Составляем приказ о дистанционной работе

Приказ о дистанционной работе — это документ, содержащий распоряжение руководства компании по поводу перевода сотрудников на удаленный трудовой режим. На его основании уполномоченные лица предпринимают меры по организации труда по-новому.

Причины для составления

Регулирование дистанционной деятельности наемных сотрудников осуществляется главой 49.1 ТК РФ. С 1 января текущего года действуют поправки, внесенные в нее на основании Федерального закона 407-ФЗ от 08.12.2020. Теперь законодательство четко устанавливает, дает ли право на дистанционную работу указание в приказе на угрозу распространения коронавирусной инфекции — да, это предусмотрено в ст. 312.9 ТК РФ. В таком случае согласия работников не понадобится. Работодатель вправе издать отдельный ЛНА — Положение о дистанционной работе — и временно отправить людей на удаленный формат в случае ЧС и эпидемий.

В иных ситуациях для перехода на дистанционный формат обязательно потребуется соглашение с сотрудником. Иногда это происходит на основании заявления сотрудника, а иногда по просьбе руководства компании. Даже если нет указа властей по этому поводу, в условиях пандемии COVID-19 работники обычно заинтересованы отправиться на удаленку. Для этого понадобится распоряжение руководителя. Оно станет основанием для следующих действий кадровой службы и бухгалтерии, которые переформатируют деятельность предприятия в новых условиях.

Обычно порядок перевода сотрудников на удаленный режим таков:

1. Возьмите письменное согласие работника.
2. Подпишите с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.
3. Издайте распоряжение о дистанционной деятельности.
4. Организуйте условия для выполнения функций из дома.

Что обязательно указать в документе

Прежде чем понять, что включить в содержание распоряжения, необходимо решить несколько вопросов:

• сколько сотрудников перевести на дистанционку — отдельных специалистов или целые отделы;
• в течение какого времени трудящиеся будут работать вне офиса;
• на кого возложить ответственность за организацию процесса.

Все эти данные необходимо указать в дополнительном соглашении и распоряжении. По срокам труд на расстоянии бывает постоянным (до окончания действия контракта), временным (на оговоренный заранее отрезок времени) и комбинированным (если работник совмещает деятельность из дома и на территории компании). Это предусмотрено в ч. 2 ст. 312.1 ТК РФ. От того, на каком варианте вы остановитесь, зависит порядок оформления и период труда в таком формате.

Период удаленной деятельности необходимо указать и в приказе о временной дистанционной работе, сославшись на допсоглашение. Если такой режим установлен по просьбе работника, то отметьте в качестве основания и его заявление. Если перевод происходит в экстренных обстоятельствах, то сошлитесь на ст. 312.9 ТК РФ и указы федеральных и региональных властей.

Если предусмотрен только переход на дистанционный формат, а обязанности, должность, оплата труда не изменились, то это обязательно отметьте в распоряжении.

Как составить приказ на удаленку

Единого шаблона для всех не существует. Составляют его в произвольном виде. Порядок оформления стандартный:

• в шапке перечислите основные реквизиты (название юридического лица, адрес, ИНН, КПП, ОГРН/ОГРНИП);
• затем ниже укажите дату и номер регистрации;
• в середине — название документа;
• основание — ссылка на положение законодательства или отметка о другой причине;
• в основной части — указать изменения режима труда;
• имена и фамилии, должности подчиненных, которых переводят на работу вне офиса;
• период, в течение которого действуют изменения;
• ссылка на документ, на базе которого внедряется новый режим (например, допсоглашение к трудовому договору);
• поручение ответственным службам (кадровому отделу и бухгалтерии) оформить документы.

Заверяет документ директор при помощи подписи и печати компании. Затем регистрируют в журнале учета документации. С распоряжением следует ознакомить всех заинтересованных лиц — сотрудника, которого касается приказ, начальника отдела кадров, главного бухгалтера.

В этом случае есть два варианта:

1. Издать сразу два распоряжения — о переводе на другую должность (по форме Т-5) и об изменении на дистанционный режим (в свободной форме).
2. Или только один приказ на базе формы Т-5, дополненной пунктом для указания удаленного трудового режима.

Если на новый формат переходит большинство подчиненных, то применяйте форму Т-5а. Уточнять точный адрес, где предстоит трудиться на расстоянии, необязательно. Как и рабочий график: его вправе прописать по согласованию сторон в дополнительном соглашении или оставить на усмотрение специалиста (ст. 312.4).

Образцы приказов

Вот как составить распоряжение о переводе на удаленку в связи с риском распространения COVID-19.

А это распоряжение о переводе на другую должность одновременно с переходом на дистанционку (по форме Т-5).

Если вы составляете документ в произвольной форме для одного работника, то ознакомьтесь с этим шаблоном. Его работодатели вправе использовать и доработать с учетом собственных особенностей.

Об авторе

Анна Ломова

Свежие публикации

• 2022.02.02ОтчетностьСЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась
• 2022.02.01Трудовой договорИнструкция: как подготовить трудовой договор для несовершеннолетнего
• 2021.12.20Другие документыКак составить письмо об отсутствии печати у ИП
• 2021.11.26Другие документыАкт передачи денежных средств: кому нужен и как составить