Как восстановить трудовую книжку при утере: порядок действий и необходимые документы

Трудовая книжка – обязательный документ для наемного сотрудника. Он вручает его работодателю в процессе трудоустройства и получает на руки в день увольнения. В трудовой книжке делаются записи о местах работы, периодах, причинах увольнения.

Нередко на практике возникают ситуации, когда документ утрачивается. Как его восстановить?

Какие документы потребуются

Для восстановления потребуется сбор и предоставление следующих документов:

• пустая трудовая книжка и вкладыш к ней (вкладыш подается при необходимости);
• трудовые соглашения, заключенные на предыдущих рабочих местах;
• приказы, связанные с увольнением/назначением сотрудника;
• справка из Пенсионного фонда РФ.

Желательно обзавестись копией трудовой книжки, которая нуждается в заверении в отделе кадров в случае смены работы. Первым шагом в процедуре восстановления трудовой является оформление заявления на имя работодателя.

В действующих нормах законодательства четких указаний по этому поводу не имеется, т. к. составление происходит в свободной форме. Бумага направляется в кадровый отдел по месту работы специалиста. Новая трудовая выдается работодателем на базе документов, которые сотрудник предоставил.

Порядок восстановления

Несмотря на наличие большого количества способов восстановления документа, порядок действий для каждого из них является аналогичным.

1. Определение лица, причастного к потере документа.
2. Составление заявления о восстановлении и, соответственно, выдаче дубликата. Оно оформляется на имя последнего работодателя, который на протяжении 15 дней должен решить этот вопрос. Чтобы зафиксировать дату принятия документа наниматель должен поставить на ней свою подпись.
3. Если виноватым лицом является сам работник, заниматься восстановлением информации будет он сам. Однако работодатель может оказать ему содействие и помощь.
4. В случае массовой утраты документов сведения подлежат восстановлению силами специально сформированной комиссии. Ее созыв происходит из числа работодателей, членов профсоюзов, органов государственного значения и прочих лиц, которые заинтересованы в этом результате.
5. Процедура, в соответствии с которой происходит восстановление документа, одинакова. Для этого требуется направить запросы в адрес прежних работодателей и попросить информацию о должностях, периодах работы, трудовом стаже заявителя.

МФЦ

Многофункциональный центр – организация, помогающая гражданам в решении большого количества бюрократических вопросов. В процессе обращения в него нужно посетить учреждение в личном порядке, предварительно записавшись на прием. Еще один вариант – запись в «живую» очередь. С собой нужно иметь удостоверение личности.

Для проведения мероприятий по восстановлению нужно предъявить бланк предварительно заполненного заявления. В нем должна содержаться вся нужная информация, которая пишется разборчивым почерком.

Заявление отдается специалисту, который и проводит дальнейшие процедуры. Плюс этого способа очевиден: работнику не придется обращаться к бывшим работодателям.

Сотрудниками МФЦ будут направлены запросы в государственный архив. Если в нем сведения о стаже будут отсутствовать, их отображения в трудовой не будет.

ПФР

Обращение в Пенсионный фонд РФ является наиболее простым вариантом по восстановлению, т. к. процедура проводится быстро и на бесплатной основе. Алгоритм действий выглядит следующим образом:

• оформление заявления;
• подача его в личном порядке или посредством заказного письма;
• ожидание ответа от ПФР, который придет на протяжении 10 дней;
• получение информации о периодах работы, стаже.

Суд

Этот вариант считается наиболее продолжительным по времени, но он самый проверенный и наиболее надежный. Фискальный орган в рамках своей компетенции сам направит запросы в адрес прежних предпринимателей.

Практика показывает, что ответы поступают значительно быстрее, чем при обращении юридического и физического лица. В данном случае в целях доказательства работы на разных предприятиях и подтверждения стажа могут использоваться показания свидетелей.

Архив

Этот метод считается незаменимым, если прежние места работы были закрыты, а в ПФР не имеется необходимой информации. Во всех остальных случаях необходимо рассмотреть иные методики. Ведь восстановительная процедура через архив является длительной и сложной.

Для получения необходимых данных потребуется отправка письменного запроса, ответ на который идет очень долго. Если сотрудник работает вахтой, направление запросов осуществляется по адресу региональных архивов.

При наличии ксерокопии

Нередко на практике возникают ситуации, когда трудовая книжка утеряна, но сохранена ее копия. В локальных нормативных актах и федеральных законах указано, что даже заверенная ксерокопия не может выступать в качестве основания для заполнения дубликата, так как она не имеет должной юридической силы.

Однако она может принести пользу в том плане, что в процессе восстановления прежние рабочие места не будут упущены, а найти их будет намного проще.

Если предприятие ликвидировано

Восстановление трудовой подразумевает обращение к прежнему работодателю. Если организация была ликвидирована, восстанавливать через ПФР или Государственный архив нецелесообразно.

Единственным выходом из этой ситуации является обращение в правоохранительные органы. Для этого требуется составление искового заявления. Суд, в свою очередь, направит запросы в нужные инстанции и оформит дубликат.

Если книжку потерял работодатель

Если лицом, виновным в утрате трудовой книжки, является работодатель, именно он несет ответственность за проведение восстановительных мероприятий. Например, если на предприятии случилась массовая утрата книжек, наниматель занимается организацией комиссионной группы.

Цель этого мероприятия – установление стажа сотрудников. Комиссия должна включать незаинтересованных членов. Среди них – участники профсоюза, представители структур исполнительной власти, работники иных отделов.

Если точных данных о месте работы специалиста не имеется, информация должна быть подтверждена силами двух свидетелей. По итогам проведенной работы оформляется акт.

В действующих законодательных нормах не имеется точных указаний, связанных с действиями работника. Если организация виновна в потере большого количества трудовых, предусмотрен штраф, полагающийся за игнорирование норм хранения. Он налагается согласно КоАП РФ.

Если нужно устраиваться на работу, а книжка не готова

Если на работу пришел человек без трудовой, не знающий, как восстановить документ, новый работодатель может оказать ему помощь и не отправлять его в описанные инстанции. Для получения результата соискатель должен будет написать заявление, в котором нужно сообщить о том, что до этого трудовой книжки не было.

Но рассчитывать на восстановление в этом случае нецелесообразно. По факту такой работник будет нуждаться в сведениях о стаже, когда будет оформлять пенсионное пособие и обращаться в ПФР.

Если работник принес документ, который впоследствии оказался испорченным и не может заполняться впоследствии, работодатель в самостоятельном порядке может сделать дубликат и начать процесс восстановления посредством переноса сведений.

Именно такие ситуации считаются наиболее частыми, т. к. у гражданина может случиться утрата документа с информацией о прежних местах работы непосредственно после увольнения. Ведь в остальное время хранение документа происходит в отделе кадров.

Сроки восстановления

Время, в течение которого произойдет восстановление документа, зависит от конкретного способа. Наиболее быстро достичь результата можно, обратившись к прежнему работодателю. Это позволит получить дубликат через две недели.

Наиболее долго придется ждать при обращении в суд, процедура может затянуться на несколько месяцев.

Ответственность работника и работодателя

Поскольку трудовая хранится преимущественно у нанимателя, он несет ответственность за ее хранение. При утрате документа ему грозит:

• штраф по КоАП РФ за несоблюдение условий хранения;
• компенсация в адрес сотрудника, который не получил трудовую книжку в последний рабочий день.

Составление заявления

Заявление должно содержать следующие реквизиты:

• причина утраты документа;
• обстоятельства, при которых это произошло;
• просьба о восстановлении;
• перечень имеющихся данных для получения дубликата;
• данные о сотруднике, утратившем трудовую.

[docs]

Влияние на пенсию

Стаж, указанный в трудовой книжке, серьезно влияет на размер будущей пенсии. Он представляет отрезки времени, в течение которых работник трудился в разных фирмах на различных должностях. Поэтому утрата данных записей может привести к проблемам с ПФР.

Выдача дубликата

С документом в процессе его использования и хранения могут случиться следующие неприятности:

• потеря работником;
• потеря работодателем, который был ответственным за ее хранение;
• непригодность к использованию в результате повреждения;
• массовая потеря вследствие ЧС.

Во всех этих ситуациях требуется выдача дубликата, получить который можно способами, описанными выше. Если происходит трудоустройство специалиста, у которого трудовая книжка отсутствует по причине утраты, он может завести новый документ, а не выписывать его копию.

Аналогичные действия могут производиться в случае приема на работу гражданина, у которого трудовая книжка есть, но она повреждена. В остальных ситуациях порядок действий работодателя будет иным.

Что делать, если трудовая книжка утеряна? Ответ на вопрос – ниже на видео.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
• 2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
• 2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
• 2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются