Правильное оформление трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка (ТК) является документом, содержащим сведения о деятельности, которой занимается (и вёл ранее) человек. Она особенно важна при зачислении на работу и при оформлении пенсии.

Оформление трудовой

Регламентирующие нормы ТК

Нормы Трудового кодекса (главы 10 и 11) определили порядок работы с ТК:

  1. Статья 66 – особенности и роль трудовой книжки.
  2. Статья 83 – процедура расторжения соглашения с работодателем в связи с форс-мажорными обстоятельствами.
  3. Статьи 192, 193 – последствия за нарушения порядка ведения ТК.

Нормы ТКСреди других нормативных актов, регулирующих данный вопрос, действуют:

  1. Постановление Правительства РФ №225 от 16.04.2003, устанавливающее правила ведения и хранения ТК гражданами.
  2. Постановление МинТруда России №69 от 10.10.2003, в которым указаны требования по заполнении документов, отражающих деятельность населения.
  3. Положения КоАП, зафиксировавшие последствия при нарушении установленных норм ведения записей, учёта и хранения ТК (статья 5.27).

Порядок внесения записей меняется в зависимости от того:

  1. На кого работает гражданин (ИП, юрлицо и пр.).
  2. Какие акты приняты в организации.
  3. Как работодатель ведёт делопроизводство.

Кто отвечает за ведение, хранение и учет

За выдачу трудовых книжек отвечает руководитель. Именно он издаёт распоряжение о назначении на должность того, кто будет заниматься ведением, учётом и хранением ТК работников организации.

Он же издаёт приказ и определяет задачи сотрудника, прописывая это в должностной инструкции. В случае нарушения установленных требований отвечать за это будет уполномоченное лицо или работодатель.

Ведение трудовой

Трудовая книжка оформляется на всех сотрудников, которые:

  1. Работали в организации на постоянной основе более пяти дней.
  2. Поступили в штат в качестве сезонных, временных работников, а также тех, кому необходимо социальное страхование.

Образец заявления

Чтобы внести запись в ТК, сотрудник или соискатель должен:

  1. Подать работодателю заявление (с подписью).
  2. В организации подготовят соответствующий приказ.
  3. Опираясь на приказ, в трудовую книжку внесут необходимую запись или пометку.
Документы для скачивания (бесплатно)

Титульный лист

Он нужен, если человек впервые трудоустроился официально. В нём указывают:

  1. Полные ФИО и дату рождения сотрудника, переписывая их из его паспорта, военного билета или водительских прав.
  2. Полученное образование и специальность – на основе документа об образовании (диплома, аттестата и т.п.).

Затем проставляется печать, которая заверяет записанные сведения. Титульный лист составляется один раз и при новом трудоустройстве не потребуется.

Наименование работодателя

Название организации записывают на строчку выше основных сведений.

При переименовании компании-работодателя в ТК сотрудника должна быть сделана соответствующая запись. Иначе появятся сложности с ПФР, когда потребуется определить стаж работы гражданина, а в трудовой книжке есть разные печати.

Наименование работодателя

Общие правила внесения записей

Выделяют следующие правила ведения ТК:

  1. Все сведения должны записываться формальным языком в полной форме.
  2. Необходимо соблюдать нумерацию и проставлять даты каждого события.
  3. Нужно ссылаться на другие документы – приказы, акты и подобное, на основании которых была внесена запись.
  4. Фиксировать сведения о работодателе.
  5. Писать чётким и разборчивым почерком, не совершать помарки и ошибки.

Применение печатей

Заверение ТК и использование печатей нужно для подтверждения подлинности копий или внесённых в оригинал записей. Обычно работодатель и кадровик ставят печать, указывают дату с надписями: «Подтверждено» и «Копия верна». Они свидетельствуют о том, что вы работаете в организации на постоянной основе.

Прием на работу

При дальнейшем трудоустройстве действует тот же порядок внесения записей в ТК.

Перевод из другой организации

Если сотрудника приняли в штат в результате перевода, то при приёме на работу на верхней строчке от записи нового работодателя должен быть указан факт увольнения и ссылка на перевод в другое место.

В качестве основания указывают заявления, зарегистрированные руководителями организаций:

  1. Один уволил работника.
  2. Второй его зачислил.

Дата приёма на новое место должна совпадать с датой увольнения. Допустима разница в один день. Исключение – выходные дни (тогда разрешается промежуток в 2-3 дня).

Оформление руководителя

Оформление руководителяДля принятия на руководящую должность нужен трудовой договор (между соискателем и лицами, являющимися учредителями или участниками общества). Он подписывается владельцем предприятия (если соучредителей несколько – то председателем собрания, на котором было принято данное решение).

В качестве основания внесения записи в ТК может выступать: Приказ о занятии должности, Протокол собрания совладельцев или решение единственного собственника, которое подтверждает назначение гражданина на данный пост.

По совместительству

При работе посменно запись не требуется и вносится только по инициативе самого работника. Для этого он подаёт письменное заявление с просьбой сделать соответствующую пометку, прикрепив к нему заверенную копию трудового договора с другим работодателем.

Срочный договор

В данном случае соискателя оформляют на рабочее место на конкретный срок (до 5 дней с указанием даты вступления в должность). Если работника трудоустроили без указания срока действия соглашения, то считается, что он был взят на постоянную основу.

Кроме этого момента, принятие на работу на основании срочного трудового договора мало отличается от обычного порядка. В таком случае потребуется приказ ответственного лица или службы. В ТК будет ссылка на договор, но его временный характер при принятии работника не отражается, а указывается только при увольнении.

Распространенные ошибки и внесение изменений

Часто работник желает на время получить ТК, чтобы отнести её в ПФР или другую инстанцию. При потери трудовой книжки ответственность следующая:

  1. Кадровик должен оплатить штраф – до 5000 рублей.
  2. С руководителя взимается от 30000 до 50000 рублей. Есть шанс приостановки деятельности предприятия на 3 месяца.

Распространенные ошибкиПричём расписка работника и обязательство вернуть ТК не уводит их от ответственности. Чтобы обезопасить данный процесс, работодатель может:

  1. Самостоятельно перенаправить ТК сотрудника в нужные органы.
  2. Выдать ему заверенную копию трудовой книжки.

Когда ТК заполняется полностью, не нужно заводить новую: в неё вшивают (обязательное правило) вкладыш, оформляемый таким же образом, как и трудовая книжка. На нём указывают номер и серию, а затем проставляют печать.

В содержательной части

Записи и поправки, касающиеся изменения в трудовой деятельности человека (перевод, увольнение и приём), вносятся в раздел «Сведения о работе». Он содержит несколько граф, в которых указывают:

  1. Порядковый номер и дату каждой отметки.
  2. Наименование организации (полное и сокращённое), в которую устроился гражданин, его должность и принадлежность к структурному подразделению.
  3. Дату и номер документа, на основании которого была внесена запись. Обычно это приказ, содержащий печать и подпись руководителя организации.

Информация о присвоенных работнику похвалах, наградах и т.п. вносится в разделе «Сведения о награждениях». Поощрительные меры по отношению к сотруднику определяются положениями ТК и коллективным соглашением предприятия, но предоставляются избирательно, в зависимости от заслуг человека.

В нём также указывается:

  • дата и номер записи;
  • документ, на основании которого сотрудник был награждён;
  • информация о компании и должности работника;
  • вид присвоенной награды.

Дисциплинарные наказания сотрудника в ТК не указываются. Это может быть сделано только при расторжении трудового договора.

Запись пропущена

Если в ТК не была сделана запись, либо же она внесена с ошибками, то зачеркнуть её нельзя. Выход – указать, что она является недействительной.

Для этого в разделе «Сведения о работе» вносят информацию о признании записи недействительной, после чего прописывают правильные данные.

Когда документ не востребован

В случае, если документ был отменён и более не актуален (например, изменились данные организации или самого сотрудника), в ТК вносят новые сведения. Понадобится ссылка на реквизиты нового документа, содержащего правильную информацию.

Дополнительную информацию о том, как оформить трудовую книжку впервые, можно получить из данного видео.

Рекомендуем другие статьи по теме
Добавить комментарий
Согласен на обработку персональных данных