Подготовка должностной инструкции администратора

Должность администратора имеется практически во всех сервисных предприятиях: гостиницах, офисах, ресторанах, базах отдыха, медицинских учреждениях, спортивных клубах и пр. При отсутствии отдельного специалиста, его обязанности возлагаются на иное аналогичное должностное лицо.

Главная задача администратора – эффективное управление подчиненным персоналом и организация обслуживания клиентов. Не смотря на это, он не относится к числу руководителей, а является своеобразным звеном между руководством и рядовыми сотрудниками.

Администратор – первое лицо, с которым встречается клиент. На него возлагается вся ответственность за создание перед посетителями первого впечатления. Кроме того, он координирует работу персонала, отвечает за ее слаженность и результативность.

Администратор кафе или ресторана

Обязанности и задачи

Круг функциональных обязанностей определяется должностной инструкцией на основе квалификационного справочника. Как правило, в их число входит:

  • ведение деятельности по обеспечению эффективного сервиса, созданию для клиентов комфорта во время пребывания в компании;
  • обеспечение инспекции по сохранности имущества фирмы;
  • всестороннее консультирование клиентов по поводу предлагаемого сервиса;
  • принятие мер по разрешению конфликтных моментов;
  • претензионная работа по поводу качества сервиса на предприятии;
  • контроль соблюдения порядка в помещениях, на окружающей территории;
  • информирование руководства о выявленных пробелах, разработка и принятие мер по их устранению;
  • контроль над подчиненным персоналом, трудовой дисциплиной, соблюдением норм гигиены, санитарии, охраны труда;
  • обеспечение строго выполнения подчиненными сотрудниками указаний руководства фирмы в обозначенные сроки.

Помимо этих функций администратор выполняет массу задач на предприятии:

  1. Обеспечивает начальству качественную административную поддержку.
  2. Контролирует делопроизводство: оформление документов, работу с ними, документопоток.
  3. Встречает клиентов, консультирует по телефону, организует встречи.
  4. Обеспечивает эффективную работу персонала, следит за ней.

Перечень обязанностей и задач администратора зависит от масштаба предприятия, его сферы деятельности и устанавливается индивидуально по решению руководства.

Основные положения инструкции

Положения инструкцииДля выполнения своих обязанностей администратор наделяется широкой компетенцией. В число его основных прав, указанных в должностной инструкции и необходимых для осуществления своей работы, входит:

  1. Знакомство с решениями руководителя, относящихся к выполнению им своих функций.
  2. Внесение начальству на рассмотрение собственных вариантов решений, направленных на совершенствование деятельности компании, сервис.
  3. Донесение до сведения руководителя информации о существующих в обслуживании недостатках.
  4. Отправка запросов по собственной инициативе или указанию руководителя о предоставлении информации, документации, необходимых для качественного исполнения своей работы.
  5. Привлечение специалистов из внутренних подразделений компании к выполнению вмененных ему задач.
  6. Требование от руководителя содействия в обеспечении достаточных условий для эффективного осуществления своих функций.

Помимо широкого круга правомочий, специалисту вменяется серьезная ответственность за невыполнение или ненадлежащее осуществление работы по трудовому законодательству РФ. За отдельные правонарушения он может привлекаться к административной и даже уголовной ответственности. В случае нанесения материального вреда предприятию специалист наказывается в соответствии с гражданским законодательством.

Также в стандартной должностной инструкции указываются следующие разделы:

  • обязанности;
  • задачи;
  • права;
  • ответственность;
  • критерии оценки работы персонала.
Документы для скачивания (бесплатно)

Требования к специалисту. Что он должен знать

Требования к специалистуДолжность администратора включена в состав специалистов. На нее может быть назначено лицо со средним профильным образованием. Каких-либо требований к опыту работы в этом случае не устанавливается.

Если на должность принимается специалист, обладающий лишь начальным профильным образованием, то он должен иметь трудовой стаж по своему направлению от двух лет.

В силу специфики административной работы для данной должности предусмотрено наличие широкого кругозора. Обычно от администратора требуется наличие следующих знаний:

  1. Официальной документации, законодательства, внутрифирменных актов, касающихся деятельности компании.
  2. Организационную структуру фирмы, компетенцию персонала, график его работы.
  3. Методику и правила оказания услуг клиентам.
  4. Весь ассортимент оказываемых предприятием услуг, их особенности.
  5. Основополагающие моменты в сфере организации рекламы и маркетинга.
  6. Принципы оформления и планировки рабочих пространств.
  7. Основы социальной психологии, этики, эстетики.
  8. Основы менеджмента, экономики, организации трудового процесса.
  9. Трудовое законодательство РФ.
  10. Внутренний распорядок в деятельности предприятия.
  11. Нормативные требования по охране труда, соблюдению безопасности, гигиены, санитарии.

