Содержание статьи
Реестр больничных листов в ФСС — это список листков нетрудоспособности, принятых к учету в текущем периоде, по которым производится возмещение расходов.
Скачать бланк реестра больничных листов в ФСС 2020 года |
Скачать образец реестра по больничным листам в ФСС |
Скачать бесплатно образец реестра расходов в ФСС |
Кто и в каком случае заполняет
Вне зависимости от того, какие листки нетрудоспособности принимает организация — бумажные или электронные, — Фонд социального страхования требует составлять их список в электронном виде, если компания обращается за возмещением. Бухгалтерия собирает сведения о бумажных листках нетрудоспособности вручную, а реестр электронных больничных листов в ФСС формируется автоматически в программе отправки отчетности через специализированного оператора.
Какую форму следует использовать и как ее заполнять
Существуют некоторые правила, как заполнять реестр для выплаты больничных, в список следует включить следующие сведения:
- Ф. И. О. работника без сокращений.
- СНИЛС сотрудника.
- Страховой стаж.
- Тип пособия («1» — пособие по временной нетрудоспособности; «2» — пособие по беременности и родам).
- ОГРН медицинской организации.
- Уникальный номер листка нетрудоспособности.
- Период нетрудоспособности.
- Сумма, начисленная по больничному листу, в т. ч. расходы за счет средств Фонда.
Сведения обычно представляются в виде файла Excel, а форма реестра для ФСС по больничному законодательством не регламентирована.
Важные изменения
С 14 декабря работать меняются правила работы с больничными! Их изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.
Образец
Если программное обеспечение страхователя не позволяет сформировать перечень пособий автоматически, эта функция доступна на портале Фонда социального страхования в личном кабинете страхователя. Там же бухгалтер корректирует данные по отправленным листкам нетрудоспособности, если есть такая необходимость. Инструкция, как сформировать реестр больничного листа в личном кабинете ФСС:
- Войти в личный кабинет на сайте, используя логин и пароль.
- На главной странице перейти в раздел «Листки нетрудоспособности». Откроется перечень больничных листков.
- Задать и применить фильтр по дате. Без фильтра выгрузить данные не получится.
- Нажать на кнопку «Действия» и выбрать вариант «Выгрузить ЭЛН». Система сформирует файл в формате Excel, в который попадут все электронные листки по заданному фильтру.
Примерный образец заполнения реестра больничных листов для ФСС в бумажном виде выглядит так:
В регионах, где действует пилотный проект «Прямые выплаты», при котором сотрудники получают пособия напрямую от фонда, работодатель направляет сведения в электронном виде.
Сформированный в программе отправки отчетности образец реестра в ФСС по больничным листам при пилотном проекте выглядит так:
Для возмещения расходов по пособиям работодатель направляет подтверждающие документы (копии бумажных листков нетрудоспособности, трудовых книжек, справок о доходах и др.). К этому пакету прилагается заявление на выделение средств, справка-расчет суммы, подлежащей возмещению, и сопроводительное письмо. Для удобства проверки сумм в сопроводительном письме приводится перечень пособий, подлежащих возмещению. Рекомендуемый образец реестра пособий для возмещения из ФСС, заполняемый помесячно или поквартально:
Как передавать данные в ФСС
Отправить данные работодатель вправе одним из следующих способов:
- На бумажном носителе — при численности штата менее 25 человек. Такой способ применяется редко, т. к. в большинстве случаев вся отчетность в Фонд сдается в электронном виде. Сведения на бумаге подаются при обращении за возмещением или в рамках плановых проверок.
- В произвольной форме посредством направления в Фонд письма по электронной почте. Этот способ применяется для отправки данных по листам нетрудоспособности в бумажном виде.
- В электронной форме. Данные выгружаются из программы расчета заработной платы или заполняются в системе электронного документооборота. Некоторые системы отправки отчетности формируют и отправляют перечень электронных листков автоматически. Самостоятельная отправка сведений пользователем не требуется.
- Через личный кабинет на портале Фонда.
Ответственность за отсутствие сведений о пособиях
При выплате пособий работодателем ответственность за непредставление сведений о работниках, которым были начислены и выплачены пособия, отсутствует. Фонд вправе отказать страхователю в возмещении расходов, если нет перечня бумажных больничных листков.
При участии в пилотном проекте «Прямые выплаты» за задержку представления данных (более 5 календарных дней со дня получения листка нетрудоспособности от сотрудника) предусмотрен административный штраф для должностных лиц — от 300 до 500 руб.