Содержание статьи
Правила перехода на ЭДО:
- Выбрать оператора и программное обеспечение.
- Оформить ЭЦП для руководителя и должностных лиц.
- Утвердить внутренние акты для организации документооборота в компании и за ее пределами.
- Уведомить партнеров.
Современные реалии диктуют правила работы. Ни одна современная организация не обходится без использования электронных документов — они необходимы для взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами, с контрагентами и даже с работниками. В связи с этим внедрение системы электронного документооборота в организации — это необходимость, с которой сталкиваются все руководители. При ведении хозяйственной деятельности нельзя просто перейти на обмен документами в электронном формате, необходимо соблюсти все требования и правила в этой сфере, чтобы документы имели силу. Эти правила отличаются для внутреннего и внешнего ЭДО. Требования к ним зависят от важности передаваемых документов и конечного адресата.
Для ЭДО понадобится электронная подпись. Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы получить ее.
Что такое электронный документооборот и как он должен быть организован
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ работы и обмена документами, формируемыми в цифровом виде. Такие документы имеют равную юридическую силу с бумажными при соблюдении требований, установленных к ним (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):
- использование утвержденного формата;
- заверение электронной цифровой подписью (ЭЦП).
ЭЦП бывает разной: неквалифицированной, квалифицированной, усиленной квалифицированной, простой. Для каждого документа установлены специальные требования о подписи. Еще одно важное требование — оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, только в этом случае сформированный в электронном формате приказ, договор или отчет приравнивается к документу на бумажном носителе.
По направлению ЭДО разделяется на:
- внутренний в организации;
- с контрагентами (другими организациями и ИП);
- с государственными органами и структурами.
Для каждого случая действуют отдельные правила организации ЭДО и требования к ЭЦП:
- для обмена документацией в онлайн-формате с государственными органами необходимо соблюдать регламент, установленный соответствующей структурой;
- взаимодействие и ЭДО с другими организациями и ИП определяется условием договора или соглашения между ними;
- внутренний документооборот организации регулируется локальными актами.
На предприятии ЭДО для каждого направления и структурного подразделения имеет особенности. Это связано с разными требованиями к документам. Кадровый документооборот содержит персональные данные, а бухгалтерский — сведения, составляющие коммерческую тайну. Важно соблюдать все требования законодательства к обмену информацией разного рода, защите персональных данных и архивации и хранению документов.
Внедрение электронного документооборота
Руководство каждой компании самостоятельно принимает решение по внедрению ЭДО. В некоторых сферах он необходим для всех юрлиц и ИП, без исключения. Например, многие отчеты сейчас сдают только по интернету, поэтому в бухгалтерии без ЭДО не обойтись. Его применение следует прописать в основных локальных нормативных актах:
- коллективном договоре;
- учетной политике;
- инструкции по делопроизводству;
- должностных инструкциях;
- политике корпоративной безопасности.
ЭДО применяется как целиком в компании, так и в отдельных структурных подразделениях:
- в бухгалтерии;
- в кадрах;
- в складском учете;
- в розничных подразделениях;
- на производстве.
Чтобы начать обмен данными с помощью онлайн-технологий, руководитель организации издает приказ об электронном документообороте. Вот так выглядит его примерная форма:
В приказе определяют порядок технического и документального обеспечения мероприятий. Они не должны противоречить требованиям инструкции по делопроизводству, утвержденной в организации. Она учитывает особенности ведения хозяйственной деятельности компании. Приказ заверяет личной подписью руководитель компании. В документе указывают ответственных за переход на электронный документооборот лиц в каждом структурном подразделении и в организации в целом. Каждого из них ознакамливают с распоряжением под подпись.
Как предприятию перейти на документооборот по интернету
После издания приказа начинается процесс перехода на ЭДО. Первым делом необходимо выбрать техническое оборудование и программное обеспечение для взаимодействия подразделений и сотрудников, для хранения информации. Этим занимается системный администратор или целый отдел IT в компании. Организованный электронный документооборот на предприятии заключается в обмене документами и информацией между сотрудниками, необходимо организовать работающую внутреннюю сеть с подключением к интернету на ключевых компьютерах. Такая сеть предусматривает защиту от внешнего проникновения для обеспечения безопасности данных. Для хранения документации подключают автономный сервер, доступ к которому закрыт для внешних служб.
Для взаимодействия с государственными структурами требуется оператор ЭДО. С ним заключают отдельный договор. Взаимодействие с органами ФНС России для организаций и ИП наиболее важно, для корректной работы оператора выбирайте аккредитованного налоговиками. Все те, с кем взаимодействуют налоговики, перечислены на официальном сайте. Перечень постоянно меняется, загляните туда обязательно перед заключением договора. От того, как работает электронный документооборот внутри организации, зависит и внешнее взаимодействие с контролирующими органами. Отправка отчетности своевременно и без ошибок избавит от многих проблем и штрафов.
Об авторе
- В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер. В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год. Пишу статьи с 2012 года.
Свежие публикации
- 2022.02.28ОтчетностьКак рассчитать налог на водный транспорт в 2022 году
- 2022.01.26ОтчетностьПроверяем контрольные соотношения декларации по НДС в 2022 году
- 2022.01.14ОтчетностьОтчет по прослеживаемым товарам: как заполнить и куда подавать
- 2021.12.16ОтчетностьЗарплата за декабрь 2021 года: как показать выплаты в 6-НДФЛ