отсутствует на работе в последний рабочий день и ему невозможно вручить положенные документы, необходимо зафиксировать этот факт документально. Для этого составляют специальный акт. В нем указывают данные работника, дату и причину его увольнения и факт того, что его нет на рабочем месте. Акт подписывает специально созданная комиссия в составе не менее двух человек.

Одновременно кадровик или другое лицо, которое ведет учет рабочего времени в организации, отмечает пропуск работы в табеле. Это тоже подтверждает, что работник не явился. Если он находится официально на больничном, в табеле отмечают нетрудоспособность. Только после соблюдения всех формальностей работодатель вправе отправить уведомление сотруднику об увольнении и необходимости забрать трудовую книжку лично или разрешить направить ее по почте. Для этого используется разработанный в организации бланк. Официально утвержденного или рекомендованного бланка для такого уведомления не существует.

Информируем работника о необходимости получить расчет

Если в организации не разработана специальная форма для информирования сотрудников о необходимости забрать ТК, допустимо составить бумагу менее официально и написать письмо работнику о необходимости забрать трудовую книжку в свободной форме.

Если работник согласился на отправку ТК по почте, ее высылают заказным почтовым отправлением на адрес, указанный в личном деле или в согласии на отправку ТК. Заказное письмо направляют с описью вложения и с уведомлением о вручении. В законодательстве указано, когда отправлять уведомление о явке за трудовой книжкой, — в последний рабочий день, если сотрудник отсутствует на работе.

Если ответ на письмо не пришел, все бумаги работника хранятся в организации до востребования. При обращении за ними работодатель обязан выдать их в течение 3 рабочих дней.

Как передать уведомление и документы

Информировать уволенного сотрудника необходимо письменно с подтверждением того, что он получил информацию. Для этого используют указанный в трудовом договоре адрес электронной почты, если есть соглашение об обмене документами в электронном формате.

В правилах ведения ТК, утвержденных постановлением правительства РФ от 24.07.2021 № 1250, сказано, что необходимо отправить уведомление работнику об отправке трудовой книжки заказным письмом с описью вложения.

Отправка документов бывшим работникам за пределы РФ

Иностранным гражданам или гражданам РФ, которые переехали на постоянное место жительства за пределы России и не получили бумаги у работодателя, придется явиться за ними лично, когда они приедут в РФ. Работодатель информирует их о необходимости получить расчет, но не вправе отсылать документы о стаже за пределы страны. Такую позицию изложили в письме от 17.09.2019 № 19-1/ООГ-210 специалисты Минтруда.

Чиновники напомнили, что в РФ продолжает действовать порядок вывоза, пересылки и истребования личных документов советских и иностранных граждан за границу, утвержденный Законом СССР от 24.06.1991 № 2261-1 (страны 30 лет нет, а закон действует!), который запрещает отправку ТК за пределы страны по почте или другим способом

Расчет при ведении ЭТК

Если работодатель ведет данные о стаже в электронной форме, а от бумажной ТК сотрудник отказался, ситуация упрощается. В последний рабочий день следует выдать не ТК, а выписку из ЭТК о периоде работы по форме СТД-Р. Ее разрешается отправить заказным письмом с уведомлением по известным адресам без запроса и получения согласия на пересылку (ст. 84.1 ТК РФ).

Об авторе

Юлия Дидух

В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года.

Свежие публикации

• 2022.02.28ОтчетностьКак рассчитать налог на водный транспорт в 2022 году
• 2022.01.26ОтчетностьПроверяем контрольные соотношения декларации по НДС в 2022 году
• 2022.01.14ОтчетностьОтчет по прослеживаемым товарам: как заполнить и куда подавать
• 2021.12.16ОтчетностьЗарплата за декабрь 2021 года: как показать выплаты в 6-НДФЛ