К администратору предъявляются требования относительно личных качеств. Он должен быть коммуникабелен, энергичен, уверен, вежлив, пунктуален, внимателен, он должен иметь живой у и быстро находить решения проблем. Очень важно, чтобы такой человек имел хорошо развитые лидерские и организаторские качества. Специалисту важно уметь убеждать, ясно и четко выражаться, управлять коллективом, знать иностранный язык.

Роль администратора на предприятии

Для понимания значения администратора стоит обратиться к его основным функциям:

  • информационной;
  • рекламной;
  • стимулирующей;
  • аналитической;
  • имиджеобразующей.

Роль администратора кафеПри выполнении информационной функции в задачи администратора входит установление доверительного отношения клиентов. Он должен проинформировать их об оказываемых услугах и возможностях удовлетворения их потребностей в компании. Администратору важно уметь понимать людей, выслушивать, вызывать у них интерес. Для этого необходимо наличие множественных способностей, таланта, навыков общения.

Администратор должен отвечать на любые вопросы относительно услуг компании, поэтому обладать полной осведомленностью об их спектре и особенностях. Достичь с клиентами эффективной коммуникации он может путем применения в своей речи правильных приемов.

Рекламная функция заключается в выгодном представлении компании перед клиентами, партнерами и иными контактирующими лицами. Для ее выполнения стоит использовать творческий подход. Ведь не следует рекламировать услуги напрямую. Лучше прибегнуть к косвенным, ненавязчивым методикам. Перед таким специалистом стоит важнейшая задача – демонстрация внимательного отношения к клиентам и заинтересованность в их обслуживании.

Стимулирующая функция заключается в побуждении обратившихся в компанию лиц решить свою проблему именно в данной фирме. В первую очередь, здесь важно уметь убеждать, совмещать коммерческую задачу с гуманистической, показать свою полезность.

Согласно данным практических исследований, конечной целью выполнения специалистом стимулирующей функции становится запись посетителя на следующий прием или оказание дополнительных услуг.

Администратор ресторанаАдминистратор должен анализировать поведение клиентов, контролировать диалоги с ними, подводить итоги коммуникации. В ходе разговоров он определяет отношение к фирме, ее сервису, персоналу, ценам и пр. На основе анализа ему необходимо выявить интересы и потребности человека, предложить ему решение, тщательно аргументировать его и найти индивидуальный подход.

Имиджеобразующая функция проявляется в стиле поведения сотрудника: манере его общения, применяемых вербальных и невербальных техниках. Ему необходимо создать перед посетителем максимально благоприятное впечатление обо всей компании, вызвать желание остаться с ней. Для этого не обойтись без навыков и знаний психологии, этики. Не менее важным является внешний вид, располагающий к себе облик.

Например, администратор кафе или ресторана имеет главной задачей — встреча гостей, организация банкетов, сглаживание конфликтов. Его цель организовать отдых клиентов так, чтобы им захотелось вернуться, чтобы они рекомендовали ресторан своим друзьям, а когда встанет вопрос о том, где провести банкетное мероприятие — данный ресторан или кафе первыми появились в списке возможных мест. Это возможно только в том случае, если администратор заведения полностью соответствует требованиям должностной инструкции, а также выполняет все выше перечисленные функции.

Итак, администратор по праву считается лицом компании. Он встречает, сопровождает и провожает клиентов. От его работы зависит расположение посетителей и их дальнейшее желание сотрудничества. Несмотря на невысокие требования к образованию и стажу работы, лицо, претендующее на такую должность должно обладать обилием психологических и коммуникационных навыков.

Вне зависимости от сферы деятельности компании на плечи каждого администратора возложена первостепенная задача по удержанию всех клиентов, обеспечению слаженной работы обслуживающего персонала и поддержанию имиджа фирмы.

В данном видео подробная информация о профессии администратор кафе и ресторана. Основные требования к специалисту и основные задачи, которые должен выполнять этот сотрудник.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных