Содержание статьи
В процессе трудовой деятельности сотрудники организаций часто сталкиваются с написанием служебных записок. Например, в адрес коллеги, на списание, на получение премии. Они относятся к внутреннему документообороту и, очень редко выходят за пределы компании.
Служебная записка на командировку необходима для своевременного оформления кадровой службой соответствующих приказов и распоряжений и выдачи денежных средств на выполнение служебных обязанностей.
Основные нюансы заполнения
На законодательном уровне не установлены четкие требования к форме и содержанию документа. Чаще всего они утверждаются внутренними приказами и положениями.
Когда необходима
Подать документ на рассмотрение руководителя необходимо в двух случаях:
- Для поездки был предоставлен служебный транспорт. Если этого не произошло в силу использования для других целей или технической неисправности, допускается использование личного автомобиля или арендованного. Документ подтвердит расходы при использовании транспорта (заправка топливом, ремонт образовавшейся в дороге поломки).
- При отсутствии каких-либо других бумаг, подтверждающих денежные затраты, связанные с выполнением трудовых функций во время командировки. Например, оплата ночлега, покупка еды, проезд в общественном транспорте или такси.
Даты
Действующим законодательством не установлена обязанность составлять и подавать на подписание документа на командировку перед поездкой. Однако во благо самого сотрудника, с целью избежать проволочек с выплатой денежных средств на компенсацию расходов, следует оформить ее в первый же день прибытия, как можно раньше.
Форма и структура
Строгих правил написания бумаги в настоящее время не существует. Но имеются некоторые требования к ее содержанию:
- записка пишется на имя руководителя организации;
- обязательно должно быть написано название документа;
- указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность командированного сотрудника;
- необходимо описать цели и причины командировки;
- указывается точный срок и количество необходимых денежных средств на поездку, планируемые источники финансирования;
- после основного текста следует перечисление прилагаемых документов (при наличии);
- в самом конце необходимо поставить текущую дату и подпись;
- если в командировку отправляется несколько человек, записка может быть написана их непосредственным начальником.
Кто подписывает и согласовывает
Поскольку бухгалтерии организации придется в обязательном порядке отчитаться за потраченные на командировку средства в налоговую инспекцию, в первую очередь необходимо согласовать ее с главным бухгалтером. Он проверит правильность составления записки, а также наличие, полноту и достоверность прилагаемых документов.
Подведение итогов
Необходимо учитывать, что руководство может не принять к учету расходы, понесенные сотрудником, на основании одной лишь служебной записки на командировку, без подтверждающих документов. Поэтому следует обязательно сохранять полученные чеки. В крайнем случае, необходимо получить отметки или справку (с печатью) о пребывании от принимающей стороны.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
