Как восстановить трудовую книгу быстро и без проблем

Трудовая книжка – это главный документ любого лица, который осуществляет рабочую деятельность. Бывают такие ситуации, что книжка теряется по каким-либо причинам. Какие действия предпринимать в этой ситуации подробно рассказано в данной статье.

Восстановление трудовой

Первые шаги при утере трудовой

Перед тем, как восстанавливать потерянную книжку, нужно решить вопрос: кто виновен в потере документа. Именно от этого вопроса будет зависеть, на ком будет лежать ответственность за восстановление книжки. Вариантов здесь всего два, так как документ хранится либо у начальника, либо у человека, который нигде не трудоустроен в данное время. Именно поэтому потерять книжку может как начальник, так и нетрудоустроенное лицо.

Если потеря произошла по вине начальника, то он и обязан ее восстановить. После трудоустройства гражданина в организацию, за хранение трудовых книжек отвечает руководство.

Если документ был потерян самим гражданином, тогда он будет восстанавливать его самостоятельно.

Подробный порядок действий

Рассмотрим все действия при утере трудовой книжки поэтапно:

  1. как восстановить трудовуюДля начала нужно определить, на ком лежит ответственность за потерю трудовой.
  2. После этого нужно подать заявление на восстановление книжки предыдущему начальнику. Начальник на протяжении пятнадцати дней обязан произвести выдачу дубликата на руки гражданину. Заявление подается в руки начальнику. Если потеря документа лежит на самом трудящемся, то он будет самостоятельно восстанавливать его. Но начальник может посодействовать работнику.
  3. Восстановление происходит одинаково для всех. Предыдущий руководитель представляет информацию о сроке работы, должности и стаже трудящегося.

Если утеря книжек в организации произошла массово, создается специальная комиссия, занимающаяся восстановлением трудовых. Она состоит из руководителей, членов профсоюзов, государственных органов и других заинтересованных граждан.

Что делать, если работодатель ликвидирован

Случаются такие ситуации, когда бывший руководитель ликвидирован, то есть предприятие больше не осуществляет свою деятельность. Решить такую ситуацию можно следующим образом:

  • посетить Пенсионный фонд;
  • посетить Государственный архив;
  • посетить судебные органы.

Все эти учреждения помогут восстановить потерянный документ.

Восстановление через государственные органы

Рассмотрим подробнее, как восстанавливается книжка через компетентные инстанции. К таким органам, как уже было сказано выше, относятся суд, Государственный архив и Пенсионный фонд.

Пенсионный фонд

через пенсионный фондТрудовой документ содержит сведения о стаже трудящегося. Стаж определяет размер будущей пенсионной выплаты. Каждый наниматель должен проводить отчисления в Пенсионный фонд процентов от заработной платы сотрудников. Вся информация об этом хранится в базе данных пенсионной инстанции.

Если начальник не имеет возможности осуществить процесс восстановления и трудящийся самостоятельно тоже не может сделать дубликат, рекомендуется обратиться в Пенсионный фонд.

При обращении следует представить необходимую документацию:

  • трудовые договоры с организациями, на которых гражданин работал ранее (они должны быть письменной формы, содержать росписи и печать предприятия);
  • справки от бывших руководителей, которые подтверждают данные о работе лица в организации.

Документация оформляется в соответствие с правилами и содержит подпись начальника. Так же обязательна печать.

Для того, чтобы восстановить недостающую информацию, сотрудники Пенсионного фонда могут потребовать и внутреннюю документацию предприятия:

  • выписки, содержащиеся в приказах;
  • ведомости, касающиеся заработной платы.

Трудящийся, обращающийся в Пенсионный фонд, может представить данные о своем банковском счете, если на него начислялась заработная плата. Только при наличии всей документации можно произвести восстановление в ПФ.

Если какая-либо представленная документация не обладает юридической силой, содержит ошибки и неточности, восстановление будет невозможным.

Архив

порядок действийЧтобы воссоздать книжку через архив, необходимо получить сведения, которые в нем содержаться. Получить эти сведения возможно посредством обращения в архив и написания заявления. После того, как информация будет обработана, сотрудники организации произведут выписку из документации и выдадут справку. Данная справка является основанием подтверждения утраченных данных. Она содержит сведения о занимаемой должности и стаже работе во всех организациях.

Там хранится вся документация организаций, в том числе и тех, которые были ликвидированы. Но документация имеет свой срок хранения, по истечении которого она уничтожается. Работникам архива нужно больше времени для того, чтобы обработать информацию, поэтому придется подождать.

Суд

В соответствие с законодательством нашей страны, руководитель не может отказать трудящемуся в восстановлении трудового документа. Если же начальник отказывается, работник имеет право обратиться в судебные органы. Также в суд можно обратиться в том случае, если необходимая документация будет отсутствовать в архивном отделе. Такие ситуации часто случаются на тех предприятиях, которые функционировали в девяностые годы. В советское время предприятия не подавали все сведения о своих работниках в архивный отдел. Если лицо столкнулось с такой проблемой, он может доказать свою правоту в судебном органе.

Для этого следует подать заявление для того чтобы были установлены факты, которые имею юридической значение.

ксерокопия

Обращаться в судебный орган нужно по месту жительства. Гражданину нужно представить доказательства. В качестве доказательств рекомендуется использовать показания свидетелей, например бывших коллег. Они должны подтвердить, что они трудились в данной организации и предоставить свою трудовую документацию.

