Апостиль документов: что это такое и как получить

Что такое апостиль документов — это способ легализации актов для сохранения юридической силы на территории иностранного государства. Осуществляется в соответствии с требованиями «Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов», от 05.10.1961.

Для чего нужен апостиль

Многие россияне, выезжающие за рубеж, сталкиваются с необходимостью легализации своих документов на территории иностранных государств. Это касается различных справок, свидетельств, дипломов, аттестатов, выданных российскими уполномоченными органами или учреждениями. Они предъявляются в государственные организации и иные негосударственные структуры иностранных держав. Подтверждением подлинности и юридической силы документа за рубежом является апостиль. Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года устанавливает, зачем нужен апостиль, такое положение закреплено в преамбуле. Основная цель — отмена консульской легализации документов иностранных государственных органов.

В зависимости от нормативно-правовой базы того или иного государства и процедур оформления и выдачи официальных документов, в мировой практике предусмотрены такие процедуры, как консульская легализация и оформление апостиля. Первый метод придает документу юридическую силу, он не является универсальным, так как эту процедуру легализации приходится проходить заново каждый раз, когда этого требуют обстоятельства; апостилирование документов — это процесс проставления небольшого штампа квадратной или прямоугольной формы со сторонами не менее 9 см на оригиналах и заверенных нотариусом копиях различных документов. Внутри него находится небольшой по объему текст.

Он подтверждает законную силу официальных бумаг и возможность их использования за границей. Апостиль вписывается в справки или свидетельства уполномоченными органами страны, выдавшей конкретный документ. При наличии апостиля необходимость в дополнительных процедурах заверения отпадает. Если между государствами существуют иные соглашения, упрощающие порядок подтверждения законности официальных бумаг, апостиль в таких случаях не используется. В различных странах апостиль оформляется по-разному, но существуют общие моменты.

Согласно международным нормам, заголовок документа всегда следует писать на французском языке.

Проставляется штамп только на свободной от текста части листа (чаще всего на обороте) или на отдельном бумажном листе, который прикрепляется к документу. На конкретной справке поставить апостиль разрешается один раз. Сам штамп говорит о том, что все условности, связанные с признанием законности официальных бумаг, соблюдены. Он содержит следующие реквизиты:

• заголовок — APOSTILLE;
• место совершения (город, страна, наименование организации);
• информация о должностном лице (Ф.И.О., подпись);
• порядковый номер;
• штамп либо печать организации.

Апостиль проставляется не только штампом или печатью, но и в виде рельефных, резиновых печатей, клея, стикеров, цветных лент. Необходимо, чтобы штамп имел стандартную форму, иначе он признается недействительным.

Правовое регулирование апостиля

Апостилирование как метод легализации документов было принято Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года и значительно упростило международный документооборот. По состоянию на 18.01.2021 к ней присоединились 120 государств. Их перечень установлен конвенцией.

Советский Союз присоединился к вышеупомянутой конвенции только в 1991 году. В России она вступила в силу 31 мая 1992 года.

Остальные страны, не присоединившиеся к Гаагской конвенции, а это большинство арабских, азиатских, африканских и латиноамериканских стран, используют консульскую легализацию документов. На территории Российской Федерации подтверждение законности поданной на апостилирование документации проводится на основании вышеупомянутой конвенции, Конституции РФ, Федерального закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 №59-ФЗ, Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 №210-ФЗ). Федеральный закон от 28.11.2015 №330-ФЗ разъясняет, как сделать апостиль документов, полномочия государственных органов для этой услуги, сроки осуществления и другие основные моменты. Порядок оказания государственной услуги отличается в зависимости от ведомства, куда вы обратились. Рассмотрим на примере удостоверения документов об образовании:

• готовим приложения к основному заявлению (не забудьте оплатить государственную пошлину);
• обращаемся в полномочный государственный орган (оформляем заявление по прилагаемой специалистом форме);
• специалист рассматривает представленные документы и заявление (в случае удовлетворительности сведений производится регистрация с указанием даты и номера);
• получаем результат услуги (в течение 5 рабочих дней выдается удостоверенный документ).

Обращение с приложением передаем посредством личного посещения или путем отправления через почтовую службу. В случае отказа указывается причина. При повторном обращения государственная пошлина не взимается. В случае несоблюдения установленного регламента вы вправе обжаловать действия или бездействия ведомства.

В мировой практике имеет место заключение двусторонних соглашений, предусматривающих обоюдное признание документов без проставления апостиля или любой иной формы их легализации. Так, в 1993 году ряд стран СНГ заключили «Конвенцию о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам», еще больше упростившую представление документации. Минская конвенция от 22 января 1993 года полностью ликвидировала применение апостиля во время внутреннего обмена документов.

Какие документы требуют для удостоверения

Прежде чем поставить штамп, уполномоченные государственные органы проверяют подлинность и законность выданных справок и свидетельств. Для легализации методом апостилирования подходят только официальные документы и бумаги, а именно:

• решения суда;
• консульские бумаги;
• выписки из торговых реестров;
• аттестаты и дипломы;
• сведения о присвоении квалификации, ученой степени;
• свидетельства, подтверждающие личность человека (паспорт, пенсионное свидетельство);
• военные билеты;
• справки и выписки, заверенные нотариусом;
• документы, выданные местными госорганами и ЗАГСом (свидетельства о рождении/браке/разводе/смене фамилии);
• судебные переводы;
• справки из прокуратуры;
• выписки из реестров о праве собственности;
• архивные сведения;
• справки из медицинских учреждений.

Согласно Гаагской конвенции, апостилирование не требуется для:

• бумаг, заверенных дипломатами или консулами;
• торговой и экономической документации, необходимой таможенной службе (договоры на поставку или отгрузку продукции, опись перевозимого имущества, первичные бумаги из бухгалтерии);
• документации без официального статуса;
• бумаг, которые удостоверяют личность и отношения гражданина к какому-то статусу (студенческие билеты, паспорта, пенсионные удостоверения).

Документы, имеющие отношение к консульским, таможенным и коммерческим соглашениям, легализируются в Торгово-промышленной палате России, а потом — в консульствах иностранных государств.

Как и где проставить штамп

Апостиль имеет отношение только к документам, выданным уполномоченными государственными органами или учреждениями. Путем оттиска штампа апостилирование официальных документов осуществляется чаще всего. Распространены варианты печати на отдельном бумажном листке с помощью компьютера. Оригинал или заверенная копия должны быть в удовлетворительном состоянии, а текст апостиля — разборчив. На оригиналы документов, удостоверяющих личность, апостиль не ставится. В этом случае делают копию и заверяют ее нотариально с проставлением штампа.

Если апостиль проставляется на оригиналы, то это должны быть официальные документы государственного образца, форма которых строго регламентирована. Апостиль проставляется в том государстве, где выдан оригинал документа. Чтобы проставить оттиск штампа, обращаемся в соответствующие органы, где сделать апостиль вы вправе в соответствии с установленным регламентом. Например, в сфере образования — это Приказ Минобрнауки России от 26.12.2014 №1630, в сфере органов внутренних дел — Приказ МВД России от 14.08.2013 №625. Необходимо знать, какие акты и где конкретно апостилируются. Инстанции расположены в областных центрах. В Российской Федерации для получения апостиля необходимо обратиться в следующие органы:

• Генпрокуратуру (для актов, исходящих из этих госорганов);
• Минюст и его региональные структуры (для документов, выданных или освидетельствованных нотариусами);
• МВД и региональные органы (для справок о несудимости);
• Минобороны России (для информации о военной службе);
• Рособрнадзор и его региональные органы (для дипломов, аттестатов об образовании или ученой степени);
• Росархив и региональные органы (для архивных выписок);
• местный ЗАГС (о регистрации гражданских актов).

ЗАГСы и МВД удостоверяют штампом лишь те акты, которые они сами выдали. Минюст легализирует заверенные нотариусом копии любых официальных бумаг. Для проставления апостиля требуется предоставить следующие документы:

• заявление;
• паспорт (с ксерокопиями страниц);
• оригиналы или заверенные нотариусом копии;
• квитанцию об оплате госпошлины.

Чтобы сэкономить время, следует обратиться в частную юридическую фирму и попросить специалистов помочь в оказании услуги. За услуги юристов-посредников придется дополнительно заплатить. [docs]

Причины отказа в предоставлении услуги

Удостоверению подлежит не любой акт. Под действие Гаагской конвенции не подпадают акты, имеющие отношение к коммерческой деятельности или государственной тайне. Отказать в апостилировании могут, если не соблюдено любое из перечисленных условий:

• в оригинальной документации нет всех необходимых реквизитов;
• должностное лицо не имело соответствующих полномочий, а значит, и права подписи;
• оттиск печати не соответствует принятым образцам, содержащимся в Федеральной службе государственной регистрации, кадастра и картографии;
• акт недействителен (утратил силу или является подделкой);
• дефектный (порван или заламинирован);
• в тексте имеются исправления;
• акт загрязнен или потерял внешний вид;
• не виден текст или стерта печать;
• имеются разночтения в фамилии/имени/отчестве;
• не оплачена госпошлина;
• обращение в некомпетентный орган;
• страна предъявления не является участницей Гаагской конвенции.

В таких случаях необходимо сначала привести документ в соответствие с официальными требованиями (внести исправления или полностью заменить) и только после этого повторно подавать заявку на оформление апостиля. На практике случаи отказа в проставлении апостиля крайне редки. Обычно отказывают легализовать акты, имеющие неаккуратный внешний вид или содержащие ошибки в личных данных. В последнем случае необходимо обратиться в организацию и попросить сделать исправление в архивной записи. Чтобы избежать лишних переживаний и сэкономить время, следует обратиться за помощью в компанию, оказывающую посреднические услуги в получении апостиля. Помимо апостилирования нередко требуются перевод и нотариальное заверение, поэтому проще получить все необходимые бумаги «из одних рук», так как весь комплекс услуг оказывают, как правило, агентства по переводу.

Стоимость и сроки апостилирования

Согласно нормам Налогового кодекса России, если гражданин обращается в уполномоченный орган за апостилем, с него взимается госпошлина в размере 2500 рублей за каждую услугу. Организация, производящая апостилирование, вправе взимать дополнительную плату за срочность. От уплаты госпошлины за апостиль освобождаются государственные структуры. Не платят пошлину люди, относящиеся к категории льготников. Проставление штампа на бумагах длится от 1 до 5 дней. Если акт имеет нестандартную форму, срок изготовления увеличивается. Если понадобится сверить данные о полномочиях лиц, подписавших справку или диплом, получить образец подписи или оттиска печати, срок проставление продлевается до 30 дней. Штамп ставится на официальные бумаги или копии, заверенные у нотариуса.

Достоинства и недостатки апостилирования

Рассмотрим достоинства и недостатки апостиля. К минусам относятся:

• большая продолжительность времени;
• при ошибках получают отказ;
• приходится переплачивать за повторное оказание услуги в результате вашей ошибки.

К минусам относится необходимость перевода. Иначе их текст не поймут за рубежом. Вначале легализируют только официальный акт. Чтобы его приняли к рассмотрению на территории иностранного государства, текст после заверения переводят с русского, например, на английский. Плюсами являются такие моменты:

• человек получает информацию о порядке процедуры и необходимых действиях;
• приобретает опыт общения с должностными лицами;
• экономит расходы на посредников.

Прежде чем получить заветный штамп на бумаге, определяемся, каким способом узаконить справки или свидетельства: проставлением апостиля, консульской легализацией или просто нотариально подтвержденным переводом. Алгоритм действий следующий:

• собрать пакет всей необходимой документации;
• узнать наименование инстанций и адреса учреждений;
• проконсультироваться о предварительном заверении у нотариуса;
• узнать, нужны оригиналы или копии.

Удостоверение в электронном виде

Для упрощения документооборота с 1 июля 2022 года вводится возможность применения электронного апостиля. Вместо печати предполагается использовать двухмерный штриховой код. Отсканировав код, вы получите ссылку на официальный ресурс в интернете, содержащий информацию об удостоверении. Электронные документы, связанные с процедурой, заверяются усиленной квалифицированной подписью. Использование электронного вида не ограничивает вас в праве потребовать бумажный вариант. Запросы на удостоверение предполагается направлять через портал государственных и муниципальных услуг. Положение об особенностях проставления апостиля в таком виде закрепляется Постановлением Правительства РФ №436 от 20.03.2021. Государственный акт уже принят, но в юридическую силу он вступает с 1 июля 2022 года.

Выводы

Чтобы выписки и свидетельства приобрели юридическую силу на территории зарубежных стран, их следует легализировать. Апостиль — упрощенная процедура легализации актов — установлена Гаагской конвенцией. Он проставляется государственными организациями, имеющими право легализировать документацию. Легализация официальных бумаг и проставление апостиля — это стандартная процедура, благодаря которой документы приобретают законную силу на территории иностранных держав. Проставление штампа на актах требует определенной подготовки, профессиональных навыков, знания российского законодательства. Чтобы сэкономить время и уберечь нервы, обращаемся к профессионалам. Юридические компании, предоставляющие услуги в области апостилирования, проконсультируют человека по всем интересующим его вопросам, окажут сопровождение в переводе и нотариальном удостоверении, подготовят заявление, скажут, куда следует обратиться, или сами выполнят работу в кратчайшие сроки. Подробнее об апостиле и процедуре легализации актов на территории зарубежных государств узнаем из видео.