Должностная инструкция и обязанности секретаря руководителя на 2020 год

Секретарь руководителя является важным помощником и обязан обладать большим багажом знаний и умений для того, чтобы не только умело принять или отправить важные документы, но и правильно и эффективно организовать время самого начальника.

В настоящее время такой специалист должен обладать несколькими иностранными языками и правилами делового этикета совместно с азами психологии общения. При этом все эти обширные знания не являются априори, а должны быть четко конкретизированы.

Во многом это связанно с тем, что каждый директор выбирает себе помощника согласно критериям выдвигаемым его организацией. Из-за всего этого очень важно, чтобы все запросы, выдвигаемые к специалисту, были конкретизированы и отображены в должностной инструкции.

В обычной должностной инструкции перечисляются выдвигаемые требования к претенденту на должность. Также в ней могут быть выдвинуты условия к профессиональной квалификации и опыту работы или наличию требуемых знаний, навыков. В данном документе могут быть отражены и условия назначения с перечнем должностей, которым подчиняется данный специалист.

В должностной инструкции описывается и ответственность за умышленно совершенные действия или же за несоблюдение трудовых обязанностей.

В отдельном пункте размечаются условия работы секретаря. В них могут входить важные упоминания о возможных рабочих командировках, ненормированном рабочем графике и труду в выходные дни.

Должностная инструкция, как правило, разрабатывается под нужды определенной компании, добавлять пункты в нее следует только с одобрения непосредственно самого руководителя.

Общие положения

На данную должность будут брать людей с оконченным высшем образованием, при обязательном знании одного или двух иностранных языков, а также навыками делопроизводителя. Стоит отметить, что данную должность невозможно получить без приобретенного опыта работы.

Секретарь руководителя будет подчинятся непосредственно самому генеральному директору, утвердить его в должности может только он.

Кроме указанного выше перечня требований, к данному специалисту выдвигается следующий ряд обязанностей:

1. Владеть на высоком уровне техническими средствами и компьютерами, которые необходимы для осуществления своих обязанностей.
2. Знать и использовать во время выполнения своих функций НПА, устав и инструкцию по делопроизводству
3. Знать все действующие нормы законодательства РФ, а также положения трудового кодекса и правила пожарной безопасности.

Должностные обязанности и функции

Секретарь руководителя имеет ряд обязанностей:

1. Вести организационно-техническое обеспечение административной деятельности руководителя предприятия.
2. Обслуживать приходящую на имя директора почту и в последующем передавать ее в относящиеся к ним структурным отделам.
3. Производить делопроизводство и выполнять ряд задач с помощью компьютера. Также ее необходимо обрабатывать и представлять информацию, которая может повлиять на принятие важных решений.
4. Принимать документацию и личные заявления на имя руководителя компании.
5. Заранее подготавливать документы и материал, который требуется для работы руководителя.
6. Проверять на четкость и правильность оформления всю документацию, которая поступает от структурных отделов на имя директора.
7. Проводить организацию телефонных конференций директора. Записывать информацию со звонков и передавать ее в последующем непосредственно руководителю.
8. По поручению руководителя составляет официальные письма, запросы и ряд других документов и в свою очередь пишет ответы авторам писем.
9. Организовывать проведение совещаний, которые будут проводится директором. Также необходимо вести протоколы заседаний.
10. Контролировать исполнения сотрудниками организации изданных указов и поручений руководителя.
11. Проводить обеспечение руководительского места необходимыми канцелярскими товарами, техникой. В целом требуется создать подходящие для оптимального труда условия.
12. Проводит организацию приема посетителей и содействует рассмотрению просьб и предложения сотрудников.
13. Соблюдать правила принятого трудового распорядка и других локальных документов.
14. Соблюдать чистоту и порядок на собственном рабочем месте.

В целом можно условно подразделить обязанности секретаря на три категории, а именно, на:

• организаторские;
• анализирующие;
• контролирующие.

Также в обязанности помощника входит и непосредственное выполнение отдельных служебных заданий, которые исходят от директора. В том числе это может быть отправление специалиста в командировку.

Права

Данный специалист имеет право:

1. Предлагать директору компании проекты по оптимизации работы, связанной с непосредственными обязанностями секретаря.
2. Подавать запросы во все отделы организации за необходимой информацией, которая требуется для исполнения непосредственных обязанностей.
3. Ознакомится с документацией, регламентирующей его права и обязанности.
4. Возможность составлять требования к руководству организации в целях содействия организационно-технических условий, которые необходимы для выполнения непосредственных обязанностей.

Ответственность

Секретарь будет нести ответственность в следующих случаях:

1. За некачественное исполнение свои непосредственных должностных обязанностей, которые перечислены в принятой предприятием должностной инструкции в рамках действующего трудового законодательства РФ.
2. За умышленные правонарушения, совершенные во время своей деятельности в рамках действующего административного, трудового и уголовного законодательства.
3. За непредумышленное или намеренное причинение материального ущерба компании.

Условия работы

Как правило, должностная инструкция секретаря руководителя должна содержать положения о графике и всех условиях работы. Кроме того, здесь могут отображаться особые требования к форме одежды во время обычной работы, заседаний и командировок.

Инструкция секретаря является документом, который предоставляет понимание об обязанностях и правах, а также дает возможность начальнику требовать четкого исполнения трудовых функций.

Право подписи

Последний раздел данного документа содержит всего один пункт, а именно, перечень документов, которые может заверять своей подписью сотрудник.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее необходимо согласовать с работником, который напрямую ответственен за соблюдение прав и норм, указанных в должностной инструкции специалиста (в качестве наблюдателя может выступать руководитель секретариата или же начальник кадровой службы). Также здесь необходимо отобразить название его должности, организации, ФИО, после чего заверить все это подписью с расшифровкой.

После заполнения этой формы следует указать служебные данные о сотруднике наряду с его личной информацией. При этом печать ставить вовсе не обязательно, так как этот документ является частью внутреннего документооборота.

Требования к квалификации

К соискателю предъявляется требования об образовании, он обязан иметь высшее профессиональное образование (без стажа работы) или же полное среднее профессиональное образование со стажем работы более двух лет.

В целом профессия секретаря руководителя довольно требовательная к соискателю, так как помимо основных предъявленных требований ему необходимо соответствовать и ряду других параметров. В них входят: расторопность, оперативность, отличная память, умение организовать правильно как свое личное время, так и время директора, коммуникабельность и другие. Без них качественное исполнение обязанностей будет попросту невозможно, такой сотрудник не сможет долго «удержатся» на рабочем месте.

Также он должен быть педантичным и исполнительным, так как потребуется довольно часто записывать протоколы встреч и заседаний, на которых присутствует сам директор.

[docs]

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются