Должностная инструкция заведующего канцелярии: инспектор, начальник, работники, специалисты, обязанности, канцелярская должность

Содержание статьи

Главная задача специалиста
Требования к квалификации, знаниям и навыкам
Служебные обязанности
Виды ответственности
Набор имеющихся прав
Востребованность и уровень оплаты труда

Канцелярия – самостоятельное внутреннее структурное подразделение (или отдел блока административно-хозяйственного управления).

Она выполняет ряд управленческих функций в сфере документооборота, делопроизводства, ведения архивной работы и регистрации/доставки корреспонденции компании.

По усмотрению высшего руководителя организации функционал ее может быть скорректирован: часть функций вверяется другим подразделениям, другая часть – делегируется дополнительно.

Главная задача специалиста

Заведующий канцелярией – должностное лицо, руководящее указанным отделом, обеспечивающее системное, непрерывное и полномасштабное его функционирование.

Помимо основной организационно-управленческой функции, заведующий канцелярией выполняет ряд функциональных обязанностей, зафиксированных в должностной инструкции, а также установленных приказами и прочими распорядительными документами фирмы.

Заведующий канцелярией приступает к работе и приобретает полномочия на основании решения руководителя, выраженного в письменной форме установленного образца. Прекращение полномочий осуществляется аналогичным образом.

В ходе работы для решения задач отдела руководитель канцелярии использует законодательство Российской Федерации, Устав предприятия, должностную инструкцию, иные документы и строго соблюдает их исполнение.

Требования к квалификации, знаниям и навыкам

По усмотрению директора (руководителя) организации на вакантную должность заведующего канцелярией зачисляются сотрудники, имеющие профильное высшее образование (без обязательных требований к стажу) либо со средним профессиональным образованием и опытом аналогичной работы от 3-х лет.

Заведующий канцелярией – ответственный, коммуникабельный, аккуратный и стрессоустойчивый сотрудник, обладающий навыками организации труда группы людей и системным логическим мышлением.

Данному специалисту следует знать:

локальные управленческие документы фирмы;
административное устройство компании;
способы систематизации делопроизводства;
правила ведения архивных документов;
способы организации мероприятий контрольного характера;
внутренний трудовой распорядок;
правила противопожарной и гражданской обороны.

Кроме того, он должен уметь:

организовать рабочее взаимодействие группы людей;
планировать деятельность отдела с учетом функций и полномочий;
контролировать рабочие дела сотрудников вверенного ему подразделения;
работать в многозадачном режиме;
уверенно пользоваться оргтехникой.

Служебные обязанности

Заведующий канцелярией как руководящее должностное лицо, а именно глава вверенного ему отдела (структурного подразделения), выполняет указанные функции и решает следующие задачи:

организует процесс труда внутри отдела (канцелярии);
координирует исполнение задач сотрудниками вверенного отдела;
контролирует сроки исполнения задач и их полноту;
проверяет корректность документов на предмет стандартов их оформления;
регистрирует и отправляет входящую и исходящую корреспонденцию, контролирует сроки выполнения задач;
организует мероприятия по своевременному ознакомлению сотрудников организации с текущими управленческими документами, занимается мониторингом их применения в работе;
лично участвует в написании инструкций по профильному направлению деятельности, инициирует их ввод в эксплуатацию;
обеспечивает сотрудникам вверенного отдела надлежащие условия труда, в том числе наличие необходимых материалов, механических и информационных инструментов труда (оборудование, оргтехника и проч.);
дает методические консультации прочим сотрудникам компании по вопросам деятельности канцелярии;
лично тестирует и внедряет новые системы работы с документами фирмы;
организует и контролирует хранение дел на основании принятого в организации порядка организации архивной работы;
защищает информационные системы компании.

Виды ответственности

Заведующий канцелярией ответственен как за результаты своего труда, так и за функционирование канцелярии внутри системной структуры предприятия.

Указанное лицо лично отвечает за:

неисполнение или нарушение порядка исполнения обязанностей сотрудников канцелярии;
правонарушения в деятельности подразделения;
ущерб, нанесенный сотрудниками организации при исполнении служебных обязанностей.

К самым распространенным видам ответственности относятся следующие:

дисциплинарная (штраф, выговор, увольнение);
административная, гражданская, уголовная (за правонарушения, выявленные в деятельности должностного лица);
материальная (за нанесенный компанией ущерб).

Набор имеющихся прав

Заведующий канцелярией для полноценной реализации полномочий вправе:

взаимодействовать с иными отделами, управлениями, департаментами, внутренними подразделениями в части вопросов, касающихся работы канцелярии;
предлагать директору (высшему руководителю) или общему собранию компании решения по вопросам, относящимся к ведению канцелярии;
предлагать способы повышения эффективности работы вверенного отдела или организационно связанных подразделений, в том числе улучшенные схемы их взаимодействия;
требовать эффективного надлежащего выполнения обязанностей сотрудниками;
при необходимости отправлять на доработку документы, поступившие из прочих отделов;
подписывать документы, поступившие в канцелярию, визировать их для дальнейшего исполнения;
предлагать способы и размеры материального и нематериального поощрения лучших работников канцелярии, включая иные методы мотивации;
докладывать руководителю о выявленных фактах нарушения трудовой дисциплины, совершения правонарушений и несоответствия занимаемой должности сотрудниками отдела.

[docs]

Востребованность и уровень оплаты труда

Профессия заведующего канцелярией является востребованной в современных компаниях, особенно в крупных, где канцелярия выделена в независимое структурное подразделение, а не входит в состав административно-управленческого или хозяйственного блока.

Большой потребности в руководителях данного направления рынок труда не испытывает, поскольку предложение потенциальных кандидатов значительно превышает спрос.

Практически каждый опытный специалист-делопроизводитель в перспективе видит себя руководителем выбранного направления.

Компетентному, опытному и грамотному кандидату на должность заведующего канцелярией рабочее место найти несложно.

Средняя оплата труда заведующего канцелярией варьируется в зависимости от региона и размера компании-работодателя и составляет 20 тыс. руб.

При этом наиболее высоко оплачивается эта работа в Ленинградской области – в среднем, в размере 50 тыс. руб. В Москве предложения работодателей стартуют с 36 тыс. руб. в месяц. В регионах велика доля предложений с зарплатой 10 тыс. – 15 тыс. руб.

Наибольшая доля вакансий зарегистрирована в Самарской, Нижегородской и Челябинской, Новосибирской и Ленинградской областях.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Что включает в себя должностная инструкция заведующего канцелярией