Образец выписки из трудовой книжки на 2020 год

Трудовая книжка – документ, в котором прописана информация о стаже и характере трудовой деятельности сотрудника. Нередко сотрудникам нужны специальные выписки из трудовой. Когда это происходит, как оформляются материалы, и каковы правила заверения?

Ответственность за трудовые книжки

Положения, регулирующие нормы и порядки хранения кадровой документации, отражены в рамках Постановления Правительства РФ №225 от 16 апреля 2003 года «О трудовых книжках». Руководство организации занимается оформлением трудовой книжки на специалиста, если он проработал не меньше 5 дней (ст. 66 ТК РФ).

Это правило распространяется на сотрудников, у которых трудовая книга на руках отсутствовала. Выдача производится в последний рабочий день. В период действия трудового соглашения все эти бумаги находятся у работодателя под ответственностью руководителя или другого компетентного лица.

Куда может потребоваться выписка, и кто ее делает

В некоторых ситуациях работник может нуждаться в получении соответствующей выписки:

• оформление кредита (она нужна для предъявления сотрудникам банка);
• создание визы для поездки в другую страну;
• оформление страховой пенсии;
• прохождение собеседования на новом рабочем месте;
• обращение в органы социальной защиты для получения государственных льгот, субсидий, пособий;
• доказательство собственной правоты в судебных инстанциях.

Во всех этих ситуациях работодатель выдает заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Выдача производится не позднее трех дней с момента подачи сотрудником соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ).

Как сделать выписку из трудовой книжки и как ее заверить

На практике процесс изготовления является простым и понятным. Однако может появиться определенный перечень вопросов. Прежде всего, возникает логичная задача. Она связана с тем, что нужно определиться с объемом сведений, которые должны быть включены в бумагу.

Если в какой-то орган потребуются данные о работе физического лица за последние годы (3 года), то копировать записи 20-ти летней давности нецелесообразно. Проще всего воспользоваться выпиской за пару лет.

Оформление происходит силами работника, несущего ответственность за работу и взаимодействие с кадрами. Чаще всего это специалист, ответственный за хранение трудовых книжек. Многие записи требуют официального заверения.

Составление заявления на выписку

Первое, что должен сделать работник – обратиться к нанимателю путем составления соответствующего заявления. В ст. 62 ТК РФ сказано, что работодатель обязуется предъявить запрашиваемый документ на протяжении трех рабочих дней.

К оформлению и заполнению на практике есть несколько требований. Например, документ должен содержать информацию о том, какие именно данные нужны, а также сведения об адресате, отправителе.

Немаловажную роль играет предоставление ссылок на нормы действующего законодательства (ТК РФ) и локальные нормативные акты компании. На сегодняшний день они копируются с применением специализированной техники, хотя несколько лет назад они переписывались от руки или печатались. Документ оформляется в произвольной форме и включает в себя приблизительно следующий перечень данных:

• наименование адресата (директор, гендиректор, руководитель);
• ФИО адресата;
• ФИО отправителя;
• ниже по центру – слово «заявление»;
• просительная часть «прошу Вас предоставить мне…»;
• подпись;
• дата.

Почему нельзя воспользоваться трудовой книжкой

В ряде ситуаций сотрудник может нуждаться в получении подлинного образца трудовой книжки. В частности, когда нужно обратиться в Пенсионный Фонд РФ для оформления пенсионного обеспечения.

Запрета на личную выдачу трудовой книжки работнику в законе нет. Но стоит понимать и принимать тот факт, что даже в случае составления расписки работником ответственность за утрату по-прежнему остается на уполномоченном лице, что подтверждено в Письме Роструда №656-6-0 от 18 марта 2008 года.

Отличия от копии

Копия и выписка – совершенно разные документы. Копия включает отксерокопированные версии всех страниц документа.

Что касается выписки, она состоит исключительно из нужных работнику страниц. Поскольку копия зачастую содержит лишнюю и ненужную информацию, многие организации предъявляют требование о предоставлении исключительно выписки.

Требования к документу

В ст. 66 ТК РФ сказано, что трудовая книжка представляет документ, содержащий данные о трудовой деятельности работника и показателе его стажа. Есть несколько нормативных документов, регулирующих форму и порядок составления трудовой книжки – Правила, указанные в Постановлении Правительства РФ от 10.04.2003. № 225, а также Инструкция №69 от 10.10.2003.

В ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил сказано, что работодатель на основании заявления от сотрудника обязан выдать выписку в течение трех дней. Документ требует заверения и выдается на руки работнику на бесплатной основе.

Форма составления в нормах трудового законодательства не предусмотрена, как и содержание. Однако есть нормы, которые регулируют этот порядок. В соответствии с п. 1.5, выдача документов должна быть подтверждена посредством соответствующей подписи руководителя или уполномоченного лица.

Если у руководителя предприятия имеется кадровое подразделение, он ставит на заявлении подпись, а затем направляет его в отдел кадров. Если такое подразделение отсутствует, руководитель или ИП может оформить документ самостоятельно.

Есть несколько пунктов, которые стоит включить в выписку из трудовой книжки в обязательном порядке:

• название «выписка из трудовой книжки»;
• персональные данные работника (ФИО);
• таблица, которая содержит строки и столбцы в соответствии с трудовой книжкой;
• данные из трудовой, согласно указанному документу (дата, сведения о приеме на работу, переводе, расторжении трудового соглашения);
• данные о продолжении трудовой деятельности сотрудника;
• печать и подпись.

Срок действия

Работник, желающий получить выписку, должен направить на имя работодателя заявление. На его основании работодатель выпустит приказ – основание для выдачи справки. По закону выписка должна быть готова на протяжении трех дней с момента создания заявления.

При этом работником могут быть указаны более сжатые временные рамки, однако работодатель не обязан идти ему навстречу. Стоит понимать, что срок действия этого документа составляет месяц с момента фактического оформления. Наряду с этим бумага утрачивает свою силу в случае увольнения специалиста и его перевода на другое рабочее место.

Юридические аспекты и нюансы

Нормативов, связанных с количеством обращений за документом, законодательством не предусмотрено. Поэтому каждый сотрудник может обращаться к работодателю неограниченное количество раз. Каждый раз наниматель обязуется удовлетворить данное требование с соблюдением временных рамок.

За работодателем сохраняется данное обязательство вне зависимости от того, куда и для каких целей требуется данный документ. Он не имеет права требовать от работника соответствующих объяснений, поэтому от подчиненного описание оснований и адреса не требуется.

Любые действия, связанные с трудовой книжкой, подлежат фиксированию в специальном журнале. Он содержит информацию о дате выписки, адресате, которому она была выдана.

В процессе оформления во внимание нужно принимать следующие юридические нюансы:

• работодатель обязан соблюдать требования к оформлению документа, а работник должен написать заявление;
• подчиненный указывает информацию, которая должна быть отображена, и за какой отрезок времени;
• наниматель обязуется предъявить сотруднику документ на бесплатной основе;
• наниматель имеет всего три дня времени для предоставления документа.

Таким образом, выписка из трудовой книжки является важным документом и существенно отличается от ее копии. Она может потребоваться работнику для различных целей, а объяснять их работодателю в процессе обращения за документом он вовсе не обязан.

Обращаться за выпиской можно неограниченное количество раз. Отказать в ее предоставлении работодатель не имеет права.

[docs]

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются