Зачем требуется копия трудовой книжки

Для того чтобы получить кредитный займ или оформить визу, а также при иных обстоятельствах копия трудовой книжки может оказаться нужной. Примут ее (копию) только если она будет заверена. Правильно заверенным считается такой дубликат документа, на котором указаны все нужные реквизиты, для того чтобы он обретал юридическую силу.

Как сделать копию?

Одним из самых простых и способов получения копии данного документа является непосредственное обращение в кадровый отдел организации – работодателя или к лицу, ответственному за решение этого вопроса. Сроки, в которые будет предоставлена копия документа, варьируются от 24 до 72 часов.

Однако, в процессе ксерокопирования листов трудовой книжки есть свои очень важные нюансы, которые нужно соблюдать. Первое, что нужно помнить – двусторонние копии запрещены. Каждый из разворотов помещается на отдельный листок формата А4 и ксерокопируется. Только правильный экземпляр копии может быть юридически заверен.

Правила заверения

Для того, чтобы с копией не было никаких проблем нужно чтобы на всех страницах документа были следующий реквизиты:

• печать организации-работодателя;
• прописная надпись о том, что настоящая копия верна;
• дата выдачи;
• подпись и должность лица, заверившего копию.

Заверительную отметку, как и печать, следует проставить таким образом, чтобы ими была захвачена часть основного текста. Последнюю страницу следует дополнить надписью о статусе работника: работает ли он сейчас или уже уволен. Во втором случае необходимо указать точную дату, когда работником была прекращена трудовая деятельность.

Существует и альтернативный метод заверения такого документа как трудовая книжка. Можно избежать нанесения реквизитов на каждую из страниц. Но для этого необходимо пронумеровать страницы и сложить их в соответствующем порядке. После нумерации страниц, сшивают нитью, отметив на заключительной странице количество пронумерованных и прошитых листов. Завершающим этапом заверения, по данному методу, будет проставление печати организации, должности и даты лица, завершившего копию.

Если же трудовая книжка находится на руках у работника, то после снятия копии ее нужно заверить нотариально. Сделать это, разумеется, можно у нотариуса. Но если при оформлении вкладыша или самой трудовой книжки были допущены неточности, то с заверением скорее всего возникнут проблемы.

Какие организации требуют копию трудовой книжки?

Банки

Чаще всего предоставление заверенного дубликата этого документа запрашивают банки. Необходимость этого обуславливается следующим:

1. Банку нужно знать, платежеспособен клиент или нет.
2. Если происходит систематическая просрочка платежей по кредитному долгу, банк может обратиться с судебным иском. Имея копию документа, подтверждающего занятость, приобщенную к материалу дела, суд может вынести решение о списании нужной суммы из заработной платы заемщика.
3. Подтверждение достоверности информации, предоставляемой клиентом банку. Заполненную клиентом анкету, можно проверить только с помощью заверенной копии или справки 2-НДФЛ, которую зачастую тоже требуют предоставить.
4. Для анализа репутации заемщика. Например, если его увольняли с работы не по собственному желанию, а по причине пьянства, воровства, пренебрежения трудовым распорядком или иных грубейших нарушений то одобрения кредита, скорее всего, не будет. Еще одной причиной неодобрения кредита может стать слишком частая смена мест работы и сфер деятельности.

УФМС (паспортный стол)

Еще одним очень популярным местом, где обязательно затребуют копию трудовой является УФМС или паспортный стол. Туда обращаются люди, желающие оформить новый загранпаспорт, или обменять старый. Для того чтобы получить заграничный паспорт необходимо:

1. Снять постраничную копию.
2. Сделать выписку обо всех местах, где вы были трудоустроены за последние 10 лет и поставить заверительную отметку в отделе кадров.

Виза

Получение загранпаспорта не единственный случай, когда потребуется дубликат документа. Получение визы тоже напрямую завязано на этом. Но при получении визы есть некоторые отличия, а именно:

Получение загранпаспорта	Получение визы
Дубликат трудовой обязателен к предоставлению	Обязательность этого зависит от той страны, которую планируется посетить
Набор документов строго регламентирован и для всех одинаков	Перечень документов также зависит от того, в какую страну наносится визит. У каждой страны своя законодательная база

В остальном процедура получения визы аналогична получению заграничного паспорта.

Пенсионный фонд

Самой высокой частотой запросов дубликата трудовой книжки отличается пенсионный фонд. Прежде всего, это необходимо для того, подтвердить страховой стаж официально, хотя сейчас и появилась возможность расчета в ПФР по объему производимых страховых выплат. После отмены такого понятия как непрерывный трудовой стаж, никаких проблем с расчетом пенсии не будет, даже если имели место длительных «простои» в этом самом трудовом стаже.

Согласно существующему законодательству, а именно постановления Правительства Российской Федерации № 555 от 24.07.2002. трудовая книжка – основное документальное подтверждение рабочего стажа. Если по тем или иным причинам этот документ отсутствует, то его можно заменить на договор о найме с работодателем, выписку из приказа, зарплатную ведомость или иные документы, способные подтвердить занятость.

Чаще всего люди стараются позаботиться о пенсии задолго до того, как уволятся. Поэтому, как правило, трудовая книжка находится у кадровиков. Сотрудники пенсионного фонда могут попросить принести им ее оригинал, несмотря на незаконность данного требования. Вполне хватит заверенной копии. Можно, конечно, обратиться к кадровикам, но они неохотно выдают оригиналы даже при наличии расписки, ведь в случае потери трудовой или ее порчи – ответственными за это будут они.

Иные случаи, при которых могут потребовать ксерокопию

К таким случаям относится трудоустройство на новое место работы. Новый работодатель довольно часто запрашивает копию трудовой, ведь ему важно убедиться в том, что потенциальный работник может продержаться на одном месте достаточно долго. Кроме, того это позволяет оценить его реальный опыт и будущую полезность для предприятия.

Срок действия дубликата

Как правило, дубликат заверенной работодателем трудовой книжки, действует на протяжении одного месяца. Однако, если за этот месяц что-то поменяется (повышение должности или изменение оклада) она потеряет свою юридическую силу, и нужно будет оформить копию заново.

Если же копия понадобилась безработному на данный момент человеку, то заверить ее может нотариус. Но услуги нотариуса платные, в отличие от заверения копии трудовой у работодателя. Заверенная нотариусом копия действует постоянно, до каких-либо изменений в трудовой.

Если есть сомнения на счет того, действительна ли на данный момент копия трудовой, уточнить информацию следует в том органе, который затребовал ее предъявить.

В данном видео подробно рассмотрен вопрос необходимости представлять копию трудовой для получения визы.