Как составить запрос на предоставление документов и информации

Запрос о предоставлении документов — это документ на имя контрагента с просьбой направить конкретные бумаги или официальную информацию.

Кто составляет

Письмо с просьбой о предоставлении информации пишется от имени организации. Но составить его вправе любой сотрудник, который отвечает за конкретную сферу деятельности, — бухгалтер, кадровик, юрист. Работник, который составляет такую заявку, обязан действовать в интересах работодателя, то есть запрашивать информацию с целью удовлетворения определенной потребности организации. В том случае, когда заявление пишет не руководитель, а другой служащий, нужно согласовать отправку с руководством.

Необходимо соблюдать четкую структуру заявки. Вот какие пункты содержит бланк запроса контрагенту или в вышестоящее ведомство:

1. Реквизиты.
2. Исходящий номер, дата.
3. Заголовок.
4. Описание проблемы, формулировка просьбы.
5. Должность и подпись составителя.

Это общая структура заявки о предоставлении информации. У каждого ведомства действуют индивидуальные требования.

Как составить

Унифицированной формы не предусмотрено. Заявитель составляет письмо в произвольной форме. Желательно подготовить просьбу на фирменном бланке предприятия.

Инструкция, как написать официальный запрос о предоставлении документов от имени организации:

1. Укажите адресата, реквизиты отправителя и получателя: название, адреса и контакты.
2. Опишите причину обращения и суть просьбы. Это основная часть письма, составляйте ее грамотно и аргументированно. Если есть необходимость, сошлитесь на законодательные нормы.
3. Разбейте заявление на разделы, если запрашиваете информацию по разным вопросам.
4. Перечислите сопроводительные документы, если они предусмотрены. Укажите название приложения и количество листов.
5. Подпишите обращение у руководителя. Укажите должность и фамилию, имя, отчество руководителя (сотрудника).

Образцы для разных ситуаций

КОМУ____________________________________ __________________________________________ __________________________________________ ОТ КОГО_________________________________ _________________________________________ _________________________________________ «___»______________20___г. №___ Письмо-запрос_______________________________________________________________ Уважаемый___________________________________ Просим прислать вас_______________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________/_______________/ _________________20____г.

А это образец письма-запроса документов у контрагента от организации:

Так выглядит просьба о разъяснении законодательных норм:

А так — запрос в ФНС:

Кому и каким способом отправляют

Обращение адресуют контрагентам или в государственные ведомства. Если заявку направляют конкретному человеку, необходимо указать его должность, Ф. И. О. и подразделение (если такой реквизит применяется в организации) и начать обращение к получателю со слова «уважаемый». Если же адресат — группа лиц, укажите название отдела, не обращаясь по имени к конкретному служащему.

Обращение пишут от руки или составляют в печатной форме. Написание от руки — не самый предпочтительный вариант, т. к. такой текст тяжело воспринимается получателем. Лучше письмо напечатать.

Письмо составляют в двух экземплярах, присваивают ему исходящий номер, дату и фиксируют в журнале исходящих. Первый экземпляр отправляют получателю, второй хранится в организации. Только после этого обращение передают получателю. Варианты доставки:

1. Лично в руки. Если получатель — ведомство или государственный орган, то передайте заявку в канцелярию. Если контрагент, то лично руководителю или официальному представителю.
2. По почте. Отправьте письмо в форме уведомления с описью вложений и подтверждением о вручении.
3. По электронной почте. Обязательно подпишите документ ЭП.

В какие сроки приходит ответ

Установленных законом сроков для ответа в рамках деловой переписки нет. Получатель ответит, как только соберет необходимые сведения и подготовит исходящий документ.

При направлении письменного обращения в государственные органы и органы исполнительной власти ориентируйтесь на то, что ответ придет через 30 дней после регистрации заявки (ч. 1 ст. 12 59-ФЗ от 02.05.2006). Если подготовка ответа вызовет затруднения или должностному лицу понадобится дополнительная информация, то срок продлят еще на 30 дней (ч. 2 ст. 12 59-ФЗ). На регистрацию входящих документов ведомства отводят 3 дня.