Содержание статьи
Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.
Общие вопросы заполнения
Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.
Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.
Его сведения используются:
- Для начисления заработной платы, отпускных работников.
- При проведении проверок различными внешними органами контроля.
- Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
- Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.
Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:
- Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
- Листки нетрудоспособности.
- Справки и докладные начальников отделов.
- Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.
Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.
Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.
Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.
Предприятие может применять различные методы заполнения табеля, выбор которых компания производит самостоятельно.
В учете может применяться:
- Метод сплошной регистрации. Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
- Метод отклонений. В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.
Правила и образец заполнения
На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.
Заполнение документа имеет ряд особенностей:
- Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
- Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
- Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.
Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.
Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.
- Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.
- Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.
Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.
Основные используемые в документе коды:
Код | Расшифровка |
---|---|
Я | явка и исполнение трудовых обязанностей в дневное время |
Н | явка и исполнение обязанностей в ночное время |
В | нерабочие дни |
РВ | исполнение обязанностей в выходные дни |
К | командировка |
Б | неявка по причине временной нетрудоспособности |
ОЗ | отпуск без оплаты среднего заработка |
ОТ | основной оплачиваемый отпуск |
НН | отсутствие на работе по невыясненным причинам |
Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.
Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты – аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.
Нюансы заполнения при сменном графике работы
Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.
Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.
Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля
Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.
Для построения грамотного учета используются положения:
- ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
- Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.
Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13
Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.
Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.
Часть 2.
Об авторе
- Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.
Свежие публикации
- 2020.12.08Инструкции для ИПКак ИП перейти с УСН на патент
- 2020.09.09В помощь каждомуКак подготовиться ко второй волне коронавируса
- 2020.09.08Договорные отношенияЗаключение договора в электронном виде: а так можно?
- 2020.07.29Инструкции для ИПКак ИП без работников заполнить заявление и получить субсидию