Подготовка тендерной документации в 2020 году: порядок оформления, образец

Организации и ИП активно участвуют в различных тендерах, но для регистрации заявки им необходимо правильно подготовить тендерную документацию. Перечень документов и требований меняется в зависимости от того, какие именно товары (услуги) нужны заказчику.

Порядок составления

Тендером называют конкурс на предоставление услуг/товаров или выполнения определённых работ. Заказчик выбирает исполнителя из претендентов, подавших заявку на участие в конкурсе. Требования проведения отбора закрепляются в тендерной документации.

В тендерной документации указываются личные данные организатора, такие как:

• ФИО, юридический адрес и контактный телефон;
• номер факса, адрес email;
• цена, место и выдвинутые условия вручения пакета документов.

Оформление тендерной документации

Образец подготовки заявки и рекомендации к заполнению бумаг, входящих в тендерную документацию, указаны в МДС 80-4.2000 Госстроя России, Распоряжении Госкомимущества РФ N 660-р, Госстроя РФ N 18-7 от 13.04.1993.

Детали же, касающиеся содержания документов, выставляются тендерным комитетом, который рассматривает предложения претендентов и определяет победителя конкурса.

За разработку документации отвечает либо сам организатор, либо консалтинговая компания, к которой он обращается для правильного составления тендера.

Победителем, как правило, становится тот, кто предложит комиссии наиболее выгодные условия сотрудничества для заказчика. С участником, победившим в борьбе, заключается контракт на тендер, условия которого полностью соответствуют тем, что были обозначены в рамках конкурса.

Содержание

В тендерной документации обозначают как технические, так и коммерческие нюансы сотрудничества.

В технической части указывают сведения, касающиеся объекта торгов:

• инструкции для поставщиков;
• информационные карты, в которых отражают порядок выполнения и подачи;
• наименование товара, виды работы;
• ссылки на стандарты, которые должны быть соблюдены при выполнении контракта;
• иные сведения и графики, касающиеся исполнения задачи, поставленной заказчиком.

Более подробный список сведений, входящих в техническую часть технической документации:

Коммерческая часть состоит из информации о выставленных расценках, порядка исчисления цен, графика платежей, источников финансирования контракта. Здесь же указываются гарантии, предоставляемые заказчиком.

Помимо сведений, необходимых конкурсантом, в конкурсной документации указывают данные о пакете бумаг, который должен подготовить исполнитель/поставщик.

Обычно для участия в конкурсе желающие представляют:

• заявку;
• справку из банка, подтверждающую отсутствие задолженности;
• документы, содержащие технические, качественные и иные сведения, отражающие свойства предлагаемых материалов и товаров;
• проект договора о запланированных закупок;
• методические указания, необходимые для проведения расчётов по тендерной заявке;
• валюта, которая используется для проведения сделок;
• требования к тендерным заявкам;
• сроки окончания конкурса и место (способ) приёма заявок;
• дата и место открытия конвертов с полученными предложениями от претендентов;
• опись документации, прикладываемой к заявке.

Внесение изменений и дополнений

Организатор тендера вправе внести поправки в изначальные условия конкурса, но обязан разъяснить причину нововведений, предоставив документы, поясняющие основания такого решения.

Он обязан оповестить всех участников в срок не позднее 7 календарных дней до истечения периода приёма заявок. При этом на отправку оповещение и внесение поправок в пакет документации дается всего 5 рабочих дней.

Документы

Стандартный перечень бумаг, необходимых для участия в конкурсе, состоит из:

• заявки и списка документов, подаваемых вместе с ней;
• свидетельств, подтверждающих, что поставщик (исполнитель) соответствует требованиям, выдвинутым заказчиком;
• суммы всех затрат, которые учитываются при расчёте конечной цены;
• технических характеристик (нужны, если заказчик нуждается в поставке товаров или устройств);
• прайс-листа на предлагаемые услуги;
• документа, который подтверждает гарантийное обеспечение тендерной заявки.

В качестве перечисленных бумаг могут выступать:

• лицензии на осуществление деятельности;
• документ, подтверждающий право на занятие предпринимательской деятельностью, свидетельство о прохождении госрегистрации;
• аудит за последний отчётный год;
• паспорт (нужен, если в конкурсе участвует ИП);
• устав компании с указанием учредителей, акционеров и держателей акций;
• справка из банка об отсутствии задолженности за последние 3 месяца работы.

Подготовка прайс-листа

Потребуется отразить все запланированные расходы, необходимые для исполнения тендерного контракта, сведя их в таблицу цен. Нужно подготовить бумажную и электронную версию документа.

В прайс-листе указывают расходы на:

• получение необходимых сертификатов, страховки и лицензий;
• выплату всех налоговых платежей, пошлин и т.п.;
• другие действия или работы, необходимые для исполнения тендерного контракта.

В самом конце, с учётом всех приведённых в таблице затрат, указывается конечная цена за продукт (услугу).

Все перечисленные расценки, закреплённые в таблице, останутся неизменными в течение всего срока действия договора о закупках/оказания услуг. Цены указываются в той же валюте, что использовалась в период приёма заявок на тендер.

Оплата поставщику/исполнителю осуществляется только после выполнения им всех обязательств, если другие условия не были закреплены в контракте.

От претендента могут потребовать т.н. гарантийное обеспечение, под которым понимается залог в денежной форме. Средства вносятся на счёт организатора конкурса для того, чтобы претендент смог подтвердить, что он сможет исполнить взятые на себя обязательства. Если желающий проиграет тендер, то внесённые средства будут возвращены в сроки, оказанные в тендерной документации.

Документы для тендеров, которые готовит заказчик

Сам заказчик также должен подготовить извещение, ориентируясь на требования ст. 42 ФЗ N 44, а также бумаги, которые необходимы согласно ст. 50, 64 и 87 ФЗ N 44.

Организатор обязан предоставить:

• проект контракта (требования к нему установлены в ст. 34 ФЗ N 44);
• техническое задание (ст. 33 ФЗ N 44);
• документальное обоснование цены контракта, которая определена с помощью методов, закреплённых в ст. 22 ФЗ N 44;
• проектно-сметные бумаги (необходимы для выполнения подрядных работ).

При рассмотрении заявок от поставщиков/исполнителей заказчик публикует протоколы о соответствии поданных заявок установленным им требованиям.

Заказчику понадобится подготовить и протокол отказа от подписания контракта. Документ может потребоваться в случае, если заказчику потребуется отказаться от услуг победителя конкурса уже на стадии подписания договора.

По ходу процедуры определения исполнителя заказчик обязан документировать в протоколах каждый этап. Понадобится составить документы, отражающие процесс допуска и отклонения участников, а также протокол по итогам торгов.

Подготовка документации для участия в тендерах:

Оформление тендерной документации – практический пример (полный текст документов на участие в тендерах):

[docs]

Извещение о проведении аукциона

Заказчику необходимо оповестить всех потенциальных исполнителей о начале конкурса, разослав уведомление.

В оповещении необходимо указать:

• техническое задание – объект закупки (товар/услугу), необходимое количество и его описание;
• дату завершения приёма заявок, окончания их рассмотрения;
• источники финансирования контракта;
• адрес онлайн-площадки, на которой будет проводиться конкурс;
• обоснование начальной цены контракта;
• место и сроки доставки товара, выполнения работ или оказания услуг.

Образец извещения представлен в ст. 42 ФЗ N 44.

Документация об электронном аукционе

Все бумаги могут быть загружены в цифровом виде, если аукцион проводится на онлайн-площадках. Перечень требуемых свидетельств не отличается от тех, которые необходимы для участия в тендерах, проводимых в оффлайн-режиме.

Однако для участия в электронных аукционах, которые проводятся согласно ФЗ N 44, понадобится предоставить документ о прохождении аккредитации с электронной цифровой подписью.

Документы для подачи заявки на тендер поставщиком

Желающему выступать поставщиком потребуется подготовить тот же набор свидетельств, который от него требуют для прохождения аккредитации на любой электронной площадке для торгов:

• декларацию о соответствии;
• лицензии на осуществление деятельности/продажи товара;
• подтверждение добросовестности участника;
• ИНН как самого участника, так и директора и учредителей;
• декларацию о принадлежности к малому предпринимательству (СМП);
• согласие исполнителя на выполнение тендерного контракта (поставку товара, выполнение работ и т.п.).

Декларация о соответствии требованиям

Документ, посредством которого производитель/поставщик подтверждает, что он соответствует условиям закупочной документации.

Единой формы бланка не установлено. Если тендер проходить на электронных площадках, претенденту достаточно поставить галочки в нужных графах. Если от претендента требуют бумажную декларацию, то вместе с ней подаются дополнительные свидетельства – лицензии на осуществление деятельности, документ о прохождении госрегистрации и т.п.

Согласие на поставку товара или выполнение работ

Ещё один документ, носящий формальный характер. Он подтверждает, что участник обязуется исполнить все возложенные на него задачи, закреплённые в закупочных бумагах.

Согласие составляется в свободной форме, но должно включать в себя те же положения, которые закреплены заказчиком в рамках тендера. Если торги проходили на электронных площадках, тогда составлять бумажную версию документа не потребуется (закр. в ч.3 ст. 66 ФЗ N 44).

Декларация о принадлежности к СМП

Участвовать в некоторых конкурсах могут только субъекты, относящиеся к малому предпринимательству. В таком случае желающий должен предъявить декларацию, подтверждающую, что он принадлежит к категории СМП.

Итак, под тендерной документацией понимается перечень бумаг, оговаривающий все условия участия в конкурсе. Претендент же обязан подтвердить, что ему по силам исполнить задачу, поставленную заказчиком.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.04.08АктивыКоэффициент быстрой (срочной, строгой, промежуточной) ликвидности – значение и расчет
• 2020.04.08АктивыЧто показывает фондовооруженность труда, формула расчета и оценка
• 2020.04.08АктивыЧто такое и в чем измеряется фондоемкость, как посчитать показатель – формула расчета
• 2020.04.08АктивыЧто такое и в чем измеряется фондоотдача, как посчитать показатель