Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками

Приказ о распределении обязанностей между сотрудниками — это документ, с помощью которого руководство делегирует функционал работников компании. Унифицированная форма отсутствует.

Что такое распределение и перераспределение обязанностей

Если говорить, как называется перераспределение обязанностей между работниками, то по-другому это — разделение функционала по сотрудникам. Под распределением деятельности можно понимать и делегирование, что означает передачу задач или компетенций от руководителя к подчиненному.

Разработка положения о распределении должностных обязанностей актуальна для крупных компаний, например, производственных предприятий, фирм со множественными обособленными подразделениями, где трудится большое количество специалистов и руководству важно понимать, какой сотрудник отвечает за тот или иной участок работы.

Разграничение трудовых функций способствует:

• повышению согласованности в деятельности специалистов;
• упрощению процесса управления персоналом в компании, облегчает понимание производственных процессов.

Метод распределения функционала применяют в следующих ситуациях:

1. При уходе одного сотрудника в ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и т.п.
2. Сильной загруженности одного специалиста.
3. Создании/открытии нового подразделения.
4. Вводе в штатное расписание компании нового специалиста для выполнения конкретных работ.

Особенности для бухгалтерии

В маленьких фирмах работает небольшое количество бухгалтеров, поэтому распределение функционала там не так важно. Специалисты, как правило, заменяют друг друга в случае необходимости, и приказ о распределении обязанностей между сотрудниками бухгалтерии необходим в крупной организации для облегчения ведения бухгалтерского учета. В крупных компаниях предусмотрен большой штат сотрудников бухгалтерии, каждому работнику отводится отдельный участок работы. Для примера выделим основные отделы бухгалтерии:

1. Расчетный. Занимается начислением зарплаты, иных выплат работникам и страховых взносов.
2. Материальный. На этот отдел ложится ответственность за оприходование документов от поставщиков и списание материалов.
3. Финансовый. Отдел занимается учетом движения по расчетным счетам и кассе компании.
4. Налоговый. Начисляет и проводит обязательные платежи.
5. Производственный. Ведет учет себестоимости товаров/продукции.
6. Реализация. Формирует документы для покупателей.

Если в бухгалтерии функционал распределен в соответствии с участками работы, то необходимо издать приказ кадров о разграничении полномочий по участку и ознакомить с ним всех сотрудников бухгалтерии.

Помимо бухгалтерии, в разграничении трудовых обязанностей на предприятиях часто нуждается и отдел кадров. В организации отдел кадров ведет следующие виды работ:

1. Кадровое делопроизводство (оформление документов по учету и движению кадров).
2. Обеспечение компании персоналом (выявление потребности в работниках, размещение вакансий, подбор, отбор персонала).
3. Проведение оценки, адаптации, аттестации персонала.
4. Ведение кадровой отчетности в соответствующих службах.
5. Ведение воинского учета.

В крупных компаниях с большим количеством персонала каждый специалист отдела кадров ведет индивидуальный участок работы, в связи с чем издают приказ о разделении обязанностей между работниками отдела кадров и знакомят с ним кадровых специалистов под роспись.

Как оформить распределение и перераспределение

Инструкция, как оформить распределение обязанностей между работниками, проста — процедура проводится с помощью издания соответствующего приказа. Разграничение функционала допускается при письменном согласии сотрудников. После оформления приказа с его содержанием знакомят работников под роспись.

Какие документы понадобятся

О праве на распределение функционала и корректировку должностных инструкций работодателем упоминается в письме Роструда РФ от 31.10.2007 № 4412-6. Разграничивая трудовую деятельность между сотрудниками, руководство компании не должно забывать, что данная процедура проводится в соответствии со ст. 72 ТК РФ по письменному соглашению сторон, так как трудовая функция относится к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ).

Как подготовить приказ

Документ, разграничивающий функционал, содержит следующие сведения:

• наименование организации;
• дату и номер;
• место издания;
• номер;
• причины, цели оформления;
• информацию о том, для чего составляется, какие обязанности принимаются;
• должности, ФИО специалистов;
• должность и подпись руководителя компании;
• должности, ФИО сотрудников, которым необходимо расписаться в распоряжении.

Примерный образец приказа о перераспределении должностных обязанностей выглядит так:

Пример протокола:

Как и сколько хранить приказ

Приказ о разграничении функций относится к распорядительным документам по основной или общей деятельности, его подшивают в соответствующую папку. В соответствии с п. 19 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» распорядительный документ хранится постоянно.

Об авторе

Наталья Татаркова

С 2012 по 2021 гг. работала в детской библиотечной системе в должности заведующего отделом кадров, в настоящее время работаю в должности специалиста по документообороту в коммерческой организации, которая занимается производством и продажей упаковки.

Свежие публикации

• 2022.02.28Кадровая документацияПриказ о распределении обязанностей между сотрудниками
• 2022.02.25ЖурналыКак заполнить журнал работ в строительстве
• 2022.01.21Кадровая документацияСроки хранения журналов по охране труда
• 2022.01.20Кадровая документацияКак внести изменения в должностную инструкцию