Бланк и образец гарантийного письма об оплате задолженности

Гарантийное письмо об оплате задолженности — это документ, который составляет одна из сторон гражданско-правовых отношений, указывая в нем точные сроки своих финансовых обязательств.

В данной статье будут рассмотрены рекомендации по составлению и заполнению таких писем, приведены примеры писем и образцы бланка.

Юридическая сила

Несмотря на финансовый характер обязательств, юридической силой данное гарантийное письмо в полную силу не обладает, так как в законодательстве РФ нет отдельного закона о гарантийных письмах.

Самостоятельным гарантом оплаты накопившейся задолженности может служить другой вид договорных отношений — договор поручительства.

Гарантийные письма актуальны, когда в организацию приходит уведомление с требованием оплатить задолженность, а сделать это возможности нет.

Тогда руководитель фирмы заверяет своих компаньонов в том, что вся сумма будет уплачена в точно указанное время. Будучи подтвержденным печатями и подписью директора компании, оно приобретает юридическую силу.

Для этого гарантийные письма составляются в печатном варианте и заверяются подписями директора и главного бухгалтера.

Вышеупомянутые пункты имеют силу при надлежащем оформлении и заполнении этих документов.

Оказывая психологическое воздействие на компаньонов, гарантийные письма обеспечивают уплату задолженности согласно оговоренным условиям.

Кроме финансовых обязательств, письмо может являться подтверждением, признанием и обеспечением выполнения таких обязательств, как поставки товара, выполнение погрузочных работ и др.

Гарантийное письмо должно быть написано в деловом стиле и при этом содержать необходимые реквизиты обеих сторон — как отправителя, так и получателя.

Реквизиты документа

Гарантийное письмо об оплате задолженности обязательно содержит следующую информацию:

• данные о фирме-отправителе и фирме-получателе;
• ИНН и КПП фирмы-отправителя;
• адрес (юридический и фактический) автора письма, контактные номера телефонов;
• дата и номер гарантийного письма, подпись директора и главного бухгалтера;
• гарантийные обязательства с точным графиком погашения задолженности;
• ФИО отправителя, его должность;
• печать.

Если письмо подписал не генеральный директор фирмы, а третье лицо, нужно указать ФИО и контакты этого лица. Также к данному документу можно приложить доверенность, на основании которой действует представитель.

Корреспонденцию данного вида следует составлять на своих фирменных бланках: так она приобретает более официальную и надежную окраску.

Требования к оформлению и содержанию

Помимо официального обращения и соблюдения правил делового стиля, гарантийное письмо должно быть правильно составлено и точно сформулировано. При соблюдении всех требований финансовые обязательства нельзя будет не исполнить.

Формулируя текст гарантийного письма, нужно руководствоваться ст. 435-443 Гражданского кодекса РФ. В этом случае оно приобретает характер договора со всеми вытекающими из этого последствиями для обеих сторон.

Текст письма следует писать так, чтобы исключалось двойное его толкование в части финансовых обязательств и ответственности, которая полагается при их невыполнении.

Кроме того, к письму обычно прикладывают выписку из ЕГРЮЛ, ведь содержащиеся в ней данные могут подтвердить платежеспособность и компетентность автора гарантийного документа.

После проставления на документе подписи генерального директора рядом необходимо поставить подпись главного бухгалтера фирмы.

В случае если на момент составления гарантийного письма директор отсутствует, подпись может поставить его уполномоченный представитель. Но в этом случае к письму нужно приложить доверенность или соответствующий приказ.

[docs]

После того как бланк скачан на компьютер, его нужно распечатать на бумажный носитель.

Для придания документу более весомого значения лучшим вариантом будет напечатать его образец на фирменном бланке. Образец представлен ниже.

После того как шаблон готов, следует приступить к его заполнению.

Заполнить документ необходимо в соответствии с указанными выше требованиями.Тогда гарантийный документ будет иметь необходимую правовую форму. При необходимости его можно будет использовать в суде.

Оптимальным вариантом является заполнение гарантийного письма в двух экземплярах. Один экземпляр нужно вручить адресату, второй оставить себе.

При необходимости можно будет предоставить второй экземпляр этого документа. Также его отправку подтверждает подпись получателя на соответствующем документе.

Деловая переписка, имеющая в своем пакете гарантийные письма, может быть использована в суде, когда требуется доказать, что кредитора уведомляли о сроках и точных датах погашения задолженности.

Гарантийное письмо можно не составлять, если задолженность погашена в оговоренные сроки, а также если речь идет о постоянных, проверенных клиентах.

Ответ на гарантийное письмо об оплате задолженности обязателен в случае, если сроки погашения просрочены и должнику выставлены штрафные санкции.

Если контрагент отказывается от выполнения обязательств, вторая сторона вправе обратиться в суд, который примет во внимание все обстоятельства дела.

Вручение гарантийного письма

Доставить письмо получателю можно указанными способами:

• при личной встрече с получателем;
• заказным письмом с уведомлением;
• по электронной почте или по факсу.

Идеальным вариантом вручения гарантийного письма является его личная доставка. Так отправитель выражает уважение и искренность своих намерений перед кредитором.

Вручая письмо о гарантийных обязательствах, отправителю письма следует взять подпись у получателя. Обычно она проставляется на втором экземпляре документа.

Еще одним вариантом отправки служит заказное письмо с уведомлением. Отправителю в этом случае приходит бланк с подписью и датой, подтверждающей получение письма.

В случае с факсом отправитель должен оставить себе второй экземпляр этого документа.

Есть и другие (более быстрые) способы вручения гарантийного письма, такие как электронная почта и интернет. Они используются только в том случае, если адреса почтовых ящиков известны обеим сторонам.

Выводы

Резюмируя вышесказанное, можно заявить, что гарантийные письма об оплате задолженности, не обладая полной юридической силой, становятся настоящими помощниками должников в таких сложных ситуациях, как выплата кредита и иные финансовые обязательства.

Благодаря этому обстоятельству отправителю письма продлевается время для исполнения финансовых обязательств и обновляется срок исковой давности.

Гарантийные письма часто используют как доказательство наличия деловых отношений между сторонами. Поэтому эти документы являются важным элементом любой деловой переписки и имеют определенные правовые полномочия.