Содержание статьи
Каждый индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, осуществляющие деятельность в сфере торговли, знакомы с понятием «Пересортица». Причины ее возникновения могут быть различными. В каких случаях ее можно зачесть, как правильно оформить документацию и составить сличительную ведомость?
Что это такое и причины появления
Под пересортицей товара понимается избыток одной разновидности продукции и одновременно недостаток другого вида товаров.
Чтобы наблюдалось такое явление, как пересортица, необходимо, чтобы ТМЦ относились к одной и той же категории.
Чтобы было проще понять, приведем простой пример. По данным учета, на складе числится 7 бутылок газированного напитка «Дюшес» и 4 бутылки газировки «Лимонад».
Была проведена инвентаризация остатков, по результатам которой было выявлено фактическое наличие:
- 4 бутылок напитка «Дюшес»;
- 6 бутылок газировки «Лимонад».
При таком раскладе наблюдается пересортица, ведь получилось, что «Дюшеса» недостает, в то время как «Лимонада» переизбыток. При этом оба газированных напитка относятся к одной и той же категории товаров (безалкогольные газированные).
Приведем 6 основных причин, при которых возникает такое явление, как пересортица:
- кладовщик ненадлежащим образом оприходовал продукцию при ее поступлении на склад;
- при передаче ТМЦ со склада в торговый зал были допущены неточности;
- лицо, осуществляющее функции по надзору за складским документооборотом, некачественно исполнило свои должностные обязанности;
- кассир допустил ошибки при продаже товара конечному покупателю;
- маркировка продукции была проведена с нарушениями;
- халатность и безответственность сотрудников компании.
Официальное регламентирование
Исходя из буквального толкования нормативных положений Методических рекомендаций, утвержденных Приказом Минфина РФ №49, результаты инвентаризации могут быть следующими:
- соответствие фактических запасов продукции тем, что указаны в бухгалтерской отчетности;
- несоответствие показателей ТМЦ, находящихся на складе, с данными из документов, то есть пересортица.
Оформление пересортицы осуществляется согласно нормам п. 28 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ №34н от 29 июля 1998 года.
Следующие 3 фактора имеют ключевое значение для осуществления верного учета пересортицы при проведении инвентаризации:
- Все излишки товаров, которые были выявлены в ходе плановой проверки, следует включать в финансовые результаты организации.
- Убытки в пределах установленных норм учитываются как издержки.
- Если ущерб превышает установленные лимиты издержек, разницу компенсирует лицо, виновное в причинении убытков.
Как происходит и в каком случае возможен взаимозачет
Взаимозачет недостатков и излишков возможно осуществить не во всех случаях. В Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина №49, указан исчерпывающий перечень оснований, при которых допускается взаимозачет пересорта.
Согласно вышеназванным Методическим указаниям, взаимозачет допускается в следующих случаях:
- если недостаток одного вида ТМЦ и избыток другого вида ТМЦ был обнаружен в одном и том же финансовом периоде;
- количество недостающей продукции равно количеству излишней продукции;
- за выявленный излишек и недостаток несет ответственность один и тот же работник;
- товары находятся в одной и той же категории (например, безалкогольные напитки).
Взаимозачет производится на основании письменного распоряжения от руководителя предприятия.
Пример. По результатам инвентаризации установлены:
- недостача муки высшего сорта – 100 килограмм (стоимость муки – 25 рублей за 1 кг);
- излишки муки 1-го сорта – 70 килограмм (стоимость муки – 20 рублей за 1 кг).
Виновным был признан кладовщик. Руководитель издал приказ о проведении взаимозачета. Получились следующие проводки:
Наименование хозяйственной операции | Сумма | Дебет | Кредит |
---|---|---|---|
Недостача муки высшего сорта | 2500 | 94 | 41 |
Избыток муки 1-го сорта | 1400 | 41 | 94 |
Зачет | 1400 | 41 | 41 |
Сумма недостачи после взаимного зачета | 2500 - 1400 = 1100 рублей | - | - |
Отнесение стоимости муки на убытки | 1100 | 73 | 94 |
Что делать, если пересортица обнаружена и признана
Если хотя бы одно из условий взаимозачета не соблюдается, производить его запрещено. В таком случае организация обязана осуществить следующие действия:
- списать тот товар, в отношении которого была выявлена недостача;
- оприходовать излишнюю продукцию.
Документальное оформление
Как только инвентаризация показала пересортицу, руководителю компании следует заняться документальным оформлением соответствующей процедуры.
Объяснительная от материально-ответственного лица
Виновными в появлении пересорта могут быть признаны следующие лица:
- кладовщик;
- бухгалтер по ТМЦ;
- продавец-кассир;
- начальник складского помещения;
- грузчик.
В силу ст. 193 ТК РФ, если сотрудника уличили в ненадлежащем исполнении трудовых обязанностей, ему предстоит написать объяснительную. Документ составляется в письменном виде и подается ответственному работнику инвентаризационной комиссии в течение 2 рабочих дней.
Форма объяснительной – свободная, на бланке формата А4. Заполнение производится от руки. Если в организации утверждена унифицированная форма объяснительной, то следует использовать именно ее.
Сведения, которые обязательно должны быть в документе:
- ФИО объясняющегося и адресата, с указанием должностей;
- название документа – «Объяснительная» (выравнивание – по центру);
- в основной части – перечень ТМЦ, в отношении которых был выявлен пересорт;
- далее – причина, принятые меры по недопущению аналогичных ситуаций в будущем;
- предложение (просьба) о проведении взаимозачета;
- подтверждение достоверности указанной информации подписью ответственного лица;
- дата составления документа.
Предложение о зачете при инвентаризации
Просьбу о взаимозачете выносит на рассмотрение руководителю предприятия председатель комиссии по инвентаризации. Оформление просьбы осуществляется специальным документом – заключением о пересорте.
В заключение вносится следующая информация:
- сведения о проведенной инвентаризации остатков;
- данные о ТМЦ (количество, товарная группа), в отношении которых была допущена путаница;
- причины появления пересорта (должны совпадать с теми, которые указаны в объяснительной записке).
Руководитель рассматривает документ и выносит мотивированное решение. Если вердикт положительный, составляется приказ о взаимозачете.
Приказ и акт
Приказ о взаимозачете содержит в себе:
- дату проведения проверки, номер приказа;
- число излишков и недостатков ТМЦ;
- причина пересортицы;
- сведения о лицах, признанных виновными;
- ссылка на документ, содержащий распоряжение главбуху о проведении взаимозачета;
- перечень мер административного воздействия на виновных граждан.
Фиксация в сличительной ведомости
Как только руководитель издает приказ о взаимозачете, сразу же составляется сличительная ведомость.
Ведомость составляется по унифицированной форме – ИНВ-19, в двух экземплярах. Документ может быть заполнен как от руки, так и при помощи машинописной техники. Ведомость подлежит хранению вместе с другой бухгалтерской документацией.
[docs]
Дата признания и порядок отражения в бухгалтерском учете
Датой возникновения пересортицы считается дата проведения инвентаризации остатков и/или обнаружения соответствующих ошибок. Установить реальный день, когда товары перепутались, практически невозможно.
Основным документом, в котором фиксируется сверка фактического и документального количества товара, является опись по единой форме ИНВ-3. В ней указываются все ТМЦ (по номенклатуре и по сортам), числящиеся по данным бухгалтерского учета.
Опись делается в двух экземплярах – один хранится у ответственного лица, другой передается в бухгалтерскую службу.
Особенности налогового учета
Глава 25 НК РФ, в отличие от бухучета, не предусматривает возможность взаимозачета излишков и недостатков.
Стоимость излишков в целях налогового учета относят к внереализационной прибыли (п. 20 ст. 250 НК РФ), недостатки же (убытки) относятся к внереализационным расходам (если виновные лица не были установлены).
Фрагмент семинара про пересортицу представлен ниже.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются