Как правильно написать официальное письмо

Официальное письмо — это документ деловой переписки, предназначенный для решения важных организационных и коммерческих вопросов. Он необходим компаниям и частным лицам при обращении к партнерам или государственным органам с просьбой, жалобой, предложением, уведомлением, запросом, приглашением и др.

Виды и отличия деловых писем

Официальные послания сейчас используют чаще, поскольку помимо традиционной почты появилась электронная форма. Это позволяет взаимодействовать с деловыми партнерами и решать коммерческие вопросы удобно и оперативно.

Видов делового письма множество, в зависимости от того, что необходимо сообщить получателю: предложить сотрудничество, запросить важные бумаги, напомнить о предстоящем событии, пригласить на мероприятие.

Вот самые распространенные виды деловых писем:

1. Запрос или просьба — обращение к получателю за документами или важной информацией.
2. Информационное послание — сообщение о предстоящем событии (о скидках, распродаже, поставке товара).
3. Уведомление — извещение контрагентов об изменениях: росте цен, условий поставки, новых реквизитах.
4. Напоминание — предупреждение о приближающемся сроке оплаты, о встрече, о предстоящем подписании документов, завершении действия контракта, об истечении периода действия акций и т.д.
5. Коммерческое предложение — описание услуг и товаров, чтобы заинтересовать новых партнеров, побудить к заключению контрактов на выгодных условиях.
6. Гарантийное письмо — предоставление гарантий на выполнение обязательств (при невозможности сразу произвести оплату, завершить работу в срок, осуществить поставку вовремя и т.д.).
7. Претензия, жалоба — сообщение о ненадлежащем выполнении работ, бракованном товаре с требованием решить вопрос и возместить ущерб.
8. Приглашение — предложение клиентам укрепить сотрудничество, пригласив их на некое мероприятие (семинар, фестиваль, конференцию, выставку).
9. Сопроводительное письмо — дополнительный документ, необходимый при отправке большого объема корреспонденции (чаще всего опись вложенных в конверт бумаг).
10. Корреспонденция для внерабочих вопросов — поздравление, выражение благодарности, соболезнования.

Отдельный вид — ответная корреспонденция. Она обычно содержит согласие или отказ на определенную просьбу, запрос, приглашение, дополнительную информацию для дальнейшего сотрудничества и др.

Есть несколько главных отличий деловой корреспонденции:

• она содержит все реквизиты отправителя и сведения о получателе;
• обладает официальным стилем;
• в лексике отсутствуют эмоции;
• при составлении соблюдают субординацию;
• ее оформляют на стандартном бланке.

Правила написания и распространенные ошибки

Любая официальная корреспонденция независимо от ее назначения составляется по определенным требованиям. Составляется оно на фирменном бланке или листе А4. Первый вариант предпочтительнее, поскольку на нем автоматически указаны реквизиты, это выглядит солиднее для деловой переписки.

Основные правила написания официального письма следующие:

1. Писать четко и лаконично, без многословия.
2. Внимательно следить за лексикой, грамматикой и пунктуацией, чтобы не испортить впечатление от сути вопроса.
3. Для удобного прочтения текст обязательно делите на абзацы.
4. Если информация содержит расчеты, схемы и формулы, оформите их в виде списков, таблиц, диаграмм.
5. Если пишете на обычном листе, то вручную заполните реквизиты и контактные сведения.
6. Укажите контактное лицо, его Ф.И.О., должность, телефон и адрес электронной почты.

При составлении таких писем важно не допускать ошибок. Среди них:

• использование «штампов», сленга;
• слишком подробные объяснения;
• сложный язык с узкоспециализированной терминологией;
• отсутствие обращения;
• погрешности в расчетах, именах, реквизитах и названиях;
• неуместная реклама;
• ошибки в правописании.

Нельзя использовать требовательный тон, настаивать на положительном ответе, пишите максимально корректно и этично. Если это ответ на полученные предложения, то недопустимо начинать с отказа. Сначала необходимо объяснить основания для отрицательного ответа и отметить возможность рассмотреть вопрос позже, когда позволят обстоятельства.

Правила оформления по ГОСТу и без него

В законе не установлено обязательного единого шаблона для оформления письма в официальном стиле. Допустима произвольная форма, но не стоит забывать о нормах, принятых в делопроизводстве. Предприятие вправе утвердить собственный шаблон для такой корреспонденции. Ориентироваться рекомендуется на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нацстандарте перечислены реквизиты (их 30) и порядок их размещения. Использовать вы вправе один из двух вариантов бланка — продольный или угловой.

Основные реквизиты по ГОСТу:

1. Заголовок и цель документа — например, информационное письмо или уведомление.
2. Вступление — обращение к получателю в вежливой форме, например, «Уважаемый Иван Иванович!».
3. Вводная часть — кратко объясняет повод, послуживший для обращения. Главная часть — описывает подробности, просьбу, предложение и т.д.
4. Итог — в зависимости от назначения послания включает вариант решения вопроса, побуждение к действию и др.
5. Подпись с расшифровкой, контактные данные отправителя.

К корреспонденции отправитель вправе прикрепить дополнительные важные бумаги — прайс-листы, копии документов, фотографии, платежные поручения и др.

Образцы

Вот образец официального послания к контрагентам о росте цен.

А это пример официального письма с коммерческим предложением.

Как написать электронное деловое письмо

В электронных письмах требования не строгие, но есть нюансы, на которые стоит обратить внимание. Текст необходимо уместить на одной странице, чтобы получателю не приходилось его прокручивать. Если страниц больше и нет возможности уменьшить, обязательно пронумеруйте их. Писать следует шрифтом Times New Roman размером №12–14, отступ 1,25 см; поля: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Среди важных правил электронного послания:

1. Заполните поле «Тема». Если этого пункта не будет, сообщение рискует попасть в «Спам».
2. Когда составляете ответ на полученное сообщение, то необходимо нажать на «Ответить», а не начинать новое письмо. В нем появится «Re: тема отправителя».
3. Отвечая на сообщение, необходимо сохранять историю переписки, чтобы получатель не тратил время на поиски исходных текстов.
4. Если текст важный, то допускается отметить это при помощи специальной функции степени значимости. Но не следует злоупотреблять ею и устанавливать ее на обычные сообщения.
5. Внизу укажите дополнительные электронные адреса почты, ссылки на страницы соцсетей, мессенджеры и др.

Об авторе

Анна Ломова

Свежие публикации

• 2022.02.02ОтчетностьСЗВ-СТАЖ: как заполнять, если нет работников и деятельность не велась
• 2022.02.01Трудовой договорИнструкция: как подготовить трудовой договор для несовершеннолетнего
• 2021.12.20Другие документыКак составить письмо об отсутствии печати у ИП
• 2021.11.26Другие документыАкт передачи денежных средств: кому нужен и как составить