Доказательствами так же могут стать трудовые договоры, документы, которые подтверждают выплату заработной платы. Также иная документация, которая сохранилась.

Процесс по восстановлению книжки хоть и достаточно сложный, но вполне реальный. Чтобы оградить себя от сложного восстановления, необходимо хранить всю документацию, которая может понадобиться в будущем. Подтвердить информацию, содержащуюся в копиях документов намного проще, чем собирать данные по различным учреждениям.

Можно ли использовать ксерокопию

Трудовой документ может потеряться в период перехода с одной организации в другую. У гражданина может находиться копия книжки. В случае утери документа его можно будет восстановить с помощью копии. Копия может быть двух видов: заверенная и незаверенная. Процедура восстановления в этих случаях немного отличается.

  • Заверенная копия

Если копия заверена лицом, в чьи полномочия это входит, и содержит печать, восстановление произойдет гораздо легче. Заверкой документа занимаются работники кадрового отдела или главный бухгалтер. В данном случае следует взять с собой ксерокопию и обратиться в бывшую организацию рабочей деятельности. Трудящемуся следует составить заявление на восстановление книжки. Другая документация не требуется. Работник кадров выдаст дубликат книжки. Данный способ быстрый и простой, так как нет необходимости собирать доказательства.

  • Незаверенная копия

Если ксерокопия является незаверенной, придется посетить предыдущие организации, чтобы собрать доказательства. Доказательствами будут служить подтверждающая документация. Лишь в этой ситуации удастся воссоздать трудовую книжку таким способом.

Что предпринимать если руководитель отказывает восстанавливать

Если руководитель отказывается проводить восстановление книжки, которая потерялась по его вине, гражданин может посетить трудовую инспекцию, а также органы прокуратуры. Следующей инстанцией может быть судебный орган.

Если трудовая пришла в непригодный вид, или потеряна в результате халатного отношения уполномоченного лица или умышленно, а руководитель не предпринимает никаких действий для восстановления, он может быть подвергнут ответственности, согласно административному законодательству.

Штраф за данное правонарушение составляет от одной до пяти тысяч рублей для должностных лиц. От 30 до 50 тысяч для организаций.

Если руководитель согласен сделать дубликат, то он должен сам собирать необходимые доказательства для восстановления. Трудящийся лишь пишет заявление и ждет, когда ему выдадут книжку. Она должна быть восстановлена не позднее пятнадцати дней. Трудящийся не должен сам собирать подтверждающую документацию и покупать новую книжку. У трудящегося есть возможность не только требовать от руководителя восстановить книжку, но и потребовать от начальника возмещение ущерба за потерю документа.

Оформление дубликата

данные которые нужныПри оформлении дубликата работник кадрового отдела должен выполнять свою деятельность руководствуясь данными, имеющими подтверждение в виде документации установленной формы. Подписи и печати на документации являются обязательными.

Дубликат документа заполняется так же, как и оригинальная трудовая книжка. Поэтому восстановление записей необходимо проводить также, как и в трудовой. Обязательной информацией, которую необходимо указать является:

  • стаж трудящегося до момента приема в организацию (может быть общим и непрерывным);
  • данные о поощрениях, которые были получены на бывшем месте работы и внесены в трудовую.

Сотрудник не всегда получает заверенные копии или выписки из изданных приказов, поэтому требования к обязательным данным и были разработаны.

Общий стаж рабочего процесса состоит из суммы всех отработанных дней. Данные о рабочей деятельности на конкретных предприятиях не имеет значения. Информация об общем непрерывном стаже указывается по конкретным периодам. Для того чтобы восстановить стаж работы необходимо предоставить подтверждающие данные со всех мест, где гражданин работал. Эти данные необходимо предоставить работодателю, который будет восстанавливать утраченный документ.

В дубликате в обязательном порядке должны содержаться следующие данные:

  • дата трудоустройства;
  • наименования предприятия;
  • занимаемая должность;
  • специальность (профессия);
  • данные о внутренних переводах (если имеются);
  • причина и дата расторжения договора;
  • номер и дата составления документа, а так же его название, на основании которого информация вносятся в дубликат (справка из ПФ, решение суда).

Единственным отличием заполнения дубликата является указание основания. Обычная трудовая книжка содержит номер приказов, а дубликат другой документ, содержащий информацию о трудовом договоре или вынесенном приказе.

Хранить документацию нужно со всей ответственностью. Данный тип документа представляет собой бланк строгой отчетности. Если некоторое время гражданин является безработным, то следует его хранить в надежном месте, которое недоступно для злоумышленников и детей. Если лицо осуществляет трудовую деятельность, нужно помнить о том, что получить на руки книжку невозможно. Можно получить только ее копию.

Процесс по восстановлению всех документов достаточно сложный, и занимает много времени. Восстановление трудовой книжки тому не исключение. Для того чтобы избежать неблагоприятных ситуаций следует сохранить копии каждой страницы документа и заверить ее у сотрудника отдела кадров. Данный способ в случае утери документа поможет не посещать различные предприятия, собирая подтверждающую документацию.

Восстановить утраченный документ будет гораздо быстрее и проще.  Обнаружив пропажу документа, достаточно обратиться к своему руководителю, для того чтобы он помог его восстановить. Добросовестный работодатель не откажет, а окажет свое содействие для восстановления своему сотруднику.
В данном видео содержится дополнительная информация о том, какие еще действия можно предпринять для восстановления трудовой книги.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных