Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

Первичные документы, а также учетные регистры необходимы для бухгалтера для составления отчетности, чтобы в дальнейшем подать ее в соответствующие органы. Она может подвергаться аудиту. Кроме того, ее могут потребовать вместе с первичными документами во время налоговой проверки.

Порядок и сроки хранения

Из этого можно заключить, что все первоначальные документы и отчетности должны сохраняться в течение срока, который был утвержден законодательством РФ.

Федеральный закон №402-ФЗ, регламентирующий порядок осуществления бухгалтерского учета, вступил в силу шестого декабря 2011 года. В нем и установлены периоды для сохранения различных бухгалтерских документов.

Порядок хранения

Хранение документовДля обеспечения надлежащей сохранности архивных документов организация может организовать на своей территории собственный архив. Федеральный закон, регламентирующий порядок ведения архивного дела, предоставляется такое право всем коммерческим и некоммерческим организациям.

При этом они имеют свободу выбора наилучшего способа для сохранения бухгалтерских документов. Компания может открыть личный архив или же воспользоваться услугами, которые предоставляют специализированные территориальные архивные организации.

Сооружение личного архива

Когда руководство принимает решение самостоятельно сохранять документы, то ему необходимо выделить обособленное помещение под архив, которые будет оснащено всеми необходимыми для хранения средствами, такими как: наличие полок и стеллажей, система климат-контроля и система безопасности.

Учитывая общую практику, следует дать несколько рекомендаций для тех, кто еще не сталкивался с ведением архивного дела:

  1. Сооружение личного архиваЕсли помещение будущего архива выходит на солнечную сторону, то лучшем спасением от излишнего света станут светонепроницаемые шторы, а также жалюзи. Если это требование не будет соблюдено, то большинство документов придут в негодность из-за выцветания раньше указанного для хранения срока.
  2. Для обеспечения безопасности помещения будущего архива, который планируется расположить на первом этаже, следует поставить на окна металлические решетки. Они помогут предотвратить несанкционированный доступ в архив. Кроме того, для усиленной безопасности некоторые компания часто устанавливают металлическую дверь.
  3. Систематизированный перечень бухгалтерских документов, которые будут храниться в архиве, поможет работникам компании сэкономить время, если им понадобится найти тот или иной документ. Копию разработанной номенклатуры следует хранить непосредственно в самом архиве.
  4. Также необходимо учредить специальный регламент, который будет контролировать выдачу архивных документов. Не рекомендуется предоставлять бухгалтерские документы работникам иных структурных подразделений. Существуют определенные случаи, в который главный бухгалтер может разрешить выдачу отчетностей, руководствуясь при этом исключительно мотивированным запросом.

Хранение не на территории организации

Внеофисное хранение документом на сегодняшний день приобрело большую популярность. Профессиональные архивные организации предоставляют специализированные услуги для сохранения отчетностей.

Доверять стоит исключительно профессиональным архивохранилищам, поскольку в их оснащении имеется современное оборудование. Кроме того, обычно к ним не возникают никаких претензий со стороны законодательства.

К внеофисному архивированию чаще всего прибегают те организации, которые стремятся освободить некоторое пространство в офисе или сократить расходы. Тем самым они не тратят средства на создание собственного архива, на последующее его обслуживание, поскольку не платят за аренду площади и не выплачивают зарплату архивному сотруднику.

Хранение не на территорииБухгалтер в свою очередь освобождается от массы дополнительных обязанностей, таких как организация архива, разработка определенной системы в хранении документов и так далее. При пользовании услугами архивных компаний все эти обязанности перекладываются на других специалистов.

Таким образом, выбирая между способами хранения отчетностей – создавать личных архив в компании или воспользоваться услугами внеофисного хранения – необходимо руководствоваться финансовыми возможностями компании. Кроме того, следует учитывать особенности ведения документооборота.

Российская практика показала, что правильный выбор архивной компании может сэкономить денежные средства организации.

Примеры

ООО «Комфорт» образовалось три года назад, однако на данный момент стабильно укрепилось на рынке. Составление всех бухгалтерских документов было поручено четырем сотрудникам, каждый из которых отвечает за определенные участки учета. При этом главный бухгалтер занимается подготовкой отчетности и взаимодействует с контролерами.

Примеры храненияЗа эти годы в компании было составлено множество документов, которые хранятся в папках в хаотичном порядке и уже не помещаются в стеллажи. Самое время навести порядок в документации.

Большую часть первичных документов составляют акты по проведенным работам, по данным которых определяется выручка организации. Она в свою очередь отражается в финансовом отчете.

Внушительные объемы из всех бумаг состоят из накладных на инструменты, которые были приобретены за несколько лет, а также платежи, в том числе зарплатные ведомости, всевозможные расчеты.

Один из шкафов полностью заставлен бухгалтерскими отчетностям, различными декларациями и отчетностями для Пенсионного фонда и Социального страхования. Кроме этого, там еще и хранятся статистические формы.

Что делать в подобной ситуации? Каждому бухгалтеру необходимо составить список дел с соответствующей бухгалтерской документацией по закрепленному за ним участку. Главному бухгалтеру следует систематизировать все данные и отразить их в одной таблице. Одна из граф в данной таблице должна указывать срок, в течение которого должен храниться тот или иной документ.

Нормативные акты

При сравнении сроков, предусмотренных для сохранения бухгалтерских отчетностей и установленных перечнем и соответствующим законом №402-ФЗ, следует сделать несколько выводов:

  1. Перечень устанавливает различные сроки для хранения исходя из учета не только вида, но и значимости того или иного документа, приписываемого к категории бухгалтерского.
  2. В законе №402-ФЗ предусмотрен лишь пятилетний срок для сохранения бухгалтерских документом; кроме того, отсутствует конкретизация по видам документов.
  3. В первом пункте статьи 29 этого же закона сказано, что определение необходимого времени для сохранения документов должно осуществляться с учетом перечня, о котором говорилось выше.

Таблица со сроками

Документы Сроки сохранения
Акты по проделанным работам согласно договорам по основному виду деятельностиНе менее пяти лет после прекращения срока действия заключенного соглашения
Различные договоры и специальные соглашения, предлагающиеся к нимНе менее пяти лет после прекращения срока их действительности
Все доверенности на владение деньгами, а также ТМЦНе меньше пяти лет
Документы по выдаче заработной платы, различных пособий, а также материальной поддержкиДо истечения пяти календарных лет, а в случае если расчетные счета не сохранились, то в течение 75 лет
Документы, содержащие информацию о доходах физических лицВ течение 75 лет
Трудовые соглашения и договоры, а также персональные карточки сотрудниковНе менее 75 лет
Различные табели и журналы, учитывающие рабочее времяВ течение пяти календарных лет (и на протяжении 75 лет при экстремальных трудовых условиях)
Информация о доходах физических лицПо истечению пяти календарных лет, а если расчетные счета не сохранились, а также ведомостей о зачислении заработной платы, то в течение 75 лет
Бухгалтерская отчетность за годПостоянно
Учетная политика компании, планирование счетов, а также формы для изначальных данных учетаПо истечению 5 лет
Основная книга бухгалтерского учета и все различные ведомости и лицевые счета для оборота денежных средствПо истечении пяти лет
Карточки для записи основных денежных средствПо истечению пяти лет после ликвидации организации
Отчеты по выплате НДС, имеющегося транспорта, земле и прибылиВ течение пяти лет
Декларации в ФССНе уничтожают годовые расчетые, и в течение шести календарных лет сохраняются квартальные
Декларации для Пенсионного фондаНе менее шести лет, а при отсутствии расчетных счетов – не меньше 75 лет
Персональная информация в ПФР на сотрудниковВ течение 75 лет
Выписка о различных взысканиях и штрафахВ течение пяти лет

Нюансы учета

Нюансы учетаБывали случаи, когда компания ООО «Комфорт», о которой говорили выше в качестве примера, не реализовывала полностью свой товар и несла убыток. Бухгалтерский и налоговый учет осуществляется по одинаковым бумагам.

Различия заключаются в осознании расходов, которые связаны с выбытием. Данный факт необходимо учитывать для определения периода сохранения документов.

Предположим, несколько лет назад организация купила автомобиль. Срок для полезного использования считается пять лет. Автомобиль постоянно ломался, поэтому компания приняла решение реализовать его за любую цену. Средства, которые были выручены после продажи, оказались намного меньше первоначальной стоимости имущества. По всем нормам налогового учета этот убыток распределяется на три года при налогообложении на прибыль.

Убыток во время осуществления ОС и нюансы его учета отражаются в пункте 3 статьи 268 Налогового кодекса РФ.

Итак, все документы, которые связаны с составлением начальной и остаточной цены, а также срока СПИ и необходимые договоры по реализации, и некоторые другие бумаги и отчетности необходимо хранить в течение четырех лет с момента окончания включения какого-либо убытка в декларацию для налоговой службы. Проверяющие имеют право запросить документы за последние три года после предшествующей проверки. Именно поэтому все отчетности и декларации должны сохраняться в течение девяти лет. Существуют и другие ситуации, когда период хранения бумаг увеличивается, о чем будет говориться ниже.

Случаи увеличения и уменьшения сроков

Порядок храненияЕсли какая-либо организация работает в убыток и учитывает его при подсчете налогов на прибыль, то они обязана должна сохранять документы в течении всего периода для переноски убытков и плюс четыре года. Важно понимать, что нельзя уничтожать первоначальные документы, которые подтверждают понесенный убыток, справки и расчеты, по которым был перенесен убыток.

Скажем, документы по бухгалтерскому и налоговому учету с убытком, который организация понесла в 2018 году и распределяет на следующие десять лет, необходимо сохранять до конца 2032 года.

Кроме того, срок для хранения будет увеличен и в таком случае. Некая компания оказала услуги определенному заказчику, однако тот в свою очередь своевременно не заплатил за них и не отвечал на претензионные письма. Из государственного реестра организацию не исключили, однако долг не был погашен. Все документы по данной ситуации должны быть сохранены в течение четырех лет.

Все накладные, декларации, акты за выполненные работы, а также ведомости по выплате заработной платы сотрудникам – эти и еще многие иные документы бухгалтерия должна сохранять на протяжении установленного законодательством Российской Федерацией срока. Уменьшать данные сроки нельзя ни при каких обстоятельствах, однако в определенных ситуация их можно увеличить.

Как долго нужно хранить бухгалтерские документы? Узнайте из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных

Adblock
detector