Содержание статьи
График документооборота — это оформленный в письменном виде порядок составления и обработки бумаг в организации.
Скачать бесплатно образец графика документооборота в бухгалтерии на 2021 год |
Скачать образец графика документооборота к учетной политике |
Скачать образец графика документооборота в Ворд |
Для каких целей его составляют
В процессе деятельности компании постепенно накапливается большое количество бумаг, и работа со многими из них регулируется законодательно, например отчеты, которые нужно подготовить и сдать, кадровые документы. Для их систематизации требуется план, и график документооборота вводится, чтобы минимизировать риски потери важных документов или их подготовки с нарушением срока. Его допускается применять как в отношении одного отдела, например бухгалтерии — как часть учетной политики, так и для всех структур в целом.
Кто и по каким правилам его готовит
Два основных варианта, кем разрабатывается график документооборота в организации:
- ее сотрудниками, например главным бухгалтером;
- третьими лицами, с которыми заключен договор для его подготовки.
Ответ на вопрос, кто составляет график документооборота без привлечения сторонних специалистов, зависит от его содержания:
- если он вводится только в отношении одного подразделения, то занимается этим обычно один из тех специалистов, которые в нем работают;
- если на всю компанию, то назначают ответственного сотрудника за сведение информации, которая ему поступит от разных отделов, в единый документ.
В отношении бухгалтерского учета допустимо воспользоваться примером, который является приложением к Положению, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 №105 (действует до 01.01.2022).
Перед подготовкой проанализируйте:
- какие документы следует в него включить, в скольких экземплярах;
- перечень исполнителей, ответственных за оформление и обработку каждого вида документа;
- сроки исполнения с момента подготовки бумаги до передачи ее конечному пользователю;
- за кем закрепить контроль за соблюдением установленного порядка.
Благодаря полученной информации, вы сможете разработать оптимальную структуру.
Образец документа
УТВЕРЖДЕН приказом ООО «www.znaybiz.ru» №3 от «11» января 2021 г.
|
Как его утвердить
Поскольку документ является обязательным для сотрудников, возникает вопрос, всегда утверждается ли график документооборота руководителем организации, — он утверждается либо руководителем, либо лицом, которому переданы полномочия на это.
Как правило, он является приложением к приказу, которым утверждается и назначается ответственный за контроль за его исполнением. То же правило содержится и в п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 №105.
Допускается оформление без приказа с проставлением грифа в правом верхнем углу «Утверждаю», содержащего указание должности, подпись, инициалы, фамилию, дату (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Как внести изменения
Внесение изменений в график документооборота в любой организации зависит от того, в какой форме он принят:
- если утверждался приказом, то следует подготовить новый приказ о внесении изменений в предыдущий;
- если в качестве утверждения была сделана соответствующая надпись, то такая же надпись делается на новой редакции документа либо подготавливается приказ.
Об авторе
-
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
Занимаюсь частной практикой и наукой, являюсь автором некоторых научных публикаций.