Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка и переход, образец письма, заполняется ли акт

Содержание статьи

Расшифровка
Процесс перехода
Заполняется ли акт
Письмо о переходе
Особенности

Налоговая служба предлагает бухгалтерам использовать новую форму – универсальный передаточный документ (УПД), который призван сократить объем документооборота и сэкономить немало времени налогоплательщикам.

Расшифровка

В процессе ведения различных видов учета, бухгалтера нередко сталкиваются с проблемой нехватки времени, которое тратится на заполнение одной и той же документации. По этой причине сотрудниками налогового органа был поднят вопрос об острой необходимости в снижении документооборота и ввода единого документа, пришедшего на смену прежним унифицированным формам.

Поскольку этот проект имеет название “единый отгрузочный документ”, он был представлен общественности под видом бланка с сокращенным названием – УПД.

Использовать универсальный документ можно при таких бухгалтерских операциях, как:

предоставление услуг контрагентам;
транспортировка товара;
передача необходимой информации о выполненных работах;
при уступке либо реализации прав требования.

Универсальный документ в разных ситуациях может не только выступать в качестве “первички”, но и совмещать счета-фактуры и первичную документацию.

Процесс перехода

Пошаговый алгоритм перехода на УПД заключается в следующем. Изначально нужно определиться, по каким соглашениям организация будет выставлять своим клиентам УПД либо же, наоборот, хочет получать такой документ от контрагентов.

К сведению, налоговый орган уверен, что УПД может быть использован по соглашениям:

поставки (купли-продажи);
дарения;
оказания каких-либо услуг;
подряда;
поручения.

Помимо этого, допускается возможность использования по вопросу уступки прав требования, хранения, доверительного управления, лицензионного соглашения и так далее, что предусмотрено Приложением №2 Письма ФНС РФ от 21 октября 2013 года.

Допускается возможность испытать УПД исключительно на поставке товара, а по соглашениям оказания каких-либо услуг использовать стандартные бланки, разработанные лично организацией.

Нужно утвердить форму УПД. Форма универсального первичного документа должна быть разработана исключительно для тех хозяйственных операции, по которым компания приняла решение ее применять.

Утвердить разработанную форму можно путем подписания отдельного приказа руководства либо же в учетной политике.

Видоизменить учетную политику в течение календарного года можно в исключительных ситуациях. Формально, разработанная форма УПД налоговой службой к ним не относится (согласно ст. 8 №402-ФЗ). Но здесь имеется небольшой нюанс: компании нужно отредактировать только формы первичной документации, которые указываются в приложении к учетной политике.

По той причине, что данные корректировки не оказывают влияния на достоверность отчетов, нет необходимости в перерасчете имеющихся показателей, поэтому у сотрудников налоговой службы не возникнет каких-либо вопросов.

Кроме этого, специалисты рекомендуют делать оговорку, что фирма имеет право применять и другие формы “первички”, устанавливаемые соглашением с клиентом. К примеру, товарную накладную ТОРГ-12 или универсальное соглашение, в котором стороны приняли решение добавить иные дополнительные платежки. В этом случае налоговая инспекция не имеет каких-либо претензий по тому вопросу, что фирма в процессе осуществления своей трудовой деятельности выставляет своим клиентам разные формы “первички”.

Помимо этого, в учетной политике либо же в самом приказе руководства рекомендуется фиксировать несколько немаловажных вопросов, а именно:

каким образом происходит нумерация документов;
какими способами допускается возможность исправлений;
как происходит хранение.

Наиболее удобно будет не смешивать “первичку” со счетами-фактурами, а осуществлять хранение по отдельности. Так можно исключить возможность путаницы при необходимости предоставить их в налоговый орган.

Необходимо назначить ответственных сотрудников, которые в дальнейшем будут отвечать за подписание универсальной формы.

УПД должны подписывать те сотрудники, которые занимаются оформлением счета-фактуры и первичной документации. Право подписи фиксируется в документах фирмы: на основании доверенности либо приказа руководства. Обязательно необходимо предварительное согласование с контрагентами.

Обязательно следует согласовать переход на УПД с постоянными клиентами, чтобы в дальнейшем исключить возможную необходимость в исправлении документации. Это связано с тем, что многие клиенты могут отдать предпочтение первому варианту (как и прежде, получать две формы – счет-фактуру и акт работы).

При наличии согласия клиентов на применение универсальной формы, возникает необходимость в заключении дополнительного соглашения по действующим договорам.

В обязательном порядке следует обсудить ряд условий, которые напрямую связаны с выставлением данного документа.

Есть вероятность, что в соглашении с контрагентом изначально была утверждена определенная форма “первички”. Если этому было место, то в условиях соглашения необходимо произвести корректировки.
Если компания хочет, чтобы контрагент заверял универсальную форму печатью, необходимо указывать об этом в дополнительном соглашении.
Обязательно обсуждается определенный порядок исправления универсальной формы. В данной ситуации поставщики имеют все основания на соблюдение своих условий, закрепленных их учетной политикой. Это связано с тем, что может в дальнейшем возникнуть ситуация, при которой клиенты будут требовать исправления поставщиками документации по-разному.

Ситуация заключается в том, что налоговый орган еще не разработал определенных правил, которое могло бы толковать нюансы по универсальному документу.

Любые ошибки в показателях, которые напрямую относятся к счету-фактуре, необходимо исправлять исключительно по правилам, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года №1137.

Необходимо подготовить небольшую памятку для сотрудников. Это связано с тем, что в первое время у сотрудников однозначно будет возникать немало вопросов по отношению к УПД, а в самой документации с большой вероятностью будут находиться недочеты.

В памятке должны содержаться такие сведения, как:

инструкция по заполнению УПД;
какие именно реквизиты нужно досконально проверять, если универсальный документ поступил от непосредственного поставщика;
ставить печать на УПД или нет;
какие варианты исправления ошибок в универсальном документе предусмотрены.

Если контрагентам в обязательном порядке нужно выдавать разные формы “первички”, то об этом в памятке указывается в первую очередь. Можно указать определенный перечень клиентов, которым нужно оформить универсальный документ, а также когда есть необходимость в счете-фактуре и ТОРГ-12.

Заполняется ли акт

В процессе заполнения передаточного акта необходимо руководствоваться определенными правилами, а именно:

строки с 1 по 7, в том числе и графы с 1 по 11 необходимо заполнить по тем же правилам, что и счет-фактуру;
в 8 строке нужно указывать реквизиты соглашения с клиентом/покупателем;
в 9 строке фиксируются сведения о перевозке товара, в том числе допускается возможность указания веса груза;
в 11 строке указывается время отгрузки, оказание возможных услуг либо передачу результатов работ;
в 12 строке поставщики указывают информацию об отгрузке, предоставляют сведения о сертификатах;
в 16 строке клиент/покупатель указывает время получения товара;
в 10 строке ставится подпись сотрудника поставщика, ответственного за отгрузку;
в 14 строке указывается наименование фирмы, ответственной за отгрузку либо за оказание каких-либо услуг.

Письмо о переходе

Письмо о переходе на УПД имеет свободную форму. По большому счету, компания, желающая перейти на УПД, может оповестить своих клиентов и поставщиков в любой форме: письменно или устно.

Главное, утвердить приказ о переходе на УПД. Этот документ может по праву являться и письмом-оповещением.

[docs]

Особенности

Основными преимуществами применения УПД принято считать:

существенная экономия личного времени за счет упрощения документооборота;
один стандарт для оформления различных операций (к примеру, раннее нужно было знать особенности заполнения форм ТОРГ-12, ОС-1, М-15);
вся необходимая информация указывается в одном документе;
минимизация возможного указания ошибочных сведений.

Но есть ситуации, когда УПД для бухгалтерских целей не требуется составлять, однако для достоверности расчетов НДС это крайне важно. К примеру:

При авансах. В такой ситуации получатель предоплаты должен выставит счет-фактуру, при этом дополнительных каких-либо сопроводительных документов не требуется (платежное поручение и банковская выписка во внимание не берутся). По этой причине нет необходимости в УПД.
Осуществление корректировки показателей в ситуации, когда меняется себестоимость отгруженного товара, который передается по имущественному праву. В процессе оформления ТОРГ-12 + счета-фактуры в бухгалтерии накладная не подлежит видоизменению, но при этом формируется документ на числовую разницу (показателей).
При необходимости в исправлении документа. При возникновении ситуации, когда нужно занести исправления, при стандартном оформлении возникает необходимость в формировании нового счета-фактуры по той же форме и с теми же датами и подписями, которые включены в неправильный документ. В уникальной строке 1а такого документа необходимо в обязательном порядке указать порядковый номер и время, когда были внесены поправки (согласно Федеральному закону №402-ФЗ).

По этой причине, можно с уверенностью говорить о том, что не всегда универсальный передаточный документ можно в полном объеме заменить счет-фактуру.

Важно помнить о таких особенностях, чтобы избежать в дальнейшем различного недопонимания с налоговым органом и, как следствие, возложения штрафных санкций.

Все фирмы, которые используют универсальную форму, с уверенностью говорят о том, что данный документ действительно способен облегчить деятельность бухгалтеров.

Подробное описание того, что такое УПД, представлено в данном видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Что такое УПД в бухгалтерии: расшифровка