Готовим соглашение об электронном документообороте для контрагентов

Соглашение об электронном документообороте — это договор, заключенный организацией с контрагентом, регулирующий условия обмена документами в небумажном формате.

Как составить соглашение о документообороте

Информационные технологии становятся нормой во всех сферах деятельности. Налаженный электронный документооборот между организациями имеет ряд неоспоримых преимуществ перед бумажным:

• оптимизация рабочего времени на оборот и обработку информации;
• возможность быстрого взаимодействия и принятия решений;
• оперативный контроль и анализ передаваемых данных.

Способы и правила перехода на ЭДО следует зафиксировать в учетной политике организации. Эффективный документооборот с помощью телекоммуникационных каналов связи возможен, только если действия партнеров согласованы и обе стороны имеют соответствующие технические возможности. Самый распространенный способ пригласить своих партнеров присоединиться к обмену документами с помощью интернет-технологий — массовая рассылка писем. Вот возможный вариант письма с предложением перейти на электронный документооборот:

Уважаемый контрагент! ООО «znaybiz.ru» сообщает о переходе на электронный документооборот посредством системы «Z» от группы компаний «Х». В соответствии с нормативным актом № 63-ФЗ от 06 апреля 2011 г., приказом Минфина РФ № 174 и ст. 169 НК РФ разрешен обмен электронными документами между юридическими лицами. По своей юридической силе цифровая документация, подписанная КУЭП, приравнивается к бумажной. Оборот документации в цифровом формате имеет ряд преимуществ: экономия трудовых и временных ресурсов, затрачиваемых на делопроизводство; возможность отслеживания статуса документа; значительная минимизация риска утери документации. ООО «znaybiz.ru» предлагает осуществлять обмен первичными документами в цифровом формате: счет-фактура; товарная накладная; акт выполненных работ (оказания услуг); акт сверки. А также договорами, дополнительными соглашениями, письмами. Для перевода делопроизводства на ЭДО требуется: получить квалифицированную ЭЦП в удостоверяющем центре; выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор; принять приглашение от ООО «znaybiz.ru» на обмен электронными документами; подписать соглашение об ЭДО с применением ЭЦП. Просим вас рассмотреть возможность ведения бизнеса посредством ЭДО и дать письменный ответ в ближайшее время.

Разберем, нужно ли соглашение об электронном документообороте или достаточно внести соответствующие дополнения в существующий договор о сотрудничестве. На практике применимы оба варианта, но в том и другом случаях необходимо зафиксировать ряд положений:

• перечень передаваемых документов в рамках ЭДО;
• признание того, что ЭД имеет ту же юридическую силу, что и его бумажный аналог;
• указание компаний-операторов;
• вид используемой цифровой подписи;
• способ внесения изменений в соглашение;
• порядок разрешения спорных моментов.

Бланк соглашения об ЭДО между юрлицами организация вправе запросить у компании-оператора, через которую предполагает осуществлять оборот цифровых документов.

Как подписывать цифровые документы

Помимо согласования порядка обмена документацией с помощью интернет-технологий, контрагентам необходимо выбрать вид цифровой подписи при ЭДО. Федеральный закон № 63-ФЗ от 06.04.2011 выделяет три вида подписи:

1. Простая ЭП.
2. Усиленная квалифицированная ЭП.
3. Усиленная неквалифицированная ЭП.

Только применение второго вида подписи приравнивает подписанный ею цифровой бланк к бумажному аналогу.