Оформление выписки из трудовой книжки и отличия от копии

Выписка из трудовой книжки содержит сведения об определённом промежутке трудовой биографии получателя.  Её оформляют вместо копии, если требуется получить сведения лишь об этом промежутке либо если оформление этого документа более удобно. Выписка имеет равное юридическое значение наряду с копией. Этот документ должен отвечать всем требованиям, предъявляемым к его форме.

Выписка

Для чего нужна она

Выписка из трудовой книжке оформляется, когда сотруднику требуется предоставить какому-либо адресату сведения об определённом периоде своей работы, если использование копии трудовой является невозможным. В частности, именно выписка предпочтительна, если трудовая весьма велика по объёму и содержит несколько вкладышей.

Этот документ может потребоваться целому ряду организаций. В их числе Пенсионный Фонд, при этом по недавней новации предприятие не имеет права отказать своему сотруднику и в предоставлении оригинала трудовой для подачи документа в Пенсионный Фонд.

куда предоставить выпискуЕщё одна организация, где может потребоваться выписка — управление соцзащиты. Там она требуется при усыновлении несовершеннолетнего либо при оформлении материнского капитала или социальных выплат. В этой структуре в большинстве случаев требуют только выписку, относящуюся к последнему месту работы.

Также этот документ может запросить суд. В данную инстанцию требуется принести выписку, в которой отражена занятость лица в определённый промежуток, когда это существенно для разбираемого дела.

Выписка нужна при получении кредита. С её помощью заёмщик удостоверяет, что он действительно работает, а также что он накопил полугодовой стаж в последней организации, где он работает. Поэтому в банке обычно запрашивают выписку за предыдущее полугодие.

Кроме того, при оформлении заграничного паспорта этот документ также потребуется, в нём должны быть выписаны все места работы сотрудника в продолжении последних десяти лет. В то же время при получении данного документа онлайн выписка уже не требуется.

В чём отличия от копии

Разница между выпиской из трудовой книжки и копией этого документа заключается в том, что в выписке копируется отдельный фрагмент, который удостоверяется в соответствии с принятым порядком.

В то же время копия документа охватывает полностью всё его содержание. Иначе говоря, различия, прежде, всего в их объёме. На практике, к примеру, Пенсионный Фонд обычно запрашивает копию трудовой. В то же время в управлении соцзащиты ряд пособий оформляется на основании выписки.

Стоит помнить, что оба документа требуется заверить в аналогичном порядке, поставить требуемые печати и подписи.

Как сделать выписку из трудовой. Пошаговая инструкция

Чтобы сделать выписку из трудовой, следует действовать согласно определённому порядку. Далее этот порядок буде приведён.

Первый шаг — написание сотрудником, которому требуется такая выписка, соответствующего заявления, где требуется прописать:

  • как сделать выпискуобозначение фирмы, как они приведено в записи, содержащейся в учредительном документе этой организации или фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя — в правом верхнем углу;
  • в следующей строчке указывают ФИО генерального директора предприятия в дательном падеже (если это лицо — ИП, то данный пункт совпадает с предыдущим, следует второй раз написать это же имя);
  • далее в родительном падеже (с предлогом «от») пишут позицию, которую занимает в организации лицо, составляющее заявление, необходимо привести её так, как она обозначена в штатном расписании организации, это последний элемент шапки;
  • следом пишут слово «заявление» с маленькой буквой в середине страницы;
  • отступив от этого слова вниз, пишут непосредственно текст заявления, он включает просьбу предоставить сотруднику данную выписку, при этом не могут не упоминаться причины, по которым эта бумага требуется (работодатель со своей стороны не имеет права выдвигать требование привести основания), хотя и запрета на это нет;
    также нужно уточнить период, за который необходимо составить выписку;
  • наконец ещё ниже помещается подпись составителя документа и дата, когда он был написан.

Следующий шаг — это подача написанного заявления.

Требуется предоставить его непосредственно генеральному директору. Он рассматривает это заявление и принимает решение о предоставлении сотруднику выписки. Согласно ТК РФ работодатель обязан оформить соответствующий документ по запросу работника, поэтому отрицательного решения в данном случае быть не может.

Каких-либо оснований для него не существует в принципе. Если такой отказ имел место, сотрудник может направиться в трудовую инспекцию с жалобой. Также работодатель не имеет право взимать сбор за оформление выписки, по закону эта процедура абсолютно бесплатна.

выпискаОпределено, что необходимо составить выписку в срок не более трёх дней со дня поступления просьбы о нём. Не оговаривается обязанность организации предоставить выписку в более ранний срок, даже если сотруднику она необходима до истечения трёх дней. Он может упомянуть в заявлении о том, насколько срочно ему требуется выписка, однако у работодателя нет обязанности идти ему навстречу. Желательно при наличии срочной потребности в выписке иметь документы, которую подтверждают эту потребность, в таком случае их можно приложить к заявлению.

Оформляется разрешение вынесением резолюции, которую ставят на заявлении, там  указывают дату, руководитель подписывается. Эта резолюция служит основанием для оформления приказа, в соответствии с которым сотрудник может получить выписку. этим же актом назначается лицо, которое занимается реализацией этого поручения.

Во многих случаях им становится сотрудник кадровой службы, которому в данной организации поручено хранить трудовые книжки и вести их учёт. Также эту функцию может выполнять секретарь организации, если она включается в его обязанности. Наконец, выдавать выписку может и руководитель, прежде всего такое практикуется в небольших организациях.

Выписка составляется по установленной форме. После составления выписки она выдаётся на руки запросившему лицу. Выдачу также осуществляет сотрудник отдела кадров, который её составлял либо секретарь. Это же лицо удостоверяет документ с использованием печати предприятия и пописывает его.

Подпись генерального директора не нужна, если он не занимался выпиской.

Кроме того, в соответствии с последними изменениями у предприятий есть право не пользоваться круглой печатью, поэтому и заверение документа с её помощью не обязательно.

Данное действие с трудовой книжкой, как и все остальные, заносится во внутренний документ — журнал, где учитываются  все движения трудовых книжек. Требуется указать день, когда была произведена выписка и лицо, которое её получило.

Вышеуказанный порядок действует и если выписка составляется из трудовой книжки самого руководителя организации.

Заполнение бланка

Документ составляет чётко в соответствии с правилами, от которых не следует отступать:

  • выписку из трудовой требуется оформлять на фирменном бланке самого предприятия;
  • в правом верхнем углу выписки необходимо привести реквизиты компании, а именно:
    • адрес, по которому она зарегистрирована;
    •  номер телефона;
    • электронный адрес;
    • ИНН;
  • также в правом верхнем углу помещают штамп предприятия;
  • внизу вслед за реквизитами указывают наименование документа, а именно «Выписка из трудовой книжки»;
  • далее приводят серию и номер описываемого документа и личные сведения о сотруднике, на которого оформляется выписка;
  • далее делают таблицу, которая должна быть аналогична той, которая составляет содержание трудовой книжки;
  • в этой таблице приводятся лишь та информация, которая непосредственно требуется сотруднику, не допускается искажение последовательности дат поступления на различные предыдущие места работы и прекращения трудовых отношениях в этих организациях, в том числе если приводятся не все предыдущие места работы также следует приводить номера приказов, которые послужили основанием для внесения в трудовую записей, приводимых в выписке;
  • выписка, относящаяся к факту работы в настоящее время на предприятии, сотрудник которого оформляет сам документ, идёт последней, также по ТК РФ нужно написать «работает по настоящее время»;
  • когда все требуемые места работы занесены в выписку, её листы прошивают, при этом прошивку удостоверяют с помощью печати;
  • листам присваивают номера.

При выполнении всех действий из этого перечня работник получит документ, имеющий юридическое значение.

Образец выписки
В данном видео вся информация о том, как сделать дубликат трудовой книжки законно.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных