Новая форма 6-НДФЛ в 2022 году: заполняем правильно

6-НДФЛ — это отчет о доходах, удержанном подоходном налоге и предоставленных вычетах. Сдают его ежеквартально все работодатели. По итогам года в ФНС дополнительно передают такие сведения по каждому работнику в отдельности.

Что это за форма и кто ее сдает

Расчет 6-НДФЛ — вид налоговой отчетности, которую должны подавать все субъекты предпринимательской деятельности, использующие труд наемных работников. Данными для него, в общем случае, являются начисленное вознаграждение за труд персоналу, удержанные из него налоги и предоставленные вычеты.

Если в отчетном периоде ИП и коммерческие организации не делали никаких выплат работникам и не удерживали с них НДФЛ, то они не подают нулевую декларацию (письмо ФНС России от 04.05.2016 № БС-4-11/7928). Но чтобы застраховаться от возможных претензий со стороны контролирующих органов, юридическим лицам и ИП следует подать письмо в налоговый орган по месту регистрации, в котором необходимо указать причину несдачи отчета. Такое обращение делается в свободной форме.

Когда сдавать за 2021 год

Как гласит НК РФ, коммерческие организации и ИП передают данные в ИФНС раз в квартал, не позднее последнего дня месяца, следующего за отчетным периодом. При подаче формы в контролирующий орган субъекты предпринимательской деятельности должны учитывать один нюанс: если дата, установленная федеральным законодательством, выпадает на выходной или праздник, то последний день для сдачи отчета переносится на ближайший рабочий. Таким образом, срок сдачи отчетности 6-НДФЛ в 2021 году, в зависимости от квартала, следующий:

Помимо этого, Налоговый кодекс РФ и правила заполнения отчета уточняют особенности определения даты в зависимости от способа подачи расчета.

Субъекты предпринимательской деятельности отчитываются по месту их регистрации.

Как сдавать 6-НДФЛ

За 2021 год работодатели с численностью работников до 10 человек вправе отчитываться на бумаге. Остальным следует заполнять и сдавать сведения исключительно в электронном виде (Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ).

Те, кто обязан отчитываться электронно, вправе передать форму контролирующим органам посредством специального сервиса, размещенного на сайте ФНС, либо с помощью операторов ЭДО.

Общие правила заполнения

Бланк расчета, используемые коды и правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников и опытных) содержатся в Приказе ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. При оформлении формы учитывайте следующие требования:

• расчет заполняется на основании данных, полученных из регистров бухгалтерского и налогового учетов. Вписывают только те доходы, с которых удерживает НДФЛ конкретный работодатель (источник дохода);
• если отсутствует возможность поместить все данные на одной странице, работодатель заполняет столько листов, сколько нужно;
• если в расчете допущена ошибка, исправления вносят в соответствии с регламентом федерального законодательства;
• Налоговым кодексом запрещена двухсторонняя печать документа и скрепление между собой всех листов формы;
• во всех пустых строчках ставят прочерки. На каждой странице бланка, начиная с титульного листа, указывается нумерация;
• если работодатель заполняет бумажный бланк, то он вправе использовать чернила одного из трех цветов: черного, фиолетового и синего;
• при формировании формы на компьютере следует использовать шрифт с высотой пунктов 16-18, Courier New;
• форму 6-НДФЛ необходимо заполнять по каждому коду ОКТМО отдельно, а раздел 2 — по каждой ставке НДФЛ;
• все текстовые и числовые поля субъекты предпринимательской деятельности заполняют слева направо;
• учтите особенности, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ: если срок перечисления налога наступает в следующем квартале (к примеру, заработная плата за март выплачена в апреле, поэтому налог тоже удерживают в апреле), отражать его не надо. Но это не касается отчетности по итогам года: если с зарплаты за декабрь налог перечислили в январе, его тоже указывают в отчетности;
• с 2021 года в расчет включена справка о доходах (ранее 2-НДФЛ), ее заполняют только по итогам года, а поквартально заполнять и сдавать ее нет необходимости.

Пошаговая инструкция по заполнению

Выше перечислены основные правила, а вот пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года, по каждому разделу расчета.

Шаг 1. Титульный лист

Сначала ИП и организации указывают:

• ИНН и КПП, наименование — регистрационные данные;
• номер корректировки — в зависимости от количества поданных за текущий период расчетов (000, 001, 002 и т. д.);
• отчетный период (коды для кварталов представлены в приложении 1);
• код по месту нахождения (коды представлены в приложении 2);
• код налогового органа и код по ОКТМО — из официальных источников;
• номер телефона, данные о лице, которое сдает расчет, дату предоставления сведений.

Рекомендуем заполнять поля, где указано количество страниц и листов, в последнюю очередь, чтобы не ошибиться. Посмотрите наш пример заполнения 6-НДФЛ за 2021 год для начинающих, чтобы разобраться, какие данные где вписывать.

Шаг 2. Раздел 1

Рассмотрим построчное заполнение этого раздела:

• 010 — код бюджетной классификации;
• 020 — общая сумма налога, удержанная за 3 месяца;
• 021 — строка для указания срока перечисления налога;
• 022 — сумма удержанного налога.

Покажем, как выглядит раздел 1 в ситуации, когда общая сумма налогов за октябрь-декабрь — 251 444 руб., из которых:

• 111 872 руб. — налог с зарплаты за сентябрь и премий за год (средства выплачены 7 октября, налог перечислен 8 октября);
• 42 496 руб. — НДФЛ с зарплаты за октябрь, выплаченной 5 ноября, в пятницу, перечислен 8 ноября, в понедельник;
• 6411 руб. — налог, удержанный с отпускных. Обычно его уплачивают в последний день месяца — 30.11. Подробный пример заполнения отпускных в 6-НДФЛ 2021 года представлен ниже;
• 44 841 руб. — НДФЛ с зарплаты за ноябрь, выплаченной в декабре;
• 983 руб. — налог с пособия по временной нетрудоспособности. Его традиционно уплатили в конце месяца;
• 44 841 руб. — НДФЛ с зарплаты за декабрь, выплаченной в декабре (налог перечислен 10 января).

При таких исходных данных раздел 1 отчета 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года выглядит следующим образом:

Шаг 3. Раздел 2

Продолжим рассматривать пример заполнения с учетом конкретных цифр. В разделе 2 вписываем ставку налога (строка 100), дублируем КБК (поле 105), уточняем количество граждан, получивших выплаты. Затем указываем сведения о выплаченном доходе (нарастающим итогом за весь год), предоставленных вычетах и налоге (удержанном, исчисленном, не удержанном, возвращенном).

В этом разделе обратите внимание на то, какие суммы включать в строку 170 6-НДФЛ: к не удержанным относятся те, которые налоговый агент не смог удержать, например, поскольку нет выплат или доход в материальном виде.

Если показателей нет, вписывайте ноль.

По итогам года сдают еще приложение № 1 к расчету (ранее это 2-НДФЛ). Образец заполнения этого приложения:

Санкции за непредоставление декларации

За несвоевременную подачу формы 6-НДФЛ предусмотрены штрафные санкции. Если работодатели нарушат установленные законодательством сроки, им придется заплатить в бюджет 1000 руб. за каждый месяц просрочки.

Контролирующие органы наделены полномочиями блокировать расчетные счета тех индивидуальных предпринимателей и коммерческих организаций, которые более чем на 20 дней задержались с подачей отчетности.

Если субъекты предпринимательской деятельности подали форму 6-НДФЛ с недостоверными данными, то им грозит штраф в размере 500 руб. за каждый неправильно заполненный отчет. Если нарушить требования порядка предоставления расчета (сдать сведения на бумаге, а не в электронном виде), штраф составит 200 руб.

Об авторе

Алена Мотрой

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности "Журналистика и наука общения". В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой. Пишу на кадровые и юридические темы.

Свежие публикации

• 2022.02.16В помощь каждомуЗаполняем декларацию 3-НДФЛ онлайн
• 2022.01.14НДФЛНовая форма 6-НДФЛ в 2022 году: заполняем правильно
• 2021.10.18Рабочее времяКогда в январе 2022 года нужно выходить на работу
• 2021.09.01СправкиПолучаем в ФССП справку об отсутствии задолженности