Содержание статьи
Трудоустройство на каждое новое место работы сопровождается оформлением определенного пакета документов. В частности, к таким обязательным бумагам относят личную карточку учета работника.
Оформляется она сотрудниками кадровой службы и содержит в себе определенный перечень информации, который отражается в нем на основании поданной документации и данных, предоставленных соискателем, какой проходит процесс оформления.
Что содержит
Личная карточка работника может оформляться в любом из возможных форм и видов, но в обязательном порядке она содержит в себе такой перечень необходимой информации:
- Общие сведения о сотруднике. Сюда относится ФИО, данные о дате рождения, стране, гражданином которой он является, имеющемся стаже на момент зачисления его в штат, составе семьи (наличие жены или мужа, детей, иждивенценцев).
- Место проживания сотрудника. Отдельно может указываться место регистрации и место фактического проживания работника.
- О лицах мужского пола приводятся данные о постановке на воинский учет. Они берутся на основании сведений, содержащихся в воинском билете или приписном свидетельстве.
- Данные о событиях, которые связаны с его взаимоотношениями с прочими фирмами и организациями. Сюда могут относиться названия о предыдущих местах трудовой деятельности, документальные основания устройства, работы на другой должности и т.д. Также включаются данные о переводе на иное место или имеющуюся должность, оформление очередных и внеочередных отпусков, увольнение и т.д.
Основания для заполнения
Основаниями для внесения записей по каждому конкретному работнику являются предоставленные им документы. К основному списку таких бумаг относятся:
- Паспорт гражданина РФ или заграничный. При приеме на работу иностранного гражданина возможно использование его внутреннего паспорта при наличии нотариально заверенного перевода.
- Приказ о приеме. Он издается за подписью руководителя и служит также и основанием для его зачисления в штат.
- Трудовая книжка (если данная организация будет основным местом работы).
- Военный билет или приписное свидетельство.
- Дипломы, свидетельства о повышении сотрудником квалификации, сертификаты о прохождении курсов и т.д.
- Свидетельство о пенсионном страховании (СНИЛС).
- Индивидуальный налоговый номер (код ИНН, который приобретают в налоговой службе).
- Прочие документы, какие можно предоставить в качестве подтверждения имеющихся у него льгот или необходимости обеспечения особенных условий труда (справка об инвалидности утвержденного образца и т.д.).
Законодательная база
Аналогично многим официальным документам, которые раньше подлежали обязательному заполнению исключительно в утвержденных видах, в настоящее время определенная форма, которая использовалась долгое время, уже не является обязательной.
В соответствии с изменениями, внесенными Министерством финансов РФ от 04.12.2012, в настоящее время каждый работодатель вправе использовать свою форму, разработанную исключительно на основании внутренних распоряжений.
Однако, в связи с тем, что старая карточка, выполненная по форме Т-2, содержит в себе все необходимые графы для занесения требуемой информации, в основных случаях она продолжает активно применяться работодателями.
Действующими законодательными актами предусмотрено два основных случая, при возникновении которых личная карточка становится необходимой:
- Для ознакомления с имеющимися записями в трудовой книжке сотрудника.
- Для подтверждения учета военнообязанных лиц.
Такой заполненный документ может храниться в течение всего времени, на протяжении которого работник числится в организации, а также до 75 лет после его увольнения.
Особенности оформления
В процессе заполнения карточки сотрудника следует учитывать такие особенности ее заполнения:
- При указании названия организации допускается предоставление данных в сокращенном виде, получать их можно из единого государственного реестра.
- При указании даты составления карты применяют исключительно арабские цифры.
- Табельный номер сотрудника присваивается в тот момент, когда осуществляется прием его на работу.
- В том случае, если по каким-либо причинам у сотрудника не имеется кода ИНН, можно при заполнении обойтись без его присутствия.
- Наличие СНИЛСа является строго обязательным. Если работник трудоустраивается впервые, то он обязан произвести все необходимые действия по его получению.
- Имеющаяся ячейка «Алфавит» содержит в себе первые три буквы фамилии работника – это выполняется для облегчения поиска необходимой информации.
- В графе «Характер работы» отмечается то, является ли такая работа сезонной или временной, или же сотрудника приняли на постоянной основе.
- По заполнению строки «Вид работы» отмечается то, является ли сотрудник совместителем или же это его основное место работы.
Бланк формы и образец
Первый раздел формы содержит такие данные о сотруднике:
- Данные о заключенном договоре между работником и организацией.
- ФИО. Если производится смена фамилии, то поверх старых данных указывают новые.
- Дата рождения (месяц указывается полностью).
- Место, где сотрудник родился (сведения заносятся с учетом общепринятых сокращений).
- Страна гражданства.
- Данные о том, какими дополнительными языками владеет сотрудник.
- Данные о семье сотрудника.
- Стаж трудовой деятельности. Тут отдельно указываются все возможные типы работ (те, которые дают право на получение дополнительной оплаты).
- Данные паспорта.
Второй раздел содержит в себе данные о воинском учете работника. Кроме общих данных указываются сведения о том, к какой категории принадлежит сотрудник, принимающийся на работу.
Заполнение первых пунктов карточки в обязательном порядке сопровождается подписью как специалиста-кадровика, так и самого работника, чьи данные были записаны.
Относительно приема на работу вносятся как основные данные приказа на прием, так и сведения, на основании каких его переводят или утверждают на постоянную работу.
В графе «Аттестация» указывается, насколько работник будет соответствовать должности, которую он занимает – имеется ли необходимость в повышении квалификации или достаточно имеющейся степени образования.
Повышение квалификации: сюда заносятся данные о том, какие курсы проходил сотрудник как до устройства на работу, так и в процессе самого выполнения своих обязанностей.
Профессиональная подготовка содержит данные о том, какое обучение он проходил в процессе своей деятельности на данном месте работы.
Награды – заносятся данные о том, имеет ли работающий сотрудник государственные или прочие награды, связанные с выполнением своих профессиональных обязанностей. Кроме самого названия обязательно указывают основание для получения упомянутой награды.
Данные, касающиеся сведений об имеющихся отпусках – все сведения приводятся по отдельным категориям – учитываются оплачиваемый, плановый и внеплановый. Приводятся также данные по основным и дополнительным отдельно.
По поводу данных по льготам могут приводиться как сведения о тех, какие предусмотрены в ТК, так и другие, принимаемые в каждой отдельной организации.
В разделе по дополнительным сведениям о работнике указывают все данные, которые необходимы для наличия в качестве информации или могут пригодиться в любых производственных и документальных процессах отдельно взятых организаций.
[docs]
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
- 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
- 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
- 